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Les nouvelles technologies transforment les voyages d’affaires

Les nouvelles technologies se développent à grande vitesse et dans tous les milieux. Mais comment révolutionnent-elles le milieu du voyage d’affaire ? C’est à cette question que BCD Travel a tenté de répondre lors d’une plénière sur la transformation digitale le vendredi 7 Décembre. Objectif : comprendre comment ces nouveaux objets technologiques peuvent améliorer les programmes voyage. 

Développer le voyage d’affaires avec les nouvelles technologies 

De nouveaux outils sont aujourd’hui à la disposition des agences de voyage d’affaires telles que BCD Travel : Big Data, applications mobiles, blockchain, chatbots, machine learning, réalité virtuelle, internet des objets et intelligence artificielle….

Les agences de voyages sont avant tout des sociétés de service et BCD Travel a pour ambition de digitaliser ces services « sans oublier l’être humain » affirme Cédric Lefort, directeur système de BCD Travel.  La société s’inspire d’entreprises comme Airbnb, Uber ou Deliveroo qui vendent des services mais qui ne sont pas propriétaires des biens qu’ils proposent ou mettent à disposition. Ainsi, BCD Travel assure vouloir adapter ces nouvelles demandes au secteur du voyage d’affaire. Adapter les services au comportement d’achat du voyageur : possibilité de choix diverses, recommandations et avis, gestion du temps…

Trois mots d’ordre pour BCD Travel : Flexibilité, innovation, croissance. Pour ce faire, l’agence de voyages d’affaires a déjà mis à disposition trois plateformes : Tripsource, Decisionsource et Solutionssource. 

L’intelligence artificielle pour améliorer les offres

Pour améliorer le « sourcing » (recherche de partenaires), BCD Travel mise sur l’intelligence artificielle. Le sourcing permet une personnalisation des services parce qu’elle prédit la demande en ayant enregistré les préférences du voyageur.

Par exemple nous dit Cédric Lefort : « elle peut recommander instantanément à un voyageur qui se trouve dans telle ville quelle location, hôtels, parking choisir parce que l’agence a des partenariats avec celui-ci ». De la même manière, l’intelligence artificielle alerte dès qu’un voyageur ne se rend pas dans un hôtel partenaire de l’agence mais un hôtel alternatif. « Il faudra alors comprendre pourquoi le voyageur a choisi cet hôtel et peut-être envisager un partenariat avec l’hôtel en question » poursuit-il. Le « machine learning » peut donc aussi être envisagé pour faire des économies. 

Le « Blockchain » pour stocker les données 

Le blockchain (technologie de transmission et de stockage d’informations) est lui « plus nouveau. » Il assure notamment une « gestion dynamique » du contrat hôtelier alors que que toutes les offres transitent ainsi vers l’agence. Il assure la sécurité des données mais permet aussi d’autres services comme la transformation des points de fidélité en crypto-money. 

Les robots : nouveaux compagnons de voyage 

Qui dit nouvelles technologies dit robots. Le secteur du voyage d’affaires n’est pas épargné. Au contraire, les robots prennent la forme de « chatbots » avec lequel le voyageur peut discuter. Cédric Lefort observe tout de même que les mentalités ne font pas encore confiance à un robot et « les voyageurs veulent trouver l’offre la moins chère par eux-mêmes. Ils ont besoin de voir ». Les chatbots sont essentiellement utilisés à des fins de renseignements et non de réservation. Les applications de nombreuses sociétés comme celle de la SNCF ou d’AccorHotels proposent leur propre assistant vocal. 

La réalité virtuelle pour l’immersion 

Une révolution digitale ne peut se faire sans la réalité virtuelle en plein essor. Elle assure une expérience inédite aux voyageurs : visiter une cabine d’avion, visiter l’intégralité de l’hôtel, organiser des meetings, conférences à distance mais avec l’illusion d’être tous au même endroit. Enfin, des capteurs pourraient identifier le voyageur : « Par exemple, je passe devant un restaurant, il y a une identification et l’application me dit de venir dans ce restaurant parce que des collègues à vous ont aimé » explique Cédric Lefort. 

L’internet des objets pour un suivi du voyageur

L’idée est de suivre les déplacements et l’avancée du voyageur. Cédric Lefort explique que cette technologie permet de vérifier que « le voyageur a bien pris le véhicule qu’il devait, est bien arrivé à l’hôtel etc ». Cédric Lefort concède que cela s’apparente à du « tracking ». Mais le voyageur est sous contrôle de son entreprise et le voyageur « n’est pas censé faire n’importe quoi. S’il va en boîte de nuit et qu’il se casse une jambe, qui est responsable ? ». A chacun de se faire son opinion sur la question. 

Les nouvelles technologies donnent au voyageur un sentiment de flexibilité. Elle lui propose un comportement d’achat personnalisé mais invisible pour le voyageur. L’objectif n’est pas de « proposer ce qu’ils veulent mais ce dont ils ont besoin ». Par exemple, montrer au voyageur que la classe Premium peut être une bonne alternative à la classe Business. Pour les entreprises et agences, les nouvelles technologies assurent aussi la diminution des risques de fraude.

Le développement d’applications mobiles

Beaucoup de sociétés développent leur application et ces nouvelles technologies sont essentielles à leur innovation : Jet Airways, Air France, SNCF…Tout d’abord pour s’adapter aux demandes du voyageur. Sur l’application mobile d’Air France, un suivi personnalisable est disponible : suivi du bagage, personnalisation des notifications, possibilité d’être guidé dans l’aéroport, conseil d’heure d’arrivée à l’aéroport. De la même manière, la SNCF a utilisé le Big Data et l’Open Data pour une personnalisation de la relation clients et une connaissance plus fine des flux voyageurs. Elle a également mis en place le Wifi dans 250 rames TGV et dans les 360 gares les plus fréquentées. 75% des lignes sont couvertes par la 3G/4G. 

La SNCF opère une transformation digitale depuis 2015. En interne, de nouveaux services sont proposés : évaluation du taux d’occupation des TER à partir de capteurs insérés dans les sièges, le Big Data et l’intelligence artificielle sont mis au service de la maintenance prédictive des voies et des trains. Depuis cette installation, la SNCF a remarqué une baisse de 30% de pannes à bord des trains connectés. Les trains affrétés sont désormais connectés, les clients suivent ainsi leur marchandise tout au long du trajet. 

Même système pour l’agence hôtelière Accorhotels qui a développé sa propre application incluant des services digitaux comme les cityguides, les check-in ou check-out, commentaires, partage sur réseaux sociaux…

Un point pour l’originalité de la société de services de conseil Advito qui a développé un outil d’analyse prédictive utilisable dès aujourd’hui : l’Air Fare predictor. C’est un dashboard qui analyse le comportement d’achat des voyages d’affaire et émet des prédictions notamment sur les prix à venir, les meilleurs moments pour réserver, le meilleur choix de compagnie aérienne selon les dates, prix… 

Avec le développement de ce nouveau type de produits, BCD Travel veut « imaginer le futur ensemble ». Leur coût, la protection des données et les possibles conflits avec d’autres systèmes déjà en place restent des obstacles à surmonter pour voir le milieu du voyage d’affaires complètement transformé par ces technologies mais le progrès est en route. 

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Qu’est-ce que le Voyage d’Affaires : Définition, Pourquoi, Comment, etc.

Tout ce qu’il faut savoir et retenir sur le déplacement professionnel

Le voyage d’affaires renvoie bien souvent à l’image d’un commercial qui rend visite à des clients. Pourtant, cette désignation est bien plus vaste que ce que l’on pourrait croire. Une visite de « contrôle » ou de surveillance d’un établissement, d’une usine ou d’un point de vente, tout comme la participation à un salon ou à un séminaire, entrent également dans la catégorie des déplacements professionnels. Avant d’analyser les différentes raisons qui poussent à effectuer des voyages professionnels , et de voir les divers éléments à connaître pour bien s’organiser, nous allons prendre ici un peu de hauteur afin de comprendre le concept de “ voyages d’affaires ” dans son ensemble.

Voyage d’affaires : définition

Les voyages d’affaires font partie intégrante du monde des affaires. Un voyage d’affaires a lieu lorsqu’une personne se déplace temporairement en dehors de son lieu de travail habituel et pour une certaine durée. Les voyages d’affaires sont des déplacements effectués dans le cadre du travail ou à des fins professionnelles, par opposition à d’autres types de voyages, tels que les voyages de loisirs ou les déplacements réguliers entre le domicile et le lieu de travail. Quand on prend un train ou un avion pour le compte de notre entreprise, nous appartenons à ces millions de personnes qui voyagent chaque année dans le monde entier pour les besoins de leur activité professionnelle.  Les voyages d’affaires concernent tous les domaines professionnels et quasiment tous les secteurs d’activité. Ils ne se limitent donc pas exclusivement au fantasme du commercial ou du VRP qui effectue des déplacements professionnels dans le cadre d’activités de prospection ou de visites de clients. Traverser la ville en voiture pour visiter un client n’est bien évidemment pas considéré comme étant un voyage d’affaires . Ils sont généralement plus longs. Les voyages d’affaires sont des déplacements professionnels à l’extérieur du lieu habituel de travail pour une période minimale de 24 heures.

Voyage d’affaires orthographe : « voyage d’affaires ou d’affaire ? »

Nombreux sont celles et ceux qui font souvent la confusion entre les termes “affaire” et “affaires” sans les différencier l’un de l’autre. Nous allons voir ici comment chacun de ces termes est utilisé conformément aux règles d’orthographe en vigueur.

“Affaires” employé dans une expression, s’écrit toujours au pluriel, lorsqu’il désigne un ensemble d’activités économiques et financières, même si le terme précédent est au singulier : « voyage d’affaires », “chiffre d’affaires”, etc. “Affaire” au singulier désigne un domaine qui concerne une personne. Ex : La médecine, c’est son affaire

Même si cette règle est simple, en cas de doute, pour éviter de faire une faute d’orthographe, il peut être judicieux de remplacer “ voyage d’affaires ” par un synonyme.

Voyage d’affaires : synonymes

Voici les quelques expressions synonymes de “voyage d’affaires” :, les synonymes de “voyages d’affaires” au pluriel :, les synonymes de “voyages d’affaires” dans un registre de langage plus informel :, voyage d’affaires en anglais.

Au même titre qu’il existe des exceptions dans la langue française, il existe des particularités dans la langue anglaise.Tout comme en français, il est possible de traduire l’expression voyage d’affaires de différentes manières. En fonction de la traduction choisie, le sens des mots utilisés va différer. Voyage d’affaires en anglais peut se traduire par “business travel” ou “business trip”. Comme dans la version française, la version en anglais de l’expression “voyages d’affaires” présente une exception. Le mot “Travel” de “Business travel” ne prend jamais de “s”. Dans ce cas-là, il fait référence au domaine du “voyage d’affaires”. “Business Trips” s’emploie lorsqu’on veut parler de déplacements professionnels. Ne faites donc plus la confusion :

Voyage d’affaires chiffres clés – statistiques

Il va de soi que le secteur du voyage d’affaires a été directement concerné par les restrictions imposées au cours de la crise sanitaire qui a débuté en 2020. L’évolution des chiffres sur les dernières années nous montre l’impact de la pandémie sur les déplacements professionnels et plus généralement de l’industrie. Un sondage a été réalisé en octobre 2022, sur la reprise des voyages d’affaires , par l’association internationale GBTA. La Global Business Travel Association est l’organisation mondiale la plus importante du secteur du voyage d’affaires et des “réunions”. Les chiffres ci-dessous reprennent les informations les plus pertinentes de cette récente enquête menée auprès de 600 acheteurs, fournisseurs et autres intervenants du secteur des voyages d’affaires à l’échelle mondiale.

• Parmi les facteurs les plus susceptibles de limiter les déplacements professionnels l’an prochain, 80% des fournisseurs de voyages ont évoqué le contexte économique, tandis que seulement 4% ont mentionné les restrictions sanitaires.
• Environ 30% des gestionnaires de voyages estiment qu’il y a peu de chances que leur direction limite les déplacements professionnels, tandis que 45% avouent adopter une position prudente et attentiste sans pour autant envisager de restreindre les voyages d’affaires pour des raisons économiques.
• Environ 78% des travel managers prévoient que le nombre de voyages d’affaires effectués par les employés de leur entreprise sera plus élevé ou beaucoup plus élevé en 2023 qu’en 2022.
• Plus de 80% des fournisseurs prévoient que le nombre de réservations par les entreprises clientes, tout comme le volume des dépenses voyages des entreprises clientes soient plus élevées, voire, beaucoup plus élevées en 2023.
• Le secteur ne prévoit pas à ce que les nouvelles habitudes de travail aient un impact négatif significatif sur les voyages d’affaires : 72% des personnes interrogées ne s’attendent pas à ce que la flexibilité du télétravail ait un impact sur la quantité de voyages professionnels effectués par leurs collaborateurs.
• Le “ bleisure ”, c’est-à-dire la volonté de la part d’un employé d’effectuer un voyage mixte, combinant un déplacement pro avec un volet vacances ou loisirs, est une tendance du voyage d’affaires qui se renforce. 41% des responsables des voyages ont constaté une augmentation des demandes en ce sens.

Sur le marché français, ces évolutions semblent également se vérifier grâce aux chiffres de 2022 dans l’industrie, supérieurs aux prévisions. 

Voyage d’affaires France – chiffres clés

EPSA, le cabinet de conseil en France spécialisé dans la performance opérationnelle, dont l’expertise est reconnue dans le domaine des déplacements professionnels, a publié à l’occasion du salon IFTM Top Resa 2022 son fameux baromètre annuel du voyage d’affaires , une véritable tradition depuis 2011 pour ce cabinet. Ce dernier montre une amélioration plutôt claire de l’industrie du voyage d’affaires dans son ensemble. Ce sondage , réalisé auprès d’un panel représentatif de 58 clients concernés par les déplacements professionnels, nous indique que :

• L’année 2022 a marqué le retour à un marché dynamique dans l’industrie du voyage professionnel
• Les déplacements professionnels en France, en cette fin d’année 2022, devraient atteindre 67% du niveau d’activité de l’année 2019
• Un retour à 100% de l’activité pré-pandémique est prévu à partir de 2024, si la tendance optimiste se confirme

Le voyage d’affaires est clairement un secteur plein de ressources. Néanmoins, il est important de souligner que toutes ces prévisions sont à prendre avec des pincettes. En effet, l’inflation galopante et la montée des prix de l’énergie, tout comme l’impact environnemental des voyages d’affaires , représentent des défis qui pourraient avoir de lourdes conséquences sur les futurs résultats de l’industrie. Quoi qu’il en soit, même si la majorité des gens s’accordent à dire que les meetings virtuels ont un côté pratique indéniable, il est évident que les raisons qui poussent à effectuer des voyages d’affaires montrent que ces derniers ne seront jamais remplacés par des réunions en ligne.

Pourquoi effectuer un voyage d’affaires ?

Effectuer des déplacements professionnels a bien des avantages que vous ignorez peut-être. Troquer son rendez-vous en face à face contre un appel téléphonique ou un Zoom est parfois une fausse bonne idée. Voici une liste non exhaustive des avantages du présentiel par rapport au distanciel dans les rendez-vous d’affaires.

1 – Prendre son temps pour créer une relation plus forte et parvenir à ses objectifs plus facilement

Assister physiquement à un rendez-vous d’affaires permet de prendre le temps de discuter et de créer un lien fort avec des partenaires. Le fait de rencontrer les gens permet en quelque sorte de rendre un échange moins formel. Le premier bénéfice lié au fait d’effectuer un voyage d’affaires est qu’il est source de confiance pour nos interlocuteurs. Cela peut leur apporter un certain sentiment de sécurité, contrairement aux échanges à distance qui favorisent l’isolement et peuvent dans certains cas conduire à des situations d’incompréhension, voire à un manque d’efficacité. Un rendez-vous professionnel peut même se prolonger par un déjeuner. Et, il y a fort à parier que vous ne parlerez pas que de business ! Ainsi, vous découvrez l’autre et vous vous surprenez à avoir une passion commune pour le cyclisme par exemple. Un vrai échange se crée et un ping-pong de questions-réponses commence ; vous joignez l’utile à l’agréable en instaurant une relation de qualité qui s’avère payante et durable pour vos affaires.

2 – Faciliter la communication en exploitant la puissance du langage corporel pour mieux comprendre votre interlocuteur

Vous êtes un être doué de sensibilité et vous savez que la communication ne passe pas que par la voix. Les mots ne suffisent pas toujours à faire ressentir une émotion. La gestuelle est là pour vous aider à étayer vos propos. Rencontrer votre interlocuteur physiquement vous permet donc de mieux appréhender une situation : en analysant son langage corporel vous comprendrez mieux le fond de sa pensée. Dans certains cas, cela permettra d’éviter des quiproquos. Le fait de pouvoir observer la personne avec qui on échange, autrement qu’en regardant l’écran d’un ordinateur, est donc un véritable plus qu’offrent les voyages d’affaires pour mener à bien une mission et parvenir plus rapidement à ses objectifs.

3 – Profiter de son temps libre en découvrant de nouveaux endroits lors d’un déplacement professionnel

Êtes-vous familier du terme “Bleisure” ? Le Bleisure est une tendance, voire, un de style de vie, qui s’est fortement développé sur la dernière décennie. Ce mouvement se caractérise par le fait de combiner le temps de loisirs avec le travail : c’est une façon de profiter de son temps libre tout en atteignant vos objectifs professionnels. La pratique du bleisure offre de nombreux avantages, permettant de façonner et de renforcer cet équilibre entre vie privée et travail. Au-delà de l’opportunité de pouvoir découvrir de nouvelles destinations et de nouveaux endroits au cours d’un voyage d’affaires , elle offre un certain nombre de bénéfices secondaires tels que la réduction du stress, l’amélioration de sa santé mentale, ou encore, une productivité et une efficacité accrues. Les employés qui combinent travail et loisirs ont tendance à être plus heureux car ils prennent plus de plaisir au quotidien. Ils sont donc plus productifs et plus engagés dans leur organisation que ceux qui restent enfermés dans la routine métro-boulot-dodo.

La qualité de l’expérience présentielle peut donc difficilement être remplacée par un meeting virtuel. Encore faut-il avoir les bonnes méthodes pour réserver, préparer et effectuer un voyage d’affaires .

Réserver un voyage d’affaires : comment préparer son prochain déplacement professionnel ?

Réserver un voyage d’affaires peut être source de stress quand on n’a pas l’habitude d’organiser des déplacements professionnels. Prendre un billet de train ou d’avion (voire une voiture de location), réserver une chambre d’hôtel, planifier ses réunions, etc. peut vite devenir un exercice chronophage et contraignant sans les bonnes méthodes. Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- Poser le cadre du voyage d’affaire . Commencez par définir les éléments essentiels du déplacement professionnel que vous préparez. Une façon simple de le faire est de répondre à cette série de questions : – Qui ? La ou les personnes concernée.s par ce déplacement pro. – Quoi ? S’agit-il d’ une rencontre clients, partenaires, fournisseurs… ou bien d’un séminaire ? – Où ? La destination et le lieu du rendez-vous pour choisir un hôtel bien situé. – Quand ? Les dates du déplacement afin d’anticiper les réservations. – Comment ? Choisir le moyen de transport le plus adapté et préparer les demandes de visa si besoin. – Combien ? Définir le budget, le nombre de voyageurs, et la durée du séjour professionnel. – Pourquoi ? Déterminer l’objectif de ce voyage d’affaires. 2- Créer un planning des rendez-vous à effectuer lors de son voyage d’affaires . 3- Réserver un hébergement et un moyen de transport adéquat selon la destination et durée du voyage d’affaires . 4- Élaborer une checklist des documents indispensables au bon déroulement du voyage d’affaires (CNI, passeport, visa, billets, cartes de visite, etc.) . 5- Souscrire une assurance voyages pour être paré à toute éventualité et partir l’esprit tranquille. C’est le volet Duty of Care et gestion des risques liés aux voyages d’affaires 6- Préparer son absence au bureau et prévenir ses collaborateurs ou ses partenaires avant de partir en voyage d’affaires . 7- Préparer ses bagages de façon méthodique en s’assurant de respecter les consignes (poids, taille, étiquetage…) pour éviter les mauvaises surprises.

Comment gérer un voyage d’affaires ?

Il existe différentes manières d’organiser et de gérer ses voyages d’affaires . Nous avons identifié 5 méthodes de gestion des déplacements professionnels :                   Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- La gestion autonome des voyages d’affaires

Il s’agit de la méthode traditionnelle : chaque collaborateur organise ses propres voyages, avance les frais et fournit à la comptabilité les notes de frais et les reçus nécessaires pour être remboursé.

2- La gestion effectuée par un responsable des voyages d’affaires

L’entreprise engage une personne qui se consacre entièrement à la gestion des déplacements professionnels des collaborateurs.

3- Se faire accompagner par une agence de voyages d’affaires traditionnelle

L’entreprise a recours à une agence de voyage classique pour l’aider à réserver et à gérer les déplacements professionnels des collaborateurs.

4- Utiliser un logiciel de gestion des voyages d’affaires élaboré en interne

C’est une méthode peu courante, mais certaines entreprises marquées par un esprit “tech” peuvent parfois élaborer des logiciels simples permettant d’encadrer, d’une certaine manière, les déplacements des collaborateurs et de suivre les dépenses voyages.

5- Passer par une agence de voyage d’affaires de nouvelle génération

Ces agences de voyages professionnels, comme Supertripper , proposent des solutions tout-en-un qui allient le meilleur de la technologie et du service humain pour offrir une expérience unique. Elles présentent généralement un volet politique RSE lié aux voyages d’affaires , dont les entreprises sont de plus en plus friandes.

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Les Travel Managers et organisateurs peuvent accéder aux réservations des voyageurs pour gérer les itinéraires et approuver ou rejeter les voyages très rapidement directement dans l’application. Ils peuvent également utiliser le Localisateur de voyageurs pour surveiller et suivre les voyageurs dans leurs déplacements partout dans le monde.

Politique et approbation

Visualisez rapidement les itinéraires de vos voyageurs sur chaque canal de réservation, pour une gestion de votre politique voyages et une approbation des voyages facilitées. Le processus d'approbation et de politique voyages de votre entreprise étant consultable, automatisé et intégré dans notre plateforme, vos voyageurs disposent d'un guidage intuitif et visuel qui leur permet de réserver leurs voyages en respectant les règles en place.

La solution Egencia a permis au gestionnaire de voyages de Nasdaq d'implémenter une nouvelle politique voyages au sein de l'entreprise et de guider les voyageurs dans un nouveau processus de réservation conforme à cette politique. En ajustant les différents leviers de la nouvelle politique en fonction des besoins, les gestionnaires sont en mesure de réagir rapidement aux nouvelles tendances et de saisir toutes les opportunités de réaliser des économies. Un nouveau processus de pré-autorisation de voyages a également été mis en place.

Regarder l'étude de cas

Gestion des risques des voyageurs

Qu'ils soient liés aux conditions climatiques, à des grèves ou à des événements politiques, ces risques sont toujours présents et peuvent se concrétiser à tout moment. En conséquence, il est important que nos clients disposent d'une solution de gestion de ces risques qui les tienne informés en continu, leur permette de suivre les voyageurs et de déployer des services d'assistance médicale et de sécurité.

Si les voyages vers certaines destinations représentent un risque inacceptable pour votre entreprise, vous avez la possibilité de les restreindre. Les Travel Managers reçoivent des alertes quotidiennes et sont informés des événements inattendus, ainsi que des voyageurs concernés par ces événements. Lorsqu'une urgence survient, ils ont également la possibilité d'extraire une liste des voyageurs correspondant à partir du Localisateur de voyageurs, en ligne ou dans l'appli.

Pour les clients nécessitant un niveau d'assistance plus important, nous avons mis en place un certain nombre de partenariats avec des fournisseurs de gestion des risques.

Notre réseau de fournisseurs

Notre inventaire est basé sur un réseau étendu d'agrégateurs de plateformes de gestion des réservations (GDS) proposant des options low-cost, des fournisseurs de transport ferroviaire et des inventaires hôteliers. Cette approche est essentielle pour répondre au souhait de nos clients de disposer d'un choix d'options de voyages pertinentes et locales partout dans le monde.

Si la taille de l'inventaire compte, l'argument le plus important pour les clients professionnels est le temps qu'ils peuvent gagner dans leurs réservations en accédant rapidement à des tarifs préférentiels et pertinents.

Avec plus de 500 000 hôtels disponibles dans notre inventaire, nous proposons des tarifs préférentiels Egencia dans plus de 35 000 hôtels, avec des services et équipements tels que le petit-déjeuner, le Wi-Fi et le parking, tous négociés exclusivement pour les voyageurs d'affaires. Nous tenons également compte des « Top 100 corporate hotel awards » , un programme annuel qui récompense les hôtels offrant le meilleur service orienté client dans le monde.

En dehors des hôtels, nous avons passé les 20 dernières années à cultiver des relations qui couvrent l'intégralité de l'expérience de voyage auprès de nos fournisseurs. Ces derniers sont d'ailleurs présents dans plus de 30 000 villes situées dans plus de 200 pays.

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Technologie et voyage d'affaires : des attentes différentes à travers le monde

Technologie et voyage d'affaires : des attentes différentes à travers le monde.

Tout comme le football, les voyages d'affaires sont universels et omniprésents. Les employés et leurs entreprises comprennent leur nécessité, organisent leur gestion et mettent en place des politiques et des solutions qui répondent aux besoins des voyageurs. Cependant, les attentes des voyageurs d’affaires varient d’une région à l’autre. Bien souvent influencées par les normes culturelles et technologiques, elles posent parfois un défi pour les gestionnaires de programmes voyages. Parmi les progrès technologiques de ces dernières années, le mobile est celui qui s’est répandu le plus massivement : son utilisation est aujourd'hui généralisée à travers toute la planète. eMarketer estime qu’il y avait 4,3 milliards d’utilisateurs de téléphones mobiles dans le monde en 2016. Par ailleurs, une étude d’Expedia Media Solutions parue cette année montre que les voyageurs (au moins 60% dans chaque pays) sont d’importants utilisateurs de smartphones lorsqu’ils sont en déplacement. Mais comment la demande et l’adoption de nouvelles technologies dans les voyages d’affaires varient-elles selon les régions du monde ? La 4e édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires * nous éclaire sur les ressemblances et les différences.

Amérique du Nord

Du point de vue des Travel Managers, on recherche davantage l’équilibre entre la réduction des coûts et la qualité de l’expérience voyageur. Les voyageurs, quant à eux, attendent de leur entreprise des produits offrant la même technologie et la même facilité d’utilisation que ceux qu’ils utilisent en dehors du travail. Plus de 75% des voyageurs d’affaires américains interrogés souhaitent une meilleure intégration multi-appareils lors de leurs voyages d’affaires*. Une évolution déjà bien présente dans les produits de technologie destinés au grand public. Les voyageurs américains sont également convaincus que les technologies de demain amélioreront leur expérience de voyage . Selon eux, il revient aux Travel Managers de se renseigner, de tester et d'implémenter les technologies les plus récentes qui bénéficieront aux employés comme aux entreprises.

Plus de la moitié (55%) des voyageurs d'affaires américains pensent que les innovations en matière d’intelligence artificielle (IA) peuvent avoir un impact positif sur leurs voyages d’affaires.* Bien que convaincus de l’impact positif qu’auront ces technologies sur leurs déplacements professionnels de demain, ils restent cependant attachés à l’assistance que les conseillers voyages leur apportent lorsque des problèmes surviennent. De l’autre côté de la frontière, l’étude montre que les Canadiens effectuent moins de voyages d’affaires que leurs voisins américains (environ 50% d’entre eux se sont déplacés seulement deux fois pour le travail l’année passée). L’intégration multi-appareils a moins d'importance à leurs yeux (seuls 35% la souhaitent) et ils relativisent un peu plus l’impact positif de l’intelligence artificielle sur leur expérience de voyage (45%).* Dans les autres régions du monde, les voyageurs d’affaires sont moins confiants et bien moins optimistes quant au rôle de la technologie dans le secteur du voyage d’affaires.

Bien que, par rapport à leurs homologues américains, les voyageurs d'affaires des régions EMEA et APAC sont plus pessimistes sur les promesses que portent les nouvelles technologies, ils souhaitent tout de même une meilleure intégration à travers leurs appareils mobiles. En Suède et à Singapour, 68% des professionnels interrogés souhaitent une gestion plus efficace de leur voyage sur leurs appareils mobiles, contre 65% en Norvège, 64% en France et au Royaume-Uni et 62% en Allemagne.*

L’adoption du mobile est omniprésente en Europe, en particulier dans les pays du sud où les réservations traditionnelles de voyages en ligne ont mis plus de temps à s’implanter. Il est probable que le fort taux de pénétration du mobile dans ces pays « mobile first » ait contribué au développement plus rapide de solutions mobiles telles que le traitement du langage naturel et les chatbots. Même si les britanniques se déplacement beaucoup pour leur travail (seconds en nombre de voyages d’affaires par an), ils gèrent leurs voyages de manière moins active que dans les autres pays sondés. Ils modifient moins leurs voyages, consultent moins les avis des autres voyageurs et soumettent moins de rapports de dépenses. Avec une multiplicité de sources d’approvisionnement (hôtels indépendants, compagnies ferroviaires ou aériennes low-cost, etc.), les voyages d’affaires européens adopteront les technologies de l’IA à condition qu’elles simplifient la complexité de l’offre et respectent la vie privée. Les Suédois et les Norvégiens sont en revanche les moins convaincus par les avancées en matière d’IA : 37 % seulement d’entre eux pensent que ces technologies amélioreront leurs expériences de voyage, suivis par les Britanniques et les Allemands avec 41 %.*

Asie Pacifique

L’adoption du mobile s’est faite de manière exponentielle à travers toute l’Asie. Selon GSMA , cette région est celle qui a le plus contribué à l’augmentation des abonnements mobile ces dernières années. Pour les Travel Managers de la région APAC, le mobile reste également la priorité majeure. Cette région, où WeChat domine le marché des plates-formes du commerce mobile, affiche en outre le taux de réservation mobile le plus élevé au monde. La diffusion du traitement du langage naturel et des chatbots sera certainement rapide en Asie, une région considérée comme « mobile first ». Si elles permettent de simplifier l’expérience de voyage, les avancées technologiques y rattraperont en outre rapidement leur retard selon Phocuswright . « De plus en plus de voyageurs utilisent le mobile, en particulier en Asie. Il est donc essentiel que nos voyageurs d'affaires aient accès à une application simple et intuitive qui propose des fonctionnalités aussi pratiques que les outils de réservation en ligne » , analyse Vivian Chai, Director of Global Procurement, chez Lenovo.

Curieusement, malgré leur profil « mobile-first », les personnes interrogées de la région APAC semblent sceptiques quant aux avancées technologiques dans le voyage d’affaires et dans d’autres domaines. Moins de la moitié d’entre eux croient que les progrès de l’IA amélioreront leurs expériences de voyage (seulement 42 % en Australie et 47 % à Singapour). Les Australiens et les Singapouriens sont ceux qui sont les plus convaincus que l’IA sonnera la fin de l’humanité telle que nous la connaissons (tous deux à 40 %).*

Aujourd’hui, le mobile ne cesse de gagner du terrain sur les ordinateurs portables ou de bureau, que ce soit pour réserver un voyage ou contacter le service clients. Il est donc vital que les Travel Managers adoptent dès maintenant les technologies mobiles et les stratégies nécessaires pour répondre aux besoins des voyageurs de demain, améliorer l’adhésion aux politiques voyages et mieux appréhender la gestion du risque des voyageurs. Les attitudes des voyageurs et leur manière d’adopter les nouvelles technologies diffèrent à travers le monde, mais la nature internationale des voyages d’affaires d’aujourd’hui signifie que les solutions doivent aussi s’exporter pour offrir aux voyageurs d’affaires une expérience homogène, où qu’ils se trouvent. Même si certaines régions semblent s’emparer des innovations technologiques plus rapidement que d’autres, il ne fait nul doute qu’aux quatre coins de la planète, toutes les entreprises adopteront bientôt des solutions bénéfiques pour les entreprises comme pour les voyageurs. Envie de lire d’autres anecdotes sur les voyageurs d'affaires du monde entier ?

Découvrez ce qui manque le plus aux Danois , Suède , Germany , aux Français et aux Britanniques lorsqu’ils sont en déplacement professionnel. * 4e édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires,

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Comment la technologie a-t-elle révolutionné le voyage d'affaires?

• Technologie , Voyage d'affaires
• 5 août 2022

La technologie et les voyages d’affaires forment un couple parfait. En effet, les dernières solutions technologiques ont facilité l’industrie du voyage en simplifiant la gestion et le processus de réservation. 

Voici quelques changements survenus dans le secteur des voyages d’affaires grâce à la technologie. Cette liste pourrait vous convaincre de passer de la méthode traditionnelle de gestion des voyages à une méthode plus moderne et plus développée.

1. L' intelligence artificielle combinée aux humains pour le service client

L’une des révolutions les plus efficaces réalisées dans le domaine du voyage d’affaires est la digitalisation des services clients. Ici, chez Ayruu, nous combinons l’intelligence artificielle avec le service client humain afin de résoudre les problèmes de voyage de nos clients. 

Une assistante IA appelé MyA est disponible pour guider les salariés en déplacement, répondre à leurs questions et transmettre leurs problèmes à notre service client.

2. Des applications mobiles centralisant toutes les réservations

On ne peut pas parler de technologie sans parler de téléphones mobiles et d’applications mobiles. Voyageurs ou non, nous sommes toujours connectés à nos smartphones. Les applications mobiles ont désormais changé la façon de gérer les voyages d’entreprise.

Grâce à une seule application mobile, les employés peuvent réserver les différentes étapes de leurs voyages, de l’hébergement au transport en passant par la mobilité.

3. Solutions user-friendly pour gagner du temps lors de la réservation

Disposer d’une plateforme technologique pour la gestion des voyages ne suffit pas. La technologie a rendu les voyages d’affaires plus faciles et plus pratiques en offrant une bonne expérience utilisateur aux clients. Notre application mobile Ayruu garantit une interface user-friendly. Notre objectif principal est d’aider les voyageurs à profiter d’un voyage sans stress, avec moins de dépenses et une gestion de voyage moderne. Découvrez notre solution ici.

4. Des notes de frais numérisées

Saviez-vous que 80 % des voyageurs d’affaires préfèrent utiliser une technologie qui leur permet de numériser les notes de frais de leurs voyages ? Pour répondre à cette option fréquemment demandée, Ayruu a développé une fonctionnalité permettant de centraliser les factures de voyage dans une seule plateforme de gestion . Ainsi, le voyageur n’a plus besoin de passer du temps à remplir des notes de frais.

5. Un accès plus facile aux statistiques de voyage

Grâce à la technologie, il est désormais possible de réduire les frais de déplacement et de suivre l’évolution des dépenses. Les plateformes de gestion des voyages donnent accès au nombre de voyages par période, aux coûts, au nombre d’annulations et de modifications, etc. 

Comme d’habitude, Ayruu a pensé à tous les besoins des travel managers et a ajouté cette option à la solution. Dans notre plateforme corporate, profitez de différents types de données pour analyser les voyages et les dépenses de vos voyageurs. Sur base de ces données, vous aurez plus de visibilité sur les déplacements professionnels dans votre entreprise et donc une meilleure gestion

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Quelles tendances pour le voyage d’affaires ?

Laurent Saglietto

Malgré la situation actuelle inédite limitant les déplacements, le secteur du voyage d’affaires constitue un terrain fertile à l’innovation. entre volonté d’autonomie et de flexibilité des collaborateurs et nécessité de sécurité et de maîtrise des coûts, les entreprises cherchent à adapter leur politique voyage. pour cela, elles peuvent compter sur une profusion de solutions et fonctionnalités, grâce à l’intégration des nouvelles technologies et à la prise en compte d’usages émergents. la crise du covid-19 : accélérateur des tendances du marché du voyage d’affaire et de la digitalisation des processus travel & expense .

Touché de plein fouet par la pandémie de Covid- 19 et la limitation des déplacements, le marché du voyage d’affaires, malgré cette situation, demeure un secteur où les nouvelles façons de voyager et les nouvelles technologies sont propices à un foisonnement de solutions et fonctionnalités inédites. Les acteurs du marché tels que les agences de voyage, désormais dénommées Travel Solutions Companies (TSC) (CF. Annexes) , ou les éditeurs de solution de gestion des dépenses professionnelles cherchent à offrir des solutions intégrées couvrant l’ensemble de la chaîne du voyage. De leur côté, les entreprises prennent peu à peu conscience de la nécessité d’adapter leur Politique Voyage d’Entreprise (PVE) vers une « Politique Voyageur », davantage en phase avec les besoins d’autonomie de leurs collaborateurs et de fiabilité des informations voyage, tout en gardant une maîtrise de leurs coûts.

Alors que la situation sanitaire mondiale reste encore incertaine et suscite de nombreuses incertitudes quant à un retour « à la normale » des déplacements professionnels (estimé à 3 à 5 ans selon l’agence de notation Moody’s) , il est intéressant d’observer que la crise liée au Covid-19 accentue certaines tendances déjà à l’œuvre et accélère la digitalisation des processus Travel & Expense.

Les nouvelles technologies au service des nouveaux usages

Au-delà du développement des plateformes de réservation en ligne (Self-Booking Tool ou On-line Booking Tool) et des applications mobiles permettant la mise en œuvre de fonctionnalités disponibles à tout moment en mobilité (telles que le scan des justificatifs via la technologie OCR ou la validation des déplacements et notes de frais), les acteurs du voyage d’affaires proposent de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services en s’appuyant sur les nouvelles technologies.

L’utilisation de l’Intelligence Artificielle au service de la personnalisation du voyage d’affaires

L’utilisation de technologies d’Intelligence Artificielle engendre une personnalisation et une simplification accrue. Ainsi, la saisie automatique ou les outils de BI (Business Intelligence) déjà en place constituent des évolutions en ce sens.

A termes, les prédictions réalisées à partir de l’analyse des données et préférences voyageurs (Big Data) pourraient conduire à proposer une offre voyage sur-mesure aux collaborateurs en déplacement grâce à un « sourcing intelligent ». Par exemple, c’est le cas de l’agence de voyage BCD Travel dont la plateforme Tripsource propose une messagerie intelligente qui alerte le voyageur sur les modifications éventuelles de ses conditions de voyage.

L’automatisation et le développement de robots au service de l’accompagnement du voyageur lors de son déplacement

Chatbot, reconnaissance faciale, automatisation des enregistrements pour le transport et l’hébergement, assistance vocale : l’ensemble de ces technologies, parfois vulgarisé sous le terme de « robot », constitue des axes d’innovation majeurs pour les acteurs du marché afin de proposer des fonctionnalités d’accompagnement du voyageur tout au long de son déplacement.

Ainsi, les agences de voyage CWT et FCM expérimentent un premier niveau de chatbot permettant de répondre aux éventuelles questions du voyageur en temps réel pendant son déplacement.

Le développement de la blockchain : une opportunité pour la sécurisation des échanges de données ?

La mise en place de la réglementation sur les données à caractère personnel (RGPD) à l’échelle européenne en mai 2018 a accentué la nécessité de sécurisation des données liées à l’identité du voyageur, que ce soit en termes d’utilisation ou de stockage. De plus, certaines solutions ont affaire avec les données sensibles relatives au paiement.

C’est pourquoi les acteurs du marché du voyage d’affaires se tournent vers la technologie de la blockchain qui assure la transmission et le stockage d’informations de manière sécurisée. La généralisation de ce type de technologie permettrait non seulement de répondre à cet enjeu de sécurité et de fiabilité des données mais également de développer des nouveaux services autour de cette data et du traitement associé (cf. paragraphe précédent).

Illustration : le développement d’un écosystème de start-ups dans le secteur du business travel

Ce foisonnement de nouvelles solutions grâce à l’intégration des nouvelles technologies dans le secteur du voyage d’affaires s’illustre par le développement d’un écosystème de nouveaux acteurs innovants. Amener de l’innovation au cœur de ce secteur apparait parfois difficile. C’est pourquoi beaucoup de ces start-ups, misant sur la maitrise digitale des utilisateurs finaux, innovent en périphérie sur des fonctionnalités de niche telles que :

• La dématérialisation des visas et documents de voyage complémentaires (Visélio)
• La gestion des frais « prépayés » (Okarito)
• La gestion de parkings en ligne (Your Parking Space au Royaume-Uni)
• La gestion des retards des opérateurs de transport et indemnisations associées (Lumo, AirRefund, Railguard aux Etats-Unis)
• La favorisation de la collaboration lors des déplacements professionnels : Hubtobee (agenda partagé des déplacements), TaxiEnsemble (mutualisation des trajets), etc.)

Bousculés, les grands acteurs historiques du marché répondent à ce foisonnement en investissant massivement dans leur solution ou en finançant ces starts-ups (Amex GBT possède son incubateur American Express Ventures ). Ces mouvements permettent donc d’entretenir une dynamique d’innovation dans le secteur du voyageur d’affaires, bénéfique aux entreprises et aux voyageurs.

Le défi pour ces nombreux acteurs innovants est leur pérennisation. Plusieurs scénarios sont envisageables : partenariats, rachats, disparition ?

La nécessité de répondre aux tendances et aux évolutions réglementaires

Cette offre croissante de nouvelles solutions s’inscrit dans la réponse aux tendances du secteur du voyage d’affaires. Elles sont le reflet de l’évolution de la société et des comportements des voyageurs et ont un impact direct sur le secteur.

Profiter des évolutions réglementaires pour créer des opportunités

La réglementation européenne et nationale apporte son lot d’opportunités pour les entreprises et leurs systèmes d’information. C’est notamment le cas de la RGPD et de l’arrêté du 22 mars 2017 du Ministère de l’Economie et des Finances sur la numérisation des justificatifs. Ainsi, l’évolution de la réglementation en termes d’archivage a conduit les acteurs du marché à proposer de façon quasi-systématique une solution de numérisation des justificatifs et d’archivage à valeur probante.

De plus, la norme NDC (New Distribution Capability), standard de distribution développé par IATA en 2012, doit permettre une plus grande personnalisation des services et rendre l’offre sur les GDS (Global Distribution System) aussi conséquente que ce que le voyageur d’affaires peut trouver en direct sur le site de la compagnie aérienne. L’objectif des compagnies aériennes est de mieux mettre en valeur la qualité de service grâce à une visibilité clarifiée des frais ancillaires (frais d’enregistrement des bagages, attribution du siège, restauration à bord, enregistrement prioritaire, …).

Les compagnies peuvent ainsi favoriser l’achat de services additionnels complémentaires au seul billet. Aujourd’hui les impacts directs de cette norme ne sont pas encore concrets ni généralisés. Cette dernière nécessite une approche globale de tous les acteurs du marché du voyage d’affaires pour apporter de réels résultats.

Intégrer les nouveaux modes de consommation collaboratifs

L’apparition de nouveaux modes de consommation collaboratifs et le phénomène d’ubérisation de l’économie à travers des plateformes tels que Uber, BlaBlaCar ou Airbnb modifient peu à peu les façons de voyager. Ces changements et la volonté d’autonomie dans l’organisation d’un voyage d’affaires de la part des collaborateurs obligent les acteurs du marché à repenser les solutions proposées.

Le recours aux acteurs de l’économie collaborative, freinée par les politiques voyages des entreprises, tend désormais à devenir une réalité du voyage d’affaires. Ainsi, plusieurs plateformes développent des offres B2B, offrant des solutions alternatives aux prestations classiques (exemple : Airbnb for Work, MagicStay). Dans la même logique, Amadeus (agrégateur d’offre d’hébergement d’affaires) a signé en Mai 2019 un partenariat avec Booking Holdings afin de pouvoir référencée son offre et Concur et Egencia intègrent Uber dans leur solution de gestion des déplacements professionnels.

Ces évolutions génèrent de nouvelles façons de réserver les prestations voyages comme l’illustre le schéma ci-dessous :

Combiner voyage professionnel et tourisme de loisirs : le bleisure

La troisième tendance observée est le phénomène de bleisure : un nouveau concept de voyage qui consiste à combiner les affaires et les loisirs en prolongeant un déplacement professionnel. Ainsi, d’après une étude réalisée par CWT, 20% des voyageurs professionnels dans le monde sont enclins à ce mode de voyage. Cette tendance est particulièrement prégnante chez les jeunes générations.

Elle oblige les entreprises et les acteurs du marché du voyage d’affaires à davantage de flexibilité notamment du fait de la dualité des dépenses (professionnelles et personnelles) et des problématiques liées aux assurances.

Voyager de façon responsable et durable

La prise de conscience écologique s’applique également au monde du voyage d’affaires. D’après une étude récente de Wakefield, un tiers des voyageurs d’affaires ont modifié leur mode de déplacement en raison de préoccupations environnementales. Face à la montée de cette préoccupation, les acteurs du voyage d’affaires s’adaptent en proposant de nouvelles fonctionnalités telles que :

• Les prestations d’accompagnement aux entreprises pour intégrer le voyage durable à la politique voyage et mettre en œuvre un programme hôtelier durable (choix des fournisseurs)
• La mise à disposition de reporting CO2 ou bilan carbone précis
• La mise en place de critères de recherche et/ou filtres associés dans l’affichage de leur offre
• La possibilité d’orienter les voyageurs vers des solutions de déplacement plus durables à travers des indicateurs de préférence
• La suggestion d’actions aux voyageurs pour compenser leur empreinte carbone (incentives)

En parallèle, les entreprises doivent prendre en compte cet enjeu dans un souci de culture et d’image d’entreprise vis-à-vis de ses collaborateurs et autres parties prenantes. Ce sujet devient un point important de leurs politiques RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).

Des tendances renforcées par la pandémie mondiale de Covid-19

Alors que les déplacements professionnels reprennent peu à peu depuis Mai 2020, les nouveaux besoins générés par la nouvelle situation sanitaire et économique, situation qui pourrait durer, confirment des tendances déjà identifiées avant la crise.

La sécurité des voyageurs : un enjeu devenu crucial

Du fait de la situation sanitaire mondiale incertaine, la sécurité des voyageurs, déjà identifiée comme majeure dans un contexte géopolitique et géoclimatique tendu, est désormais un enjeu crucial. Deux aspects principaux se dégagent.

Premièrement, la sécurité et l’hygiène garanties par les acteurs du marché du voyage d’affaires. L’apparition de nouvelles normes sanitaires obligent les acteurs du voyage d’affaires à s’y conformer. Par exemple, les prestataires hébergement mettent en place de nouveaux protocoles hygiène (Accor a récemment lancé son label « AllSafe ») alors que les outils de réservation en ligne enrichissent l’information à ce sujet (affichage détaillé, approbation renforcée, etc.). L’ensemble des mesures prises en ce sens s’inscrivent dans une démarche de « duty of care » (devoir de protection des collaborateurs) afin de recréer de la confiance nécessaire à la reprise des déplacements professionnels.

Deuxièmement, la gestion de crise. Identifier des zones à risques, pouvoir localiser des voyageurs et connaître l’évolution d’un évènement grave en temps réel, communiquer avec les voyageurs en déplacement, organiser leur rapatriement éventuel sont des fonctionnalités de plus en plus essentielles aux entreprises. L’intégration des nouvelles technologies permet notamment aux acteurs du marché de développer des outils Travel Risk Management (TRM) de type tracking. Cet enjeu conduit également les professionnels du voyage d’affaires, tels qu’Egencia, à proposer une évaluation de la stratégie de gestion des risques d’une entreprise.

Cette tendance met en lumière des solutions qui ont fait leurs preuves dans les domaines suivants :

• La localisation en temps réel des collaborateurs  : SSF Locator , Anticip et Amarante  
• La gestion de crise au niveau mondial  : Cedralis, Fact 24, Everbridge, Crisis One aux Etats-Unis

Une volonté accrue de maitrise des coûts par les entreprises

Au sortir de la crise sanitaire, la nécessité de maîtriser les coûts engendrés par les déplacements professionnels est accentuée par le contexte économique. Une coupe dans les budgets est attendue, notamment dans les secteurs les plus touchés et aura un impact direct sur les déplacements professionnels.

Par ailleurs, la généralisation du télétravail et des outils digitaux associés (visio-conférences, animation de réunion etc.) lors du confinement amènent également les entreprises et leurs collaborateurs à se poser la question de la nécessité réelle d’un déplacement, non seulement en termes de temps mais également en termes de coûts. Ainsi, selon la GBTA (Global Business Travel Association), une majorité des entreprises membres ont durci les règles d’autorisation de déplacement depuis la pandémie.

Pour répondre à ces enjeux, les acteurs du marché du voyage d’affaires développent des outils de reporting et de Business Intelligence (BI) de plus en plus puissants, intégrant également des technologies d’automatisation et d’intelligence artificielle.

En juillet 2020, Pierre-Emmanuel Tetaz, Directeur Général EMEA de SAP Concur déclarait ainsi : «  Il est clair qu’il faut aujourd’hui davantage scruter le retour sur investissement des voyages d’affaires  ». Ainsi, dans son nouveau module TripLink , Concur propose aux entreprises une vue consolidée de toutes les données des programmes de voyage pour faciliter l’application des tarifs négociés et des politiques de voyage aux réservations effectuées sur divers canaux.

Le secteur du voyage d’affaires traverse encore à ce jour l’une de ses crises les plus importantes jamais connues et les incertitudes associées demeurent fortes. La pandémie mondiale liée à la Covid-19 et ses conséquences sur les déplacements professionnels (adaptations, nouveaux besoins, etc.) apparaissent comme un catalyseur d’innovations technologiques au service des voyageurs et des entreprises et comme un accélérateur des tendances du marché.

L’analyse de Charles Petrucelli, ex-Président Monde d’AMEX GBT illustre cet enjeu : «  La crise pourrait être le disruptif dont le secteur a besoin  ». Finalement, ce secteur apparait comme un terrain fertile à l’innovation pour répondre aux nouvelles façons de voyager et aux enjeux de sécurité et maitrise des coûts.

Dans ce contexte, il semble que l’avenir soit toutefois à la poursuite de la concentration des acteurs au gré des partenariats, rachats, intégration aux réseaux d’agences. Les acteurs du secteur cherchent à fournir une solution globale aux entreprises en fournissant non seulement des solutions technologiques mais surtout en couvrant l’ensemble des besoins du voyage d’affaires et en apportant une valeur ajoutée de conseil.

Au regard de l’analyse post-confinement des différents acteurs du voyage d’affaires, agilité, innovation et orientation client ressortent comme les maîtres-mots de la résilience et de l’évolution du secteur.

Glossaire 

• SBT / OBT : Self Booking Tool (ou OBT pour On-Line Booking) 

Outil de réservation en ligne pour la partie transport du voyage d’affaires permettant aux voyageurs de réserver eux-mêmes leurs déplacements.

• HBT : Hotel Booking Tool

Outil de réservation en ligne permettent aux voyageurs de réserver directement en ligne leurs prestations d’hôtel via le SBT.

• PVE : Politique Voyage des Entreprises

Ensemble des règles et processus régissant l’organisation des voyages professionnels des collaborateurs.

• OCR : Optical Character Recognition

Technologie qui permet lors de la numérisation de lire et de récupérer de multiples informations et contenus sur tout type de document physique. L’océrisation est notamment utilisé lors du scan des justificatifs de dépenses pour alimenter automatiquement les lignes de frais.

• TRM : Travel Risk Management

Ensemble des solutions et processus permettant d’assurer la sécurité des collaborateurs en déplacement.

• GDS : Global Distribution System

Outil de réservation principalement utilisé par les agences de voyages qui leur permet d’avoir accès à des données de voyages. Les trois principaux systèmes GDS sont Galileo, Amadeus et Sabre.

• NDC (New Distribution Capability)

 Standard de distribution développé par IATA en 2012 pour les opérateurs de transport aériens.

• BI : Business Intelligence

Processus technologique d’analyse des données et de présentation d’informations. La Business Intelligence englobe une grande variété d’outils, d’applications et de méthodologies qui permettent aux organisations de collecter des données à partir de systèmes internes et de sources externes. Ces données sont utilisées afin de créer des rapports et tableaux de bord pour rendre les résultats analytiques disponibles aux décideurs et au personnel opérationnel.

• Etude Xerfi 9SME17 : les Agences de Voyages, D. Michaud et A.Masure, Octobre 2019
• https://www.deplacementspros.com
• https://www.tom.travel
• https://www.egencia.fr/fr/blog
• https://www.information-age.com/technology-future-business-travel-123467118/
• https://www.businesstravel.fr/les-nouvelles-technologies-transforment-les-voyages-d-affaires.html
• https://www.raconteur.net/business-innovation/future-business-travel-2019/business-travel-startups
• https://www.labtour.fr/tendances/le-bleisure-une-nouvelle-forme-de-voyage-daffaire/

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Conseils durables pour voyager vert

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Développement durable

Comment les voyages d'affaires peuvent devenir écologiques .

Avant la pandémie de coronavirus, l'industrie du voyage était responsable d'environ cinq pour cent des émissions mondiales de carbone, et selon Statistica , les voyages d'affaires représentaient près d'un tiers de tous les voyages dans des pays comme les États-Unis. Ces chiffres sont similaires si l'on considère le plus grand hub de transport aérien  d'Allemagne, l'aéroport international de Francfort, par exemple, avec 35 à 40 % du volume des vols liés aux voyages d'affaires entre 2012 et 2019.  

Les voyages d'affaires sont bénéfiques pour l'économie mondiale et génèrent plus de mille milliards de dollars d'activité économique au cours d'une année type, ce qui crée des emplois et des recettes fiscales pour les collectivités locales. Mais à mesure que les économies se redressent et que les voyages d'affaires reprennent, nous devons être attentifs à l'impact sur l'environnement. Dans cette optique, il est crucial de considérer les moyens de transport à privilégier pour les déplacements professionnels et leur impact écologique. Il est important que les organisations aident leurs collaborateurs à voyager de manière plus durable et que les voyageurs individuels assument davantage leur responsabilité en matière d'empreinte carbone. Voici quelques moyens pour y parvenir.

Encourager les collaborateurs à choisir des voyages d’affaires durables

Nos conseils aux employeurs .

Certains collaborateurs réagissent de manière prévisible lorsqu'ils savent que quelqu'un d'autre paie la facture. Lorsqu'ils planifient un voyage d'affaires, il se peut qu'ils ne choisissent pas toujours le vol ou l'hôtel le moins cher, sauf si les politiques de leur entreprise et les outils de réservation de voyage les y incitent. Tout comme les entreprises mettent en place des contrôles des tarifs et de conformité, elles doivent également intégrer le développement durable dans leurs lignes directrices pour les employés et, lorsque cela est possible, adapter leurs technologies de voyage et de dépenses pour encourager des choix plus durables.  

Lorsqu'un employé se connecte à l'outil de réservation de voyages de son organisation, une note peut apparaître qui renforce l'approche de son employeur en matière de durabilité, telle que " SVP, réservez de manière durable ". Lorsque l'employé explore ses options, il peut recevoir des informations sur l'impact carbone estimé des différents choix. Un vol direct, par exemple, produit moins de CO2 qu'un vol en correspondance. Il peut se voir rappeler que, dans certains cas, une téléconférence peut être une alternative. Lorsqu'ils envisagent un voyage à travers un continent doté d'un service ferroviaire solide, ils peuvent être avertis que, si le temps le permet, le train est un mode de transport plus écologique. Les technologies de réservation de voyage peuvent également être programmées pour identifier les voitures de location plus respectueuses de l'environnement, comme les véhicules hybrides. Il est important de prévoir des stratégies pour gérer les imprévus lors des déplacements de ses collaborateurs en voyages d’affaires. Cela inclut des plans de secours et des moyens de communication efficaces en cas de changements ou d’urgences, notamment en matière de transports et d’itinéraires de trajet. À la fin de l'expérience de réservation de voyage d'un collaborateur, un message peut être affiché pour le féliciter d'avoir fait les bons choix.  

Les employeurs peuvent également utiliser la technologie pour surveiller, analyser et ajuster leur approche du voyage durable. Une excellente façon d'y parvenir est d'établir un budget carbone pour les voyages. Grâce à des outils d'analyse de plus en plus intégrés dans les plateformes de T&E, vous pouvez examiner combien de carbones sont libérés au cours d'un trimestre type et utiliser ces informations pour fixer des objectifs combinés plus bas. Vous pouvez ensuite tenir votre équipe garante de l'atteinte de votre objectif, tout comme vos équipes sont responsables des ventes, des revenus, du recrutement ou d'autres mesures de performance.

Pour conclure, il est essentiel d'aborder la question de la minimisation de l'impact carbone lors de vos déplacements professionnels. Opter pour des transports à faible émission, comme le train plutôt que l'avion lorsque c'est possible, est une démarche significative. Choisir des hébergements éco-certifiés et privilégier les réunions virtuelles pour limiter les déplacements superflus sont également des actions importantes. Ces actions simples mais efficaces peuvent grandement contribuer à réduire l'empreinte carbone associée aux voyages d'affaires.

Quelle est la véracité de l'affirmation "Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer" ? Le SAP Concur EMEA Corporate Travel Sustainability Index 2020 a montré que les décideurs en matière de voyages d'affaires qui se considèrent comme des utilisateurs "exceptionnels" de données et d'informations ont presque cinq fois plus de chances d'être compétents en matière de pratiques de voyages d'affaires durables.  

Le rôle des voyageurs et des consommateurs 

Les employés doivent également jouer un rôle plus actif et partager la responsabilité de la conduite durable des affaires. Comprendre et répondre aux attentes des voyageurs d’affaires est essentiel pour assurer des déplacements professionnels efficaces et respectueux de l’environnement. Cela implique d’abord la fourniture d’options de voyage flexibles. Des hôtels bien situés et des solutions de mobilité adaptées sont des exemples clés. Ensuite, il faut prendre en compte la commodité et le confort, surtout pour les réunions d’affaires. Enfin, il est crucial de garantir que toutes les options de voyage respectent les principes de responsabilité environnementale. L’écoresponsabilité des déplacements professionnels est un aspect important de cette responsabilité partagée. Le choix de sièges en classe économique dans les avions, le partage des trajets Uber ou Lyft, l'utilisation des modes de mobilité comme les transports en commun, l'emprunt de vélos ou de scooters, et/ou le fait de marcher davantage pendant les trajets ont tous un impact. Heureusement, la technologie facilite les déplacements durables. Par exemple, la populaire application d'organisation de voyages TripIt vous indique désormais les émissions de carbone de vos voyages en avion et vous donne des idées sur la manière de réduire ou de compenser cet impact, comme l'achat de crédits carbone ou la plantation d'arbres.  

Voici une autre chose que tous les voyageurs peuvent faire pour protéger l'environnement : dire "non" aux reçus papier. En 2018, environ 11 milliards de reçus ont été imprimés en Grande-Bretagne, soit l'équivalent de 53 000 arbres, ou la destruction annuelle de la forêt de Sherwood. Selon l'organisation à but non lucratif Green America, jusqu'à 10 millions d'arbres et 21 milliards de gallons d'eau sont utilisés chaque année pour créer des reçus rien qu'aux États-Unis. Ces initiatives génèrent 686 millions de livres de déchets, et 12 milliards de livres d’émissions, soit l'équivalent de la pollution libérée par un million de voitures sur les routes.  

Heureusement, d'un point de vue écologie et commercial, l'époque où il fallait conserver les recettes est révolue. Les gens de SAP Concur ont accéléré cette évolution naturelle de deux façons. Tout d'abord, nous avons fait en sorte que d'innombrables acteurs de voyage distribuent des reçus électroniques, au lieu de papier, qui circulent de manière transparente du point d'achat directement dans les notes de frais - pas de reçus à enregistrer ou à classer. Et deuxièmement, nous faisons pression sur les gouvernements du monde entier pour qu'ils acceptent les données, au lieu du papier, comme preuve des transactions imposables. La Chine, le Japon, le Mexique et le Royaume-Uni sont parmi les nations qui jouent un rôle de premier plan dans ce changement de politique, mais il faut faire davantage. En attendant, chaque fois que vous avez la possibilité de recevoir un relevé de transaction par message ou par e-mail, prenez-le. C'est un petit pas qui contribue à un avenir meilleur pour notre planète. 

La technologie est clé 

Les technologies avancées ont accéléré et simplifié de nombreux aspects de notre vie quotidienne. Mais la technologie peut parfois occulter l'impact que l'immédiateté a sur l'environnement. Par exemple, la tentation de faire livrer un petit article le lendemain dépasse parfois notre analyse des coûts environnementaux de l'expédition d'un article à la fois. Il en va de même pour l'utilisation de la technologie pour réserver un voyage. Il peut être plus rapide, par exemple, de planifier un voyage sans avoir à se soucier de notions plus importantes, telles que les besoins des générations futures. Chacun de nous devrait ralentir un peu pour planifier ses voyages de manière plus durable. Et les organisations devraient considérer la technologie comme une solution au problème de l’impact environnemental, en utilisant tous les leviers disponibles pour inciter les collaborateurs à choisir les modes de transport les plus écologiques. Donner de la visibilité à l'impact environnemental des options de voyage réservées ou montrer l'exemple ne sont que quelques options permettant aux entreprises d'aider leurs voyageurs à faire des choix plus écologiques, y compris la compensation d’émissions de carbone. 

Gestion des voyages d'affaires

Faites de chaque déplacement professionnel une réussite.

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Voyages d'affaires 2020 – Comment la technologie personnalise les voyages

Aujourd'hui le Voyageurs ils veulent du choix, la transparence des prix et la personnalisation. Dans le même temps, les entreprises veulent une meilleure valeur pour leurs frais de voyage. Les agences de voyages d'affaires doivent s'adapter à cet environnement en évolution en proposant un service qui aide leurs clients et voyageurs à tirer le meilleur parti des voyages d'affaires.

Les agences de voyages d'affaires devraient aider les entreprises en examinant deux priorités: les besoins des entreprises elles-mêmes et les besoins des voyageurs d'affaires.

Pour réussir, les agences de voyages d’affaires doivent disposer d’un réseau solide technologique , soyez à la pointe de l'innovation, comprenez l'évolution des besoins de vos clients et agissez rapidement pour y répondre.

Le fournisseur de technologies de l'industrie du voyage, Amadeus, s'est entretenu avec divers leaders de l'industrie pour comprendre quelles tendances technologiques, selon eux, auront un impact significatif sur le secteur.

Personnalisation des voyages d'affaires

Comme les voyages personnels, les voyageurs d'affaires souhaitent des voyages personnalisés dans le cadre de leur forfait global. Les agences de voyages d'affaires doivent fournir aux voyageurs un accès aux informations et aux outils qui les aident à profiter de voyages sans stress et efficaces, depuis la réservation et au-delà.

Au fur et à mesure que le contenu sera ajouté, les agences de voyages d'affaires pourront offrir plus d'options au profil des voyageurs individuels et permettre aux entreprises de contrôler ce que le voyageur voit. Cela créera une expérience personnalisée de la réservation au voyage et gérera les coûts pour l'entreprise.

Transparence à chaque point de contact

L'industrie du voyage commencera à adopter un «principe de blockchain», qui montre chaque transaction sur les voyages d'affaires (par exemple, acheteur, opérateur de flotte, véhicule, conducteur, utilisateur, emplacement, itinéraires, commentaires, prix, etc.).

Cela signifie que les agences de voyage d'affaires Ils auront une vision des voyages complets des voyageurs d'affaires: ces données seront vitales pour créer une expérience personnalisée. Cela signifie également que les entreprises garderont une trace de chaque voyage et pourront utiliser les données pour signaler, prévoir et identifier les tendances.

Accès à ces nouveaux canaux de réservation et modification des processus de workflow

Michael Chase-Smith, PDG d'Orbit World Travel, a déclaré: «Certaines des plateformes de réservation que nous utilisons via le système de distribution mondial et les outils de réservation en ligne traditionnels changeront avec le temps, cela commence à se produire maintenant.

Je ne sais pas exactement à quoi cela ressemblera dans cinq ans, mais je sais qu'il y aura un environnement de voyage plus ouvert sur les canaux de réserve. L'astuce consistera à gérer l'accès à ces nouveaux canaux de réservation et à modifier les processus de flux de travail de manière à garantir la façon dont les voyageurs achètent, réservent et voyagent. »

La génération Y capitalise sur les voyages d'agrément

Expedia Group Media Solutions prévoit que 60% des voyages d'affaires se transformeront en voyages d'agrément, et avec la génération Y représentant une part croissante de la main-d'œuvre, une grande partie des frais de voyage b -le loisir sera fait par ce groupe démographique.

Les agences qui font du b-loisir une possibilité pour cette génération vont puiser dans ce réservoir de gains potentiels en comprenant et en répondant à leurs besoins.

Pour rester compétitives, les agences de voyages d'affaires doivent travailler avec les entreprises pour créer des voyages d'affaires qui plaisent à un large éventail de attentes des voyageurs, par exemple. flexibilité dans les dates et les préférences de voyage.

Les téléphones portables d'abord

La technologie mobile est importante dans tous les types d'agences de voyages, mais plus encore pour les voyages d'affaires. Avec des horaires chargés et urgents, les voyageurs veulent pouvoir communiquer leurs problèmes et gérer leurs projets de voyage du bout des doigts.

Cela nécessite que la plateforme mobile des agences de voyages d'affaires soit pleinement optimisée et connectée. Le mobile facilite la personnalisation via des applications mobiles, la collecte et l'utilisation de données et l'envoi d'informations spécifiques.

Jitender Arora, co-fondateur de MindYourFleet, a ajouté: «La technologie est la seule pilule qui sauvera les agences de voyages d'affaires de l'extinction. La technologie offre à la fois des économies de coûts (coûts de découverte et d'exploitation) et des possibilités d'améliorer les revenus. Les agences de voyages d'affaires doivent favoriser une culture de l'innovation et adopter la technologie avant leurs concurrents, sinon elles perdront cette bataille ou ce sera plus difficile pour elles. »

Plus grande agrégation dans l'industrie

Au fur et à mesure que le contenu de voyage sera ajouté et centralisé, les agences de voyages d'affaires pourront accéder au contenu plus efficacement, sans changer Plate-forme . Cette capacité sera encore augmentée avec NDC, car elle donnera aux agences de voyages d'affaires l'accès au profil de la personne (y compris les besoins et les préférences), et leur permettra de contrôler ce que voit le voyageur, créant une expérience adaptée à chaque voyage. .

Renaud Nicolle, vice-président des voyages d'affaires chez APAC, Travel Channels, Amadeus, a déclaré: «À l'heure actuelle, les agences de voyages d'affaires doivent naviguer à travers des montagnes de contenu fragmenté sur plusieurs plateformes. Mais dans le cadre de l'évolution d'Amadeus d'un système de distribution mondial à un espace de voyage en direct, nous serons en mesure d'offrir une plate-forme de choix avec de grandes quantités de contenu pour les distributeurs et les fournisseurs de voyages. »

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Gestion des voyages d’affaires : comment s’organiser ?

Publié le 1 juillet 2023

Voyages d’affaires : gestion et organisation du processus en entreprise

Le voyage d’affaires repart en flèche après deux ans de pandémie mondiale de la Covid-19. C’est le moment d’optimiser sa gestion dans l’entreprise, tant pour les collaborateurs que les équipes administratives. Vous y trouverez de nombreux atouts organisationnels, managériaux et financiers. Nous vous détaillons les étapes à suivre pour construire le pilotage des voyages d’affaires . Découvrez aussi les outils à adopter comme une politique de déplacements professionnels, l’organisation humaine et les applications informatiques.

1 - Pourquoi structurer la gestion du voyage d’affaires dans votre société ?

2 - les outils indispensables à une gestion performante des voyages d’affaires, 3 - voyages d’affaires : les étapes à organiser dans l’entreprise, 4 - la plateforme spendesk : la solution idéale pour vos voyages d’affaires.

Laisser chaque voyageur se débrouiller seul et sans outils risque de frustrer tous les maillons de la chaîne dans l’entreprise. Le collaborateur qui se déplace, son manager, comme l’équipe finance ressortent gagnants avec une gestion des voyages d’affaires organisée . Voyons pourquoi.

1.1 - Le voyage d’affaires, un poste de dépenses parfois significatif

Dans beaucoup d’entreprises, notamment de services, les frais de déplacement constituent souvent le second poste de coûts après les salaires et charges sociales. Avec la reprise des voyages d’affaires, ces dépenses reviennent au premier plan des préoccupations . Les suivre, les contenir voire les réduire voilà des pratiques de bonne gestion quelle que soit la société.

1.2 - Le développement à l’international passe par une politique de déplacements

Une société qui souhaite développer sa présence commerciale à l’étranger investit sur sa force de vente et alloue un budget aux voyages d’affaires. Pour une TPE voire une PME, ce type de dépenses demande un pilotage serré. Quant à l’organisation, elle exige de la fluidité et de la simplicité. C’est d’autant plus vrai quand les équipes internes disposent de peu de temps pour gérer les voyages.

1.3 - Accompagner les voyageurs dans l’organisation du déplacement

En adoptant une structure et des stratégies adaptées aux voyages d’affaires, vous guidez les collaborateurs qui se déplacent sans tout imposer toutefois. Ils disposent de règles claires sur les dépenses qu’ils sont en droit d’engager selon la nature des frais, le lieu, le pays, etc. Ils connaissent les conditions de remboursement des avances le cas échéant. Ils bénéficient d’outils pratiques dématérialisés pour les réservations, les notes de frais voire les paiements. Vous leur laissez aussi de l’autonomie avec diverses options, ce qu’ils apprécient fortement.

1.4 - Simplifier le suivi administratif et financier des dépenses de voyage

Le fait d’organiser les voyages d’affaires dans l’entreprise ou dans le groupe apporte aussi de la fluidité et de la lisibilité pour l’équipe finance . Les solutions souvent dématérialisées permettent de tracer toutes les opérations. De la réservation à la facturation, par centre de coût, par entité voire par projet, suivez toutes les dépenses. Les reportings aident également à les comparer aux budgets alloués.

1.5 - Maîtriser les coûts et suivre les ROI des voyages d’affaires

Qu’il s’agisse de rencontrer des prospects, de visiter des clients ou de participer à des salons professionnels en France ou dans le monde, chaque déplacement contribue au développement du business. Aussi, un bon suivi des voyages d’affaires aide à disposer des dépenses détaillées. En mariant ces informations à celles de votre CRM ( customer relationship management ), vous calculez alors les KPI afin de mesurer le ROI des voyages .

Quelle que soit la taille de l’entreprise ou son activité, pour structurer la gestion des voyages d’affaires , nous recommandons de vous doter des quatre outils suivants, organisationnels, humains et informatiques.

2.1 - Définir une politique de « travel expenses » pour les voyageurs de l’entreprise

La définition de procédures écrites contribue grandement à clarifier le processus du voyage d’affaires . Spendesk vous aide à déployer une politique de déplacements professionnels avec un outil prêt à l’emploi et gratuit que vous pouvez télécharger . Il permet aussi de décrire les assurances et les conditions d’assistance aux collaborateurs en voyage. Ce guide conduit ensuite à paramétrer dans l’outil informatique retenu pour gérer les déplacements les règles et plafonds applicables selon les voyages.

2.2 - Choisir une organisation interne ou externe adaptée à vos besoins

Selon la taille des entreprises, l’ampleur des voyages d’affaires et la stratégie, un choix s’opère pour internaliser ou externaliser leur gestion. Les grandes sociétés avec beaucoup de commerciaux ou d’acheteurs à l’international disposent parfois d’un responsable de la fonction voyages . Il épaule les collaborateurs dans la préparation et la réservation. Il négocie les prix avec les hôtels, les compagnies aériennes, les agences ou prestataires.

D’autres entreprises recourent à une agence ou une plateforme de voyages en ligne . C’est important d’adopter les solutions en phase avec votre besoin et de l’expliquer dans le guide interne des déplacements professionnels.

2.3 - Adopter une application pour un pilotage dématérialisé des déplacements d’affaires

Le troisième outil à déployer pour la bonne marche des voyages d’affaires c’est une application informatique avec une gestion dématérialisée . La digitalisation des processus envahit les entreprises. Les dépenses de déplacements professionnels ne sont pas en reste. Avec ce type de logiciel accessible sur smartphone, le voyageur réalise toutes les étapes en ligne. De la réservation à l’envoi des justificatifs de dépenses, la traçabilité des opérations facilite le pilotage tant pour le salarié, le manager que la comptabilité.

2.4 - Définir le suivi analytique des coûts de déplacements professionnels

Enfin, les dépenses de voyages d’affaires exigent une imputation analytique précise . Tant pour suivre les coûts engagés comparativement au budget que pour calculer les KPI et le ROI, les centres de coûts et natures de dépenses s’imposent. Les collaborateurs qui réservent des voyages se doivent de renseigner dans l’outil les informations analytiques requises. Pour disposer de données par projet, par exemple dans le cadre de l’implémentation d’un logiciel dans les filiales étrangères, utilisez un axe analytique spécifique.

Un processus qui pilote les voyages d’affaires doit comporter toutes les étapes suivantes afin de permettre la traçabilité de toutes les dépenses par voyage . Évidemment, le déploiement de ces différentes phases s’effectue concrètement dans l’outil informatique retenu par la société.

3.1 - Planification des déplacements professionnels

Tout voyageur qui se rend chez un client, à un salon professionnel ou qui visite un bureau à l’étranger commence par planifier son déplacement . Avant d’appuyer sur le bouton « réservation », il doit disposer des données suivantes pour son voyage :

fixation des objectifs poursuivis ;

coordination des agendas des différents interlocuteurs ;

définition de l’itinéraire et des dates de voyage ;

identification des moyens de transport et d’hébergement selon la politique de l’entreprise ;

recensement des besoins de dépenses sur place et leur mode de paiement.

3.2 - Réservation des voyages d’affaires

Lorsque l’organisation du voyage est confirmée vient le temps de réserver. Le mieux c’est de laisser la liberté aux collaborateurs d’effectuer leurs propres démarches et choix parmi une offre d’options variées, en conformité avec le guide fourni par l’entreprise. Comme pour du tourisme, ils apprécient cette liberté, à condition de disposer d’outils intelligents qui leur facilitent la tâche.

3.3 - Approbation des dépenses engagées pour les déplacements professionnels

Selon la politique définie par l’entreprise, toutes les dépenses engagées ou seulement une partie requièrent une approbation. Paramétrez dans l’application le schéma de validation que vous désirez avant la confirmation définitive de la réservation. Avec un processus digitalisé, les personnes en charge de donner leur accord le cas échéant reçoivent une notification immédiatement. Veillez à maintenir un système souple, agile et transparent. Montrez aux voyageurs que vous leur faites confiance pour réserver leur voyage.

3.4 - Moyens de paiement pour un voyage professionnel

Selon le schéma de réservation utilisé pour le voyage d’affaires, le collaborateur peut avoir besoin ou pas de régler la dépense en ligne ou sur le lieu de son déplacement. Une bonne politique de travel expenses peut prévoir jusqu’aux 3 cas suivants.

a) Vous réservez auprès d’une agence de voyages, d’une compagnie aérienne, d’une chaîne d’hôtels ou d’une société de location de véhicules. Les factures fournisseurs sont adressées à l’entreprise selon les conditions et tarifs négociés par la direction des achats ou le service des frais généraux.

b) Vous réservez en ligne sur le site du fournisseur de services ou dépensez sur place par exemple pour la restauration, le taxi, le métro, etc. Vous réglez avec une carte de paiement du type « affaires » que l’entreprise met à votre disposition.

c) Vous déboursez vous-même le coût du déplacement sur le Web ou sur le lieu de votre voyage. Dans ce cas, l’ émission d’une note de frais vous permet d’obtenir le remboursement, déduction faite d’une éventuelle avance financière.

3.5 - Suivi comptable et gestion du coût des voyages

La dernière étape consiste à comptabiliser les dépenses des voyages d’affaires voire à les régler si ce n’est pas déjà réalisé avec une carte de paiement. Grâce aux outils informatiques choisis, vous avez opté pour un processus dématérialisé . La transmission des pièces comptables s’effectue par envoi de fichiers PDF ou de photos du justificatif papier.

Le service comptabilité récupère les écritures par interface automatique. Il peut tracer l’ensemble des opérations dans l’application. Les imputations analytiques facilitent le suivi du contrôle de gestion et l’ émission de tableaux de reporting .

Notre vocation c’est de faciliter la vie des collaborateurs et des équipes administratives en matière de dépenses professionnelles. La gestion des voyages d’affaires fait partie du processus global que nous proposons. Plusieurs des fonctionnalités de Spendesk répondent à ce besoin de pilotage fluide des déplacements professionnels .

4.1 - Notre métier : faciliter la vie des entreprises pour le suivi des dépenses professionnelles

Spendesk épaule les entreprises dans la gestion de leurs dépenses professionnelles. Les fonctionnalités et moyens de paiement offerts par notre application contribuent à structurer notamment le suivi des voyages d’affaires . Vous bénéficiez de tous les services réunis à un seul endroit, sur le Cloud et accessible de partout. Notes de frais ou factures fournisseurs dématérialisées, circuit d’approbation des dépenses, attribution de cartes de paiement, voilà des outils proposés par Spendesk aux voyageurs de l’entreprise.

4.2 - Les notes de frais dématérialisées avec notre application

Avec notre technologie, les notes de frais se digitalisent intégralement . Le voyageur établit en ligne sa demande de remboursement . Il prend en photo sa note de restaurant sur le lieu de son déplacement par exemple et la télécharge sur la plateforme. Elle se raccroche à la note de frais qui part chez le valideur. Puis, les personnes habilitées émettent le paiement en quelques clics.

4.3 - Les factures fournisseurs dématérialisées dans Spendesk

Spendesk gère les factures fournisseurs sur sa plateforme. Un salarié qui réserve un voyage d’affaires peut être amené à récupérer une facture en ligne . Si l’entreprise a conclu un accord-cadre avec ce fournisseur, par exemple une société de location de véhicules, le collaborateur n’a pas à payer la dépense lors de la réservation.

La pièce comptable se télécharge sur la plateforme Spendesk. Après validation de la dépense par l’approbateur défini, le fournisseur reçoit son paiement par virement à l’échéance. Tout le processus se dématérialise , de la réservation au règlement, sans oublier la précomptabilisation en vue de l’interface comptable.

4.4 - Des moyens de paiement pour les voyages d’affaires des collaborateurs

Les entreprises peuvent choisir Spendesk pour équiper les voyageurs de cartes de paiement soit virtuelles soit physiques . Les plafonds se paramètrent librement selon la politique de déplacements professionnels en vigueur. Grâce à ces outils, les salariés amenés à se déplacer gagnent en souplesse, en organisation et en temps. Ils n’ont plus à avancer la trésorerie pour l’employeur.

En outre, le suivi au fil de l’eau des transactions réalisées apporte du confort à l’utilisateur tout comme au service comptabilité . Il reste alors au salarié à communiquer les justificatifs des dépenses. Il peut ainsi les photographier ou télécharger sur la plateforme Spendesk une facture qui provient d’un site de réservation en ligne.

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Les voyages d’affaires, ça s’organise avec les bons outils et les bons processus .

Le pilotage digitalisé des dépenses professionnelles , c’est le cœur d’expertise de Spendesk. Pour structurer la gestion de vos voyages d’affaires, rien de mieux que notre plateforme. Elle accompagne les équipes tout en respectant la politique de déplacements professionnels de la société. Réservez une démo afin d’approfondir votre réflexion.

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VIDEO. Affaire de corruption : tout juste rentré d’un voyage d’affaires, Luis Rubiales convoqué devant la justice espagnole

Luis Rubiales, ancien président de la Fédération espagnole de football (RFEF), a été informé mercredi par la police qu’il était suspecté dans une enquête pour corruption et appelé à comparaître devant un tribunal.

Luis Rubiales, qui a nié toute malversation, est arrivé à l’aéroport de Madrid-Barajas à 11 h 00, en provenance de Punta Cana, en République dominicaine, où il a passé deux mois pour ce qu’il décrit comme un voyage d’affaires.

\ud83d\udea8 RUBIALES, BAJO CUSTODIA en su llegada a ESPAÑA.\ud83d\udea8 \ud83d\ude93 Ha subido a una furgoneta de la Guardia Civil minutos después de aterrizar. pic.twitter.com/5TSy5qhkzo — El Chiringuito TV (@elchiringuitotv) April 3, 2024

Depuis juin 2022, un tribunal madrilène a enquêté sur Luis Rubiales qui aurait commis un délit d’administration déloyale lorsque la RFEF a conclu un accord d’environ 120 millions d’euros avec l’entreprise Kosmos pour délocaliser la Supercoupe d’Espagne en Arabie saoudite. La firme Kosmos est détenue par l’ancien joueur de Barcelone Gerard Piqué.

Sept personnes arrêtées

Pendant que Luis Rubiales était à l’étranger, un juge espagnol a ordonné une série de perquisitions de bureaux et de propriétés dans une enquête pour des faits présumés de corruption, d’administration déloyale et de blanchiment d’argent lors de son mandat à la présidence de la RFEF.

A lire aussi : Affaire du baiser forcé : deux ans et demi de prison requis contre Luis Rubiales, ancien patron de la Fédération espagnole

La police a perquisitionné le siège de la RFEF dans la banlieue de Madrid et l’appartement de Luis Rubiales à Grenade le 20 mars, ainsi qu’un stade à Séville. Sept personnes ont été arrêtées jusqu’à présent.

Dans une interview à la chaîne de télévision espagnole La Sexta publiée ce mercredi et dont des extraits ont été diffusés, Luis Rubiales a nié avoir accepté des pots-de-vin et a déclaré que ses revenus étaient le fruit de son travail et de ses économies.

Il a également confirmé que la police espagnole avait perquisitionné lundi son logement temporaire en République dominicaine et avait saisi un téléphone portable.

En septembre, Luis Rubiales a démissionné de son poste de président de la RFEF avant d’être exclu un mois plus tard par la Fifa de toute activité liée au football pendant trois ans pour avoir embrassé sans son consentement la joueuse Jenni Hermoso sur la bouche lors des célébrations du titre mondial de l’Espagne. Luis Rubiales a soutenu qu’il s’agissait d’un acte consenti et a nié toute faute mais le parquet espagnol a requis une peine d’emprisonnement de deux ans et demi à son encontre.

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Plus de 100 statistiques sur les voyages d'affaires (certaines n'avaient jamais été publiées auparavant)

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Comment la pandémie de coronavirus a affecté les voyages d'affaires.

Les voyages d'affaires ont été durement touchés par la crise sanitaire de 2020

• La mobilité internationale a diminué de 65 ans à cause de la COVID-19, le plus petit nombre de voyages depuis l'introduction du Boeing 707 en 1958, qui a marqué le début de l'ère du jet ( McKinsey ).
• Après 10 ans de croissance prévisible, les pertes subies par les voyages d'affaires en 2020 ont été 10 fois plus importantes que celles observées après le 11 septembre et la récession de 2008 ( Global Business Travel Association ).
• On estime que l'industrie du voyage perdra 820 milliards de dollars en frais de voyage d'affaires à cause de la pandémie de coronavirus ( CNBC ).
• La réduction des dépenses liées aux voyages coûtera 162 milliards de dollars à l'économie américaine rien qu'en 2020 ( U.S. Travel Association ).
• En 2020, deux tiers des vols ont été suspendus, et 18 compagnies aériennes ont déclaré faillite ( McKinsey ).
• Alors que les voyages d'affaires avaient diminué de 90 % au plus fort de la pandémie, certaines entreprises ont vu les voyages d'affaires atteindre à nouveau environ 80 % des niveaux pré-pandémiques lorsque les restrictions ont été assouplies au cours de l'été ( McKinsey ).
• En 2020, les hôtels affichaient un taux de fréquentation de 29 % dans le monde, contre 72 % à la même période en 2019 ( McKinsey).
• En 2020, les gestionnaires de voyages ont déclaré que les dépenses annuelles de voyages ne représentaient que 5 à 15 % des totaux de l'année précédente ( McKinsey ).
• Des recherches ont révélé qu'en moyenne, il faut 5 ans pour que les services des compagnies aériennes reviennent à un niveau normal après des événements inattendus comme la pandémie ( IATA ).

N'ayez crainte, les voyages d'affaires reprennent

• Après des pertes de 52 % en 2020, les voyages d'affaires devraient générer 842 milliards de dollars de dépenses en 2021 ( GBTA ).
• 30 % des employés accepteraient un poste avec un salaire inférieur si le poste leur offrait plus de possibilités de voyager. ( Booking.com for Business ).
• 64 % des professionnels pensent que le contact direct est vital pour instaurer la confiance, et 53 % déclarent avoir plus confiance dans les situations de vente en personne qu'avec des prospecteurs en ligne ( TravelPerk ).
• 53 % des participants à l'enquête estiment que leur secteur d'activité nécessite des réunions en personne. Les équipes de RH, en particulier, estiment que les contacts directs sont cruciaux, 67 % des personnes interrogées déclarant que leur secteur se dégraderait si les réunions devaient toujours se tenir en ligne ( TravelPerk ).
• Les réunions virtuelles ne donnent pas forcément les meilleurs résultats. 60 % des employés déclarent qu'ils se préparent davantage pour les réunions en personne que pour les réunions en ligne ( TravelPerk ).
• Pour chaque dollar dépensé en voyages d'affaires, les entreprises récoltent 12,50 $ de revenus supplémentaires. ( TravelPerk ).
• Le marché des voyages d'affaires devrait se redresser et atteindre 829,5 milliards de dollars d'ici 2027 ( ReportLinker ).
• Près de 100 % des voyageurs d'affaires apprécient le temps qu'ils passent à voyager pour le travail ( NationalCar.com).
• 90 % des voyageurs d'affaires veulent continuer à partir en voyage d'affaires pendant toute la durée de leur carrière ( SavvySleeper ).
• Bien qu'il soit difficile de dire avec certitude quand les voyages d'affaires reviendront à leur niveau pré-pandémique, nous observons déjà quelques tendances intéressantes de reprise au niveau national. En Europe, les voyages intérieurs en Allemagne ont atteint leur point le plus bas en avril 2020 avec seulement 8 %. Cependant, en septembre, ce chiffre a atteint 71 % du niveau pré-pandémique ! Un phénomène similaire a été observé en Espagne, où le nombre de voyages intérieurs ne dépassait pas 1 % en avril et est passé à 45 % en septembre lorsque les restrictions ont été assouplies (données exclusives de TravelPerk).
• Les voyageurs d'affaires ont commencé à voyager au niveau national avant que les voyages internationaux ne reprennent. Les voyageurs d'affaires américains sont en tête de liste avec une reprise de 47 % en janvier 2021. Ils sont suivis par l'Espagne, avec 25 % de reprise, et l'Allemagne, avec 12 % (données exclusives de TravelPerk).
• Les voyages d'affaires intérieurs en Chine sont déjà en train de reprendre, en fait, seulement 2 % des personnes interrogées dans le cadre de ce rapport McKinsey avaient effectué un voyage d'affaires national avant mai 2020, alors que 25 % des personnes interrogées en avaient effectué un avant août de la même année.
• Selon notre propre enquête, 50 % des entreprises ont mis en place de nouvelles politiques de voyages d'affaires pour la prochaine période normale ( TravelPerk ).
• Dans une enquête réalisée en 2020, 30 % des participants pensaient que leur organisation consacrerait 30 % de leur budget annuel de voyages aux réunions avec les clients en 2021, soit une augmentation de 6 % par rapport aux dépenses de 2019. ( Statista ).
• La proportion de femmes voyageant pour affaires est en augmentation. Aux États-Unis, 47 % des voyageurs d'affaires sont maintenant des femmes ( CreditDonkey ).

Vous voyagerez légèrement différemment qu'auparavant.

• Plus de la moitié des voyageurs d'affaires interrogés ont déclaré que les restrictions de voyage les ont empêchés de réserver des billets par crainte de ne pas être remboursés. Des conditions d'annulation plus flexibles continueront d'être essentielles ( GlobalData ).
• Pouvoir contacter des prestataires pour modifier ou annuler facilement des vols (70 %)
• Avoir des accès prioritaires (69 %)
• Maintenir la distanciation sociale grâce à des sièges spacieux sur les vols (66 %).
• Vos périodes de planification de voyage seront plus courtes. Vous devrez chercher des billets et un hébergement plus près de la date de votre départ qu'auparavant. Les données de notre propre plateforme indiquent que le nombre de recherches de voyages faites moins de 6 jours avant le départ est maintenant presque égale à celui des recherches de voyages faites entre 7 et 30 jours avant le départ. Avant la pandémie de coronavirus, la grande majorité des voyages étaient recherchés et planifiés 7 à 30 jours à l'avance ( TravelPerk ).
• Les voyages en train connaîtront un essor considérable par rapport aux voyages en avion et sont les principaux acteurs de la reprise. Nos propres données montrent que 80 % des voyages intérieurs en Allemagne sont effectués en train ( TravelPerk ). En outre, près de 50 % des passagers considèrent désormais que la réduction de leurs émissions de carbone et la durabilité sont plus importantes qu'avant la COVID-19 ( GlobalData ).
• Les tarifs aériens pourraient augmenter de 54 % dans le monde post-pandémique. Cela tient à la nécessité croissante de maintenir les avions à un niveau de propreté plus élevé qu'auparavant, à la multiplication des solutions sans contact et au service 24 h/24 dans les aéroports. Les gestionnaires de voyages devront donc trouver des moyens d'optimiser leurs dépenses en matière de voyages d'affaires et considérer les économies comme un élément important de la politique de voyages de leur entreprise ( BBC ).

Le coût des voyages d'affaires

• En 2021, les États-Unis étaient en tête des dépenses mondiales en matière de voyages d'affaires avec une facture de 322,42 milliards de dollars ( Banque mondiale ).
• Le coût du voyage d'affaires américain moyen est de 1 293 $ . Alors que les voyages nationaux coûtent en moyenne 990 $ par itinéraire, pour les expéditions internationales, ce chiffre passe à 2 525 $ ( Runzheimer et Expert Market ).
• Le coût des vols intérieurs aux États-Unis augmente, les allers-retours coûtant en moyenne environ 330 $, contre 235 $ au début de 2022 ( Travel Pulse ).
• Les tarifs économiques pour les vols internationaux coûtent en moyenne 1 216 $ (Certify).
• En 2020, la répartition des dépenses pour les voyages d'affaires était la suivante : 34 % pour l'hébergement, 27 % pour les billets d'avion, 27 % pour les frais de repas et 19 % pour la location de voitures ( Travel Pulse ).
• En 2022, l'indemnité journalière recommandée par l'IRS pour les repas et autres frais annexes pour les voyageurs d'affaires américains a été fixée à 59 $, et le coût moyen de l'hébergement a été fixé à 96 $ par nuit ( Federal Pay ).

Les coûts aux États-Unis augmentent, comme en Suisse

• Dans une enquête de 2019, la ville de New York occupait la première place des villes les plus chères pour les voyages d'affaires, avec des dépenses journalières de 799 $ en moyenne. La deuxième place revient à Zurich, avec une dépense moyenne de 661 $ par jour, suivie de près par Washington DC (621 $) et Paris (617 $) ( ECA International ).
• En Asie, Hong Kong arrive en tête des villes les plus chères pour les voyageurs d'affaires, avec une dépense quotidienne moyenne de 515 $ ( ECA International ).
• Avec Paris et Reykjavik, les États-Unis et la Suisse abritent 8 des 10 villes les plus chères du monde pour les voyages d'affaires. Los Angeles, New York, Washington DC et San Francisco figurent sur la liste pour les États-Unis, tandis que Genève, Zurich, Berne et Bâle figurent sur la liste des contributions suisses ( ECA International ).
• Sans surprise, Genève a été classée en tête des destinations les plus chères pour les voyages d'affaires en Europe en 2019, d'autres villes suisses figurant également dans le top 6 ( ECA International ).

Lectures complémentaires recommandées :

Les innovateurs technologiques et les licornes voyagent différemment, outils, technologies et tendances perturbateurs.

• Le nombre de réservations Airbnb parmi les entreprises technologiques a doublé entre 2017 et 2018 (TravelPerk).
• Les voyageurs d'affaires milléniaux travaillant dans des entreprises technologiques préfèrent les hôtels qui ne font pas partie d'une chaîne et les transporteurs aériens low-cost. 85 % d'entre eux ont réservé avec des transporteurs aériens low-cost en 2018 (TravelPerk).
• 74 % des voyageurs milléniaux ont séjourné dans une propriété locative lors d'un voyage d'affaires, contre 38 % des voyageurs de la génération X et 20 % des baby-boomers. 44 % des milléniaux ont déclaré préférer séjourner dans des locations de type Airbnb lorsqu'ils voyagent pour le travail ( Hipmunk ).
• Les voyageurs du secteur technologique transgressent moins souvent les politiques de l'entreprise que ceux du secteur du conseil. En moyenne, les entreprises technologiques signalent que 13 % des itinéraires ne sont pas techniquement conformes aux politiques de voyage, contre 16 % pour les entreprises de conseil (TravelPerk).
• Les entreprises technologiques européennes utilisent des centres de voyage inhabituels : Amsterdam, Stockholm, Brighton, Lisbonne et Copenhague figurent parmi leurs principales destinations (TravelPerk).
• Lorsqu'ils sont interrogés, 98 % des gestionnaires de voyages affirment que les indicateurs les plus importants sont la conformité aux politiques, l'expérience du voyageur et les dépenses ( ACTE).

Pourquoi et comment les voyageurs d'affaires voyagent

La plupart des voyageurs d'affaires ne voyagent qu'une fois par an, principalement pour rendre visite à leurs clients.

• 30 % des voyageurs d'affaires européens volent une fois par mois. 62 % voyagent une fois par an. 5 % voyagent 21 à 40 fois par an ( Fly Aeolus ).
• 44 % des voyageurs d'affaires européens prennent l'avion pour rendre visite à un client. 32 % volent pour visiter un autre bureau d'entreprise dans une ville différente ( Fly Aeolus ).
• La nourriture est la principale dépense des voyages d'affaires. Les repas représentent 21 % des dépenses liées aux voyages d'affaires, tandis que les billets d'avion en représentent 17 % Sachant que la plupart des voyages d'affaires se font sur de courtes distances, c'est logique (Certify).
• Aux États-Unis, les voitures personnelles sont utilisées pour 81 % des déplacements professionnels ( Département du Transport des États-Unis ).
• Les voyages d'affaires en groupe sont plus fréquents que vous ne le pensez. 50 % des voyages d'affaires en Europe sont destinés à des groupes de deux personnes ou plus ( Fly Aeolus ).
• 26 % des voyageurs d'affaires européens indiquent qu'une connexion directe est le principal facteur influençant leur décision lors du choix des vols. Les autres principales considérations sont le prix (19 %), la commodité par rapport aux horaires en place (23 %) et l'emplacement de l'aéroport (20 %) ( Fly Aeolus ).

Tendances et impact sur le secteur des voyages d'affaires

Un effort est fait pour mesurer le retour sur investissement des voyages.

• Les entreprises génèrent 12,50 $ de revenus supplémentaires pour chaque dollar investi dans les voyages d'affaires ( Oxford Economics ).
• On estime que 28 % des activités actuelles seraient perdues si les voyages d'affaires étaient soudainement interrompus ( Oxford Economics ).
• Cependant, seuls 13 % des gestionnaires de voyages d'affaires mesurent activement le taux de réussite et le retour sur investissement des voyages ( ACTE ).

Les mesures de gestion des voyages doivent être améliorées

• 80 % des gestionnaires de voyages d'affaires pensent qu'un système de mesure standard aurait un impact positif sur les voyages d'affaires ( ACTE ).
• 81 % des gestionnaires de voyages mesurent les statistiques de réservation comme les réservations anticipées, l'attachement hôtelier et les problèmes de réservation ( ACTE ).
• Seuls 37 % des gestionnaires de voyages mesurent l'engagement des voyageurs (la fréquence des interactions entre les voyageurs et les TMC ou le gestionnaire de voyages interne) (ACTE ).
• 94 % des gestionnaires de voyages d'affaires comptent sur une TMC ou une agence de voyages pour le reporting ( ACTE ).
• Seuls 61 % des gestionnaires de voyages d'affaires ont recours à des enquêtes auprès des voyageurs dans le cadre de leurs mesures de gestion des voyages. Ces enquêtes peuvent aider à recueillir des données sur la satisfaction des voyageurs et le succès des voyages ( ACTE ).
• 44 gestionnaires de voyages d'affaires sur 5 pensent que l'adoption d'un système de mesures pourrait profiter à leur programme de voyages d'affaires ( ACTE ).

Les réservations faites soi-même et par téléphone mobile sont en hausse

• 59 % des voyageurs d'affaires américains réservent toujours eux-mêmes leur hôtel et 30 % réservent habituellement eux-mêmes leur hôtel ( Statista ).
• Dans une autre enquête, 69 % des voyageurs d'affaires indiquent qu'ils réservent eux-mêmes leur voyage, quel que soit le type de réservation ( Skift ).
• Alors que les réservations sur ordinateur restent la norme, 79 % des voyageurs d'affaires ont déjà réservé un voyage d'affaires sur leur appareil mobile ( LCT ).
• Les voyageurs d'affaires adorent les chats en direct. 79 % des entreprises du secteur du voyage ont constaté une augmentation de leurs revenus lorsqu'elles ont mis en place un chat en direct ( LCT ).

Satisfaction et préoccupations des voyageurs

Ce que les voyageurs veulent.

• 80 % des voyageurs d'affaires fréquents estiment qu'ils ont mérité de consacrer du temps à des activités ludiques pendant la plupart de leurs voyages d'affaires. Et heureusement, 79 % d'entre eux pensent que leur patron est d'accord avec cela ( NationalCar ).
• 86 % des voyageurs d'affaires déclarent savoir comment gérer avec succès leur vie personnelle lorsqu'ils sont loin de chez eux ( NationalCar ).
• 61 % des gestionnaires de voyages ont mis en place un système de mesure de la satisfaction des voyageurs ( ACTE ).
• 22 % des voyageurs d'affaires souhaitent que les fournisseurs de voyages se souviennent de leurs données personnelles pour plus tard ( Accenture ).
• 67 % des voyageurs souhaiteraient que les agences de voyage leur fassent des recommandations basées sur leurs préférences antérieures ( Accenture ).
• Plus de 50 % des voyageurs apprécieraient des notifications en temps réel et que les compagnies aériennes proposent automatiquement une nouvelle réservation de leurs vols. ( Association du transport aérien international ).
• Après la période de confinement, le facteur le plus important pour 70 % des voyageurs d'affaires lors de la réservation de billets d'avion est la flexibilité. Les autres variantes clés sont les mesures sanitaires à bord (63 %), les vols directs (61 %) et les protocoles d'hygiène entre les vols ( Skift Research & McKinsey ).

Ce qui préoccupe les voyageurs d'affaires

• Les retards de vol sont la principale préoccupation des voyageurs d'affaires américains. La deuxième préoccupation est de se voir assigner le siège du milieu ( Statista ).
• Les voyageurs d'affaires européens classent les éléments les plus fatigants des voyages d'affaires comme suit : 27 % disent que le temps d'attente est le plus fatigant, 25 % parlent de l'absence de vols directs, 22 % du trajet vers et depuis l'aéroport, 16 % des heures de départ matinales ou des arrivées tardives et 10 % du vol lui-même ( Fly Aeolus ).
• Quel est le meilleur moyen d'améliorer l'expérience du voyageur ? 35 % des voyageurs d'affaires européens indiquent que le fait de passer moins de temps à l'aéroport est la première chose qu'ils souhaiteraient améliorer. 23 % aimeraient passer moins de temps pour se rendre à l'aéroport. 26 % souhaitent une meilleure disponibilité des vols directs et les 16 % restants souhaitent une plus grande flexibilité de leur emploi du temps ( Fly Aeolus ).

Statistiques sur les voyages d'affaires des milléniaux

Les milléniaux sont les voyageurs d'affaires les plus fréquents.

• En moyenne, les milléniaux partent en voyage 7,4 fois par an ( Skift ).
• Les baby-boomers effectuent en moyenne 6,3 voyages par an ( Skift ).
• 75 % des voyageurs d'affaires milléniaux pensent que voyager pour le travail est un avantage ( Hilton Hotels & Reports Survey ).
• 65 % des voyageurs d'affaires milléniaux y voient un signe de statut ( Hilton Hotels & Reports Survey ).
• 34 % des employés interrogés ont révélé que c'est en voyageant pour le travail qu'ils ont les idées les plus innovantes. Lorsque l'on analyse les données des répondants âgés de 16 à 24 ans, ce chiffre passe à 53 % ( TravelPerk ).

La plupart des milléniaux sont satisfaits de leur capacité à effectuer des réservations par eux-mêmes... mais utilisent-ils des sites approuvés par l'entreprise ?

• 72 % des voyageurs d'affaires milléniaux sont satisfaits de leur capacité à réserver des voyages d'affaires sur un site tiers ( Statista ).
• Les réservations d'hôtel sont extrêmement fragmentées. 28 % des voyageurs d'affaires milléniaux réservent des hôtels directement sur le site Web d'un hôtel. 10 % réservent des hôtels via une agence de voyage en ligne comme Expedia. 7 % réservent avec un revendeur tiers comme Kayak. 14 % réservent avec un agent de voyage ( Skift ).

Les milléniaux apprécient leur temps libre et leurs loisirs pendant les voyages d'affaires

• 43 % des milléniaux ont prolongé leur voyage d'affaires à des fins de loisirs ( Statista ).
• 78 % des milléniaux ont délibérément réservé du temps personnel lors d'un voyage d'affaires ( Forbes ).
• 57 % des entreprises ont mis en place une politique pour les employés qui souhaitent prolonger leur voyage d'affaires avec des vacances ( Forbes ).
• Les hommes milléniaux sont deux fois plus enclins à penser qu'ils ne devraient pas s'amuser pendant un voyage d'affaires, 41 % contre 20 % ( NationalCar).

Statistiques sur les voyages d'affaires et les voyages de loisirs

Le « bleisure » prend du galon.

• Les voyages de bleisure ont augmenté de 20 % de 2016 à 2017 ( Forbes ).
• Plus de 40 % des voyages d'affaires sont prolongés à des fins de loisirs ( Expedia ).
• Les voyageurs de bleisure sont généralement des voyageurs d'affaires fréquents : 32 % des voyageurs de bleisure voyagent pour le travail une ou deux fois par mois ( Expedia ).
• Les voyages d'affaires pour des conférences ou des congrès sont les plus susceptibles de devenir des voyages de loisirs. 43 % des voyages pour ce type d'événements se transformeront en voyages de bleisure, tandis que 24 % des voyages pour des réunions d'équipe hors site et 9 % des voyages de vente seront des voyages de bleisure ( Expedia ).
• 84 % des voyages de bleisure de moins de trois jours se déroulent dans une seule ville, tandis que 20 % des voyages de bleisure de plus de trois jours se déroulent dans plusieurs villes ( Expedia ).
• Pourquoi les voyages d'affaires se transforment-ils en voyages de bleisure ? 66 % des voyageurs bleisure disent que c'est parce qu'ils aiment la destination et veulent l'explorer. 51 % ont déclaré transformer des voyages d'affaires en voyages de bleisure si le week-end tombe au bon moment ( Expedia ).

La proportion des dépenses liées aux voyages d'affaires par rapport aux voyages de loisirs continue de croître

• Chaque année, la proportion des dépenses liées aux voyages d'affaires augmente d'environ 0,05 %. En 2017, l'année la plus récente disponible, les voyages d'affaires ont représenté 30 % de toutes les dépenses liées aux voyages aux États-Unis ( Statista ).
• Alors que les voyageurs d'affaires ne représentent généralement que 12 % de l'ensemble des voyageurs, ils sont deux fois plus rentables pour les compagnies aériennes, car ils sont fidèles et utilisent les programmes de fidélisation, achètent des services comme de l'espace supplémentaire pour les jambes et réservent également plus de vols dans des délais plus courts ( Investopedia ).

Le voyage en première classe ne dépend pas de l'objet du voyage

• Chaque année, 19 % des voyageurs américains monteront à bord d'un vol en première classe pour leurs loisirs. Dans le même temps, 20 % des voyageurs américains prendront un vol en première classe pour un voyage d'affaires en l'espace d'un an ( Statista et Statista )

Réservations malhonnêtes

Les voyageurs d'affaires s'y conforment-ils .

• 60 % des entreprises ont mis en place une politique sur les voyages d'affaires , et 50 % des entreprises autorisent les voyageurs à réserver selon la méthode de leur choix ( Lodging ).
• Le plus souvent, les hôtels sont réservés en dehors du canal agréé 46 % des voyageurs d'affaires ont réservé des hôtels sur des sites grand public parce qu'ils ont trouvé un meilleur prix ( Lodging ).
• 52 % des employés estiment que la politique de voyages de leur entreprise s'aligne moyennement sur la culture générale de l'entreprise ( Medium, 2017 ).
• Seuls 69 % des voyageurs d'affaires estiment pouvoir se conformer aux politiques de voyages d'affaires de leur organisation ( Lola.com , 2019 ).
• L'utilisation d'un outil de gestion des voyages peut contribuer à améliorer le respect des politiques de voyages d'entreprise. Une solution de réservation avancée peut aider les organisations à faire passer leur conformité à 100 % grâce à de puissants systèmes d'automatisation.

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