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Employee journey map: Qué es y cómo diseñarlo

La vida laboral es todo un viaje, por eso hoy vamos a hablar del employee journey map y cómo darle seguimiento para tener un mejor entendimiento del recorrido de nuestra fuerza de trabajo.

Para entender mejor a tus empleados, debes crear mapas detallados de su recorrido y organizar las actividades en torno a sus pasos importantes. Esto te permitirá planificar el desarrollo de tus empleados y asegurarte de alcanzar tus KPIs relacionados con la retención de empleados , la productividad y más. 

¿Qué es el employee journey map?

El employee journey map o mapa del recorrido del empleado es la representación de la experiencia del trabajador, que ayuda a comprender los pasos importantes a lo largo de toda su vida con la compañía.

La trayectoria del empleado incluye todo el tiempo que tu empleado ha pasado en tu empresa. Abarca todos los acontecimientos, eventos y puntos de contacto importantes en la trayectoria profesional de tus empleados dentro de la organización.  

Se puede argumentar que el trayecto del empleado incluye los puntos de contacto de los empleados con tu empresa incluso cuando sólo son candidatos. Sin embargo, la mayoría considera que la duración exacta del customer journey map es desde el momento de la contratación hasta el momento de la salida de los empleados de la empresa. 

El recorrido está estrechamente relacionado con la experiencia del empleado , por lo que llevar un seguimiento del recorrido es un paso importante para mejorar la experiencia de estos.

Ventajas del employee journey map

Entender el viaje del empleado es crucial para lograr su éxito, por eso se convirtió en un tema importante para los equipos de Recursos Humanos , pues demostró ser un método útil para aumentar la satisfacción y la lealtad de los empleados, ya que proporciona una mejor comprensión de sus necesidades en diferentes momentos. 

Al comprender el viaje del empleado podrás: 

Mejor experiencia del empleado 

Un employee journey map te permite comprender mejor lo que tus empleados encuentran durante los diferentes puntos de su carrera. Te ayuda a planificar mejor las actividades relacionadas con la incorporación, el desarrollo, la retroalimentación de los empleados y más. 

En otras palabras, te ayuda a ser más consciente de las diferentes operaciones que deben tener lugar según las trayectorias individuales de tus empleados.  

Mejora de la satisfacción de los empleados 

La creación de un employee journey map también te permite planificar la mejora del employee experience de múltiples maneras, mejorando así la satisfacción de los empleados. 

Recuerda que los empleados que sienten que sus empleadores les tratan con respeto están más satisfechos con su trabajo. 

Al trazar el recorrido de los empleados y mejorar su experiencia, te aseguras de que tus empleados se sientan respetados,además, ganarás su fidelidad. 

Disminución de la rotación de empleados 

Cuando tus empleados están satisfechos con su trabajo, hay menos razones para que renuncien y dejen tu empresa. Una formación deficiente puede provocar que abandonen la empresa, mientras que la mayoría se quedaría más tiempo si inviertes en sus carreras. 

Por suerte, un employee journey map te ayuda a determinar cuándo y qué formación debes proporcionar a los empleados y a planificar su desarrollo. El resultado es la disminución de la rotación de personal , pero también el crecimiento de tu empresa. 

Aumento del compromiso de los empleados 

Uno de los pasos básicos para aumentar el compromiso de los empleados es planificar cómo estimularlo. 

Al entender el viaje de tus empleados, tienes una gran oportunidad de detectar y corregir todas las deficiencias en su experiencia Además, puedes planificar diferentes actividades de compromiso en distintos momentos y hacer un seguimiento del éxito de sus iniciativas a lo largo del camino. 

Conoce cómo aplicar encuestas de compromiso de empleados y encontrar información valiosa para tus estrategias de engagement.

Cultura empresarial positiva 

Cuando todo el mundo en la empresa tiene sus planes de carrera elaborados, se conocen las expectativas, se producen mejores relaciones entre los empleados y una cultura de empresa saludable

Una cultura de trabajo definida es importante para el éxito de la empresa, por lo que es vital trazar el recorrido de los empleados y crear condiciones en las que pueda florecer una cultura positiva. 

Te compartimos 15 preguntas para conocer la cultura empresarial

Etapas del employee journey map

Hay varias etapas por las que todo empleado pasa, como la contratación, el comienzo del empleo y la jubilación o la renuncia. Sin embargo, cada empresa es diferente, depende de ti reconocer y crear puntos de contacto del viaje del empleado que te ayuden a brindarles la mejor experiencia y a mantenerlos trabajando en tu organización. 

Aquí están todas las etapas propuestas del viaje del empleado que debes incluir en tu employee journey map:

1. Reclutamiento 

El primer contacto que tu empleado tendrá con tu empresa se produce durante la contratación. Por lo tanto, debes planificar cuidadosamente esta etapa del viaje del empleado para ofrecer a tus futuros trabajadores la mejor experiencia como candidatos. 

Piensa en los canales para atraer a tu candidato, prepara una descripción detallada del puesto y facilita el proceso. A continuación, mantén el contacto y haz que tus candidatos sepan cómo están durante el proceso de contratación. 

Conoce cómo hacer una encuesta de reclutamiento y selección de personal .

2. Incorporación 

¿Sabías que un proceso de incorporación sólido mejora la productividad ? Debes asegurarte de que tus nuevos empleados no se sientan perdidos durante sus primeros días, semanas o meses de trabajo. 

Por lo tanto, asegúrate de proporcionarles un plan de tareas a realizar. Además, explica la jerarquía, presenta a tus nuevos empleados con sus superiores y asegúrate de que todos entiendan lo que se espera de ellos.

Aquí los pasos para un proceso de onboarding exitoso.

Dependiendo del estilo de gestión de tus gerentes, éstos establecerán diferentes relaciones con sus empleados. Por lo tanto, colabora con ellos para explicar la importancia del onboarding y asegúrate de que este paso del viaje de tus empleados se desarrolle sin problemas. 

3. Desarrollo de los empleados 

La formación y el desarrollo están entre las políticas más importantes de una empresa. Por lo tanto, debes incluir la planificación de la formación, el aprendizaje y el desarrollo de los empleados en tu employee journey map. 

Además, facilitar el desarrollo de los empleados te permitirá aumentar tu experiencia y, a su vez, garantizar el éxito empresarial de tu organización. Entre la contratación y la jubilación, este podría ser el paso más importante del viaje del empleado. 

4. Compensación y beneficios 

No sólo es importante ofrecer una remuneración justa y beneficios competitivos a los empleados cuando se les contrata, sino que también es vital actualizar las condiciones a medida que el empleado crece y se desarrolla. 

Las últimas tendencias en beneficios para empleados acentúan el equilibrio entre la vida laboral y personal y otros. Asegúrate de revisar estos beneficios a medida que tus empleados se desarrollan y se encuentran con diferentes situaciones en su vida privada, como el nacimiento de sus hijos, cuando las licencias parentales serán un beneficio importante para ofrecer. 

5. Compromiso y comunicación continua con los empleados 

Los esfuerzos de compromiso deben ser continuos y persistir a lo largo del recorrido del empleado. La productividad se ve recompensada: los equipos altamente comprometidos muestran más rentabilidad. 

Un aspecto importante del employee journey map es también la comunicación con ellos. Tienes que diseñar cuidadosamente tu estrategia de comunicación interna y saber cuándo y cómo comunicar a tus empleados.  

Aprende cómo realizar un plan de comunicación organizacional .

6. Reconocimiento de los empleados 

El reconocimiento de los empleados es una de las formas más eficaces de aumentar la retención de los empleados, mantener su productividad y mejorar su satisfacción. Aunque el reconocimiento suele estar ligado a momentos significativos como los aniversarios de los empleados, se recomienda reconocerlos al mostrar un comportamiento positivo.

Al incluir el reconocimiento laboral dentro de tu employee journey map garantizamos una experiencia positiva para los empleados.

7. Comentarios de los empleados 

Otra actividad que debería implementarse es el feedback del empleado , pues ellos lo que buscan es tener una idea de su rendimiento. 

El feedback es algo más que su frecuencia: debe practicarse de forma descendente y también entre pares, y debe prevalecer el feedback positivo. 

Conoce qué es el feedback 360 grados y cómo obtenerlo para transformar la cultura de tu organización

8. Promoción de empleados 

Si inviertes tiempo y recursos en el desarrollo de tus empleados, éstos avanzarán en sus carreras y conseguirán ascensos durante su trayectoria. No sólo tienes que incluir este importante paso en tu employee journey map, sino que también tienes que fomentarlo. 

No pierdas la oportunidad de reconocer el mérito cuando es debido y promuévelos desde dentro. Es una de las mejores maneras de mantener alta la retención de los empleados y de que tus inversiones en el desarrollo de los mismos den frutos. 

9. Eventos personales 

Como se ha mencionado anteriormente, debes tener en cuenta los acontecimientos personales de tus empleados en su trayectoria. Por ejemplo, acontecimientos como la llegada de un hijo a la familia también cambiarán la dinámica del lugar de trabajo de una persona. Por lo tanto, debes adaptar tus prestaciones a la situación personal actual de tus empleados. 

Otras situaciones privadas que pueden afectar a la vida laboral de tus empleados son la enfermedad, el traslado a otro lugar u otros. Asegúrate de tener preparados escenarios para estas situaciones incluidos en tu employee journey map. 

10. Salida de la empresa 

Ya sea por jubilación, dimisión o despido, un empleado acabará dejando la empresa y debes tenerlo en cuenta. Dado que es una parte inevitable del viaje del empleado, debes ponerlo en tu mapa y planificar los eventos en torno a él. 

Si un empleado renuncia a la empresa, asegúrate de realizar una entrevista de salida y averigua cuáles fueron las causas. Además, asegúrate de que se marche en términos decentes y mantén las puertas abiertas para que tus ex empleados vuelvan a la empresa. 

Cómo crear un employee journey map

¿Por dónde deberías empezar a crear un mapa del recorrido del empleado? ¿Cómo puedes asegurarte de que se adapte a todos los miembros de tu diversa plantilla? 

Aquí los pasos para ofrecerle a tus empleados una gran experiencia desde el principio hasta el final de su estancia en tu organización: 

1. Segmenta tu plantilla 

Piensa en cómo difiere el recorrido de tus empleados entre los distintos departamentos: desde la contratación para cada uno de los puestos el recorrido es muy diferente. 

Pensar en cómo son los distintos recorridos de los empleados te ayuda a prepararte para crear múltiples employee journey maps. 

2. Crea múltiples mapas de viaje del empleado 

No tienes que crear necesariamente tantos mapas de recorrido de los empleados como puedas, sino ser inclusivo y permitir submapas o variaciones más pequeñas dentro de los mapas. No sólo debes tener en cuenta las profesiones de tus empleados, sino también su edad. A saber, los esfuerzos de compromiso de tus empleados y las oportunidades de desarrollo que ofrezcas serán valorados de manera diferente.

3. Encuesta a tus empleados 

Averigua qué piensan tus empleados basándote en su propia experiencia. Realiza encuestas para empleados de manera periódica y comprueba qué es lo que encuentran bueno en sus esfuerzos actuales, y cuáles han fallado. 

Utiliza sus respuestas para saber cómo ajustar tu employee journey map para que se comprometan más. 

4. Revisar en función de los comentarios 

Las encuestas pueden proporcionar datos acumulativos, pero pedir comentarios cualitativos también te ayuda a mejorar tu mapa de viaje de los empleados. Sin embargo, lo más importante de pedir opiniones es actuar en función de ellas. 

Comprueba si tus empleados encontraron útil la formación que organizaste o si tuvieron toda la asistencia necesaria durante el onboarding, y cambia tus actividades según el feedback. 

Conoce más de la importancia de la retroalimentación laboral .

5. Mide el éxito de tus empleados

Es importante medir los datos relevantes para hacer un seguimiento de tus KPI y del éxito de los esfuerzos del employee journey map. Por lo tanto, debes establecer tus propios parámetros para medir el éxito de su incorporación, reconocimiento, desarrollo y más. 

El employee journey map es fundamental para entender cómo tus empleados están experimentando su viaje dentro de tu empresa. Con esa información, puede tomar medidas para mejorar la experiencia, transformando así tu organización desde la base. 

Empieza a trabajar en el tuyo, comienza hablando con los empleados, identificando sus valores y los pasos que siguen dentro de tu organización, así podrás obtener algunas ideas de cómo empezar a trazar e integrarlo.

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¿Qué es un Employee Journey Map y cómo diseñarlo?

Poner al empleado en el centro es una de las estrategias de mayor éxito en los Recursos Humanos. Al igual que las acciones de marketing en las que todo pasa por mejorar la experiencia de usuario, pensar en la satisfacción de los trabajadores es el punto clave para retener el talento y mejorar los objetivos empresariales. Por todos es sabido que un empleado motivado es uno de los principales valores de una compañía. Para lograrlo, conviene que los departamentos de Recursos Humanos centren sus esfuerzos en cuidar y conservar a sus trabajadores . En este sentido, desarrollar un Employee Journey Map eficaz ayuda a conseguirlo.

¿Qué es un Employee Journey Map?

El Employee Journey Map, o mapa de experiencia de empleado, analiza la trayectoria de un trabajador en una determinada empresa con la finalidad de que sus aspiraciones estén alineadas con la cultura corporativa. Para realizar este estudio, se tienen en cuenta las experiencias pasadas, las que está viviendo actualmente y las perspectivas de crecimiento en el futuro. Esta herramienta es muy útil para el departamento de Recursos Humanos, ya que permite mejorar la experiencia de los empleados independientemente del momento laboral en el que se encuentren dentro de la empresa.

Ventajas de diseñar un Employee Journey Map

Cuando se desarrolla un mapa de experiencia de empleado y se implanta de la forma adecuada, se obtienen grandes beneficios como:

• Menor rotación de los trabajadores.
• Mayor satisfacción de los empleados.
• Mejor conocimiento de los recursos humanos de la empresa.
• Mejora del employer branding y del sentimiento de pertenencia.

Fases del Employee Journey Map

Las fases del Employee Journey Map reflejan las etapas por las que pasa un empleado cuando entra a formar parte de una compañía y son los principales puntos en los que se debe trabajar para conseguir que los miembros de la plantilla se sientan cómodos a lo largo del proceso.

• Reclutamiento
• Crecimiento
• Consolidación 

1. Reclutamiento

El primer contacto entre el trabajador y la empresa condiciona la percepción que tendrá de ella durante un largo periodo de tiempo. Para conseguir que los candidatos se sientan cómodos durante el proceso conviene prestar atención a los siguientes aspectos:

• Las ofertas de empleo deben ser lo más detalladas posible y ofrecer, además de datos específicos sobre el puesto de trabajo, información relevante sobre la empresa.
• Informar desde el primer momento sobre las fases del proceso de selección y los tiempos aproximados en los que se desarrollará evita malentendidos y genera confianza.
• Conviene cuidar las comunicaciones con los candidatos , especialmente con aquellos que no superen el proceso. Todos los aspirantes deben sentir que se les ha tenido en cuenta y que se ha dedicado tiempo a valorar su candidatura.

Solicitar feedback sobre el proceso ofrece información útil para mejorarlo.

2. Onboarding

Las sensaciones que una persona tiene durante su primer día se recuerdan durante mucho tiempo, por lo que el onboarding es uno de los aspectos fundamentales del Employee Journey Map. Para que sea un éxito, tanto el recibimiento como el puesto de trabajo y los equipos necesarios deben estar preparados con antelación . Durante la primera jornada no deben faltar las presentaciones a todo el equipo y un kit de bienvenida con toda la información necesaria para dar los primeros pasos en la empresa. En los días posteriores, es recomendable ofrecer formación general sobre la compañía y específica sobre el puesto de trabajo, así como realizar un seguimiento en el que una o varias personas del equipo estén pendientes de la evolución y la integración del nuevo trabajador.  Este proceso a día de hoy se ha visto facilitado gracias a la digitalización y los avances tecnológicos y dar la bienvenida online a un nuevo miembro de la empresa de manera eficiente es posible. No te pierdas estas claves para hacer un proceso de onboarding digital exitoso .

3. Crecimiento

Se calcula que los empleados tardan entre tres y seis meses en estar completamente adaptados a una nueva empresa. Por lo tanto, conviene esperar a que pase este tiempo antes de comenzar con acciones que afiancen la relación entre el trabajador y la empresa. Algunas de las actividades que tener en cuenta son:

• Cursos de formación.
• Encuentros de team building.
• Crear un plan de carrera y fijar objetivos.
• Ofrecer oportunidades de promoción.
• Escuchar opiniones y propuestas de mejora.

4. Consolidación

Muchas empresas caen en el error de olvidar a los empleados que llevan más tiempo trabajando en ella. En una época en la que es habitual cambiar de empleo, resulta fundamental prestar atención a aquellos miembros de la plantilla que llevan varios años en la compañía. Para que se sientan valorados como el activo que son se pueden ofrecer beneficios sociales, permitir un sistema de trabajo flexible, actualizar el plan de carrera, realizar una encuesta de satisfacción y, nuevamente, tener en cuenta sus opiniones.

Cuando un trabajador se marcha, la empresa debe cuidar la despedida. La comunicación resulta fundamental en estos casos y permite recibir un feedback que ayude a mejorar ciertos aspectos de su funcionamiento.

¿Cómo hacer un Employee Journey Map en Recursos Humanos?

Para que el resultado del Employee Journey Map sea satisfactorio el departamento de Recursos Humanos debe invertir tiempo en meditar cómo llevarlo a cabo y desarrollarlo con calma. Es una inversión de futuro ya que, cuando esté terminado, ofrecerá grandes beneficios tanto a la empresa como a los trabajadores. Es recomendable que compañías que abordan esta tarea por primera vez sigan 5 pasos fundamentales : 1. Agrupar a los empleados 2. Definir el cambio 3. Alinear los equipos 4. Realizar mejoras 5. Analizar los resultados

1. Agrupar a los empleados

Como es prácticamente imposible generar un mapa de experiencia para cada empleado de forma individual, la mejor forma de personalizarlo al máximo es agrupar aquellos trabajadores similares . Para hacer esta segmentación se pueden utilizar aspectos como el puesto de trabajo, los estudios, la localidad en la que residen, el departamento al que pertenecen, las perspectivas de futuro o la situación personal. Las encuestas previas ayudan a obtener más información sobre los miembros de la plantilla.

2. Definir el camino

Una vez definido cada grupo de empleados y sus particularidades, comienza el proceso de creación de un Employee Journey Map para cada uno de ellos en el que la forma de actuar de la empresa en cada fase (reclutamiento, onboarding, crecimiento, consolidación y salida) se debe adaptar a sus necesidades específicas .  El tipo de formación, las acciones de team building y los beneficios estarán condicionados por las características de cada grupo.

3. Alinear a los equipos

Todos los departamentos de la empresa intervienen en el mapa de experiencia de los empleados. Por este motivo, se deben establecer unas normas para que actúen en la misma dirección y utilicen los mismos estándares para medir los resultados . Esta es la mejor forma de poder sacar conclusiones y obtener buenos resultados sin necesidad de invertir mucho tiempo en unificar criterios.

4. Realizar mejoras

Según se implanten los diferentes Employee Journey Maps y se obtenga feedback de los trabajadores se podrán mejorar aquellos aspectos que no estén funcionando de la forma esperada . Cada experiencia es una oportunidad de mejora que no se debe pasar por alto.

5. Analizar los resultados

Todas las acciones que se lleven a cabo en cada fase del camino deben estar asociadas a unos objetivos que puedan medirse para analizar los resultados . Recopilar los datos de cada empleado para conocer en qué fase se encuentra, cuáles son sus necesidades o qué opiniones tiene puede requerir un tiempo excesivo si no se cuenta con la ayuda de un software de gestión de RRHH . Las herramientas de gestión del talento procesan datos de forma automática y realizan informes para facilitar la toma de decisiones, además de almacenar toda la información relativa a los empleados en una única fuente a la que puede acceder toda la plantilla.

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Qué es el employee journey map y 4 ejemplos prácticos

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• Septiembre 2022
• Fecha de publicación

_ESIC Business & Marketing School

ESIC Business & Marketing School.

Se conoce también como el mapa del recorrido del empleado y consiste en una representación de la experiencia del trabajador, una especie de guía que muestra los diferentes pasos que ha vivido durante su trayectoria profesional. Esta trayectoria se inicia desde el momento en que el empleado es solo un candidato al puesto, aunque no todos los employee journey maps lo consideran así. Lo habitual es que ese «viaje» arranque en el momento de la contratación y dure hasta que se ponga punto final a la relación contractual. Lo que sí se repite en todas ellas son los acontecimientos, los eventos y los momentos importantes que los empleados viven a lo largo de su trayectoria profesional.

De algún modo, se trata de la experiencia del empleado dentro de una empresa, como si de un diario se tratara, por lo que el seguimiento del recorrido es necesario y obligatorio para mejorar precisamente esa experiencia.

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Con la configuración de ese mapa, que funciona como un diario del empleado, las empresas y dentro de ellas los responsables de recursos humanos pueden entender mejor los roles, reorganizar los recursos e identificar los momentos marcados en rojo en una vida laboral. Incluso se puede llegar a conocer los estados emocionales de cada empleado dentro de la empresa. En definitiva, se trata de una herramienta para reforzar la empatía dentro de la organización.

BENEFICIOS DEL EMPLOYEE JOURNEY MAP

El employee journey map permite identificar y conocer los momentos destacados de la vida laboral de tus empleados, esos momentos que dejan huella en cada trabajador y que tejen los lazos de compromiso, aumentan la productividad o ahondan en el desgaste. Con esos datos se mejora la experiencia del trabajador y se pueden diseñar mejores respuestas para afrontarlos. Pero ese es solo uno de sus beneficios. A continuación te mostramos algunos de los más destacados:

    •    Poner el foco en los empleados y centrar las acciones en ellos.     •    Dejar claros los roles dentro de la empresa.     •    Diferenciar los momentos realmente importantes de la experiencia del empleado.     •    Identificar oportunidades que fomenten la equidad y la igualdad de oportunidades.     •    Invertir en recursos e iniciativas que pongan en valor al empleado.     •    Erradicar las malas experiencias de manera rápida y eficaz.

4 EJEMPLOS PRÁCTICOS

Ahora que ya sabes lo que es un employee journey map y conoces algunos de sus beneficios, nos vamos a adentrar en 4 ejemplos prácticos para poder entenderlo más en profundidad:

    •    Employee journey map clásico     •    Factorial - Creando comunidades a través del employee journey map     •    Cinesa - Enchufarte a la felicidad     •    Ulabox - Todo se cuece en la cocina

El siguiente paso se produce en los días posteriores a la contratación. Para facilitar la aclimatación y la adaptación al nuevo puesto de trabajo, es recomendable que un trabajador experto acompañe al nuevo empleado y le explique los primeros pasos. Esto redundará en un mayor compromiso e ilusión por parte del empleado. Un kit de bienvenida es otro buen ejemplo.

A medida que la relación con la empresa avance, hay que estar presente en el desarrollo personal y profesional del empleado, fomentando un aprendizaje constante o facilitando la conciliación laboral. En última instancia, también hay que cuidar la comunicación y el trato cuando el trabajador se convierte en exempleado.

Factorial - Creando comunidades a través del employee journey map

Es una empresa que se dedica a implementar este tipo de servicios dentro de otras organizaciones y trabaja desarrollando planes y mapas para que los empleados sean más felices y no tengan el deseo de cambiarse de empresa. En Factorial entienden que cuidando la experiencia del empleado mejorarán la experiencia del cliente y ambos estarán más satisfechos. Esta empresa defiende que cuando se genera una buena experiencia de empleado, también se está creando una pequeña comunidad que está más predispuesta a ayudarse y trabajar por el bien común.

Cinesa - Enchufarte a la felicidad

Un claro ejemplo del buen uso del employee journey map, lo encontramos en Cinesa. Lo que potencian entre sus empleados es la felicidad y la satisfacción de sus trabajadores. Esa experiencia del empleado se basa en su caso en la pasión por el cine y la diversión en él. Defienden que, si son una empresa de ocio, los primeros que se lo tienen que pasar bien son sus empleados.

Ulabox - Todo se cuece en la cocina

Están dedicados al reparto de productos de alimentación y basan su experiencia del empleado en espacios abiertos para debatir las mejoras que van a incorporar. La cocina de la empresa es el lugar donde se reúnen siempre e incitan a sus empleados a que no tengan la agenda llena para estar disponibles para el resto de sus compañeros.

Os recomendamos que no dejéis de actualizaros en las últimas tendencias y adquiráis los conocimientos adecuados sobre el employee jouney map. Os invito a que miréis detenidamente el Máster en Dirección de Personas y Gestión de Recursos Humanos .

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Blog peoplenext, ¿qué es el employee journey map y cómo lo puedes aplicar en tu empresa.

Escrito por Oscar Pérez on Mar 23, 2021 9:58:42 AM

¿Estás buscando formas de acercarte más a tus empleados? Cierra las brechas en la experiencia de tus empleados mapeando su recorrido en la empresa.

Para dominar la experiencia de los empleados, debes escuchar a tu gente en cada etapa de su viaje en la empresa . Para hacerlo, primero debes mapear ese viaje, un ejercicio fácil, útil e impactante que revela oportunidades de mejora y optimización. 

Esto es lo que conocemos como el Employee Journey Map y a continuación, te enseñamos qué es y cómo lo puedes aplicar en tu empresa. 

¿Qué es el viaje del empleado o Employee journey?

Desde el momento en el que un profesional mira en la web tus ofertas de trabajo hasta el momento en el que deja tu empresa, todo lo que el empleado aprende, hace, ve y siente es el viaje del empleado. 

El recorrido del profesional dentro de tu empresa es un marco que se utiliza para comprender la suma de todas las experiencias durante su tiempo dentro de la misma y el departamento de RRHH lo utiliza para comprender y mejorar la experiencia del empleado.

Estos grandes y pequeños momentos contribuyen a la experiencia de tus empleados y presentan oportunidades para sintonizar con sus experiencias, ser más equitativos y cerrar las brechas que existen entre ellos. 

Entonces, ¿qué es el Employee Journey Map? 

Un Employee Journey Map es la representación del recorrido de un empleado dentro de la empresa desde el momento en el que son reclutados hasta que abandonan su puesto de trabajo. Este “mapa” permite a las empresas, y en especial a los encargados de recursos humanos, priorizar los recursos, aclarar roles e identificar momentos críticos que importan al tener una imagen clara de los diversos pasos y estados emocionales que experimenta cada colaborador dentro de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios del Employee Journey Map?

Cada vez más organizaciones buscan capturar comentarios e ideas en cada etapa del viaje de los empleados. Hacer el Employee Journey Map permite comprender los momentos que más importan, cómo esos momentos impactan en la experiencia de cada colaborador y qué hacer en cada etapa para tener un impacto positivo en métricas como el compromiso, el desgaste y la productividad.

Un beneficio clave del Employee Journey Map es utilizar los conocimientos del proceso de mapeo para diseñar y ejecutar mejores experiencias en todo momento. Algunos otros beneficios claves son:

• Alinear la organización con una visión común de la experiencia real del empleado.
• Enfocar el programa de experiencia del empleado en los momentos más importantes.
• Facilitar el pensamiento y las acciones centradas en los empleados.
• Priorizar los recursos disponibles en aquellas iniciativas que realmente valoran los empleados.
• Aclarar los roles críticos dentro de la empresa y los momentos que más importan.
• Identificar oportunidades para fomentar la equidad y la inclusión.
• Solucionar las malas experiencias de forma eficaz.

¿Cuáles son las etapas del Employee Journey Map?

Cada empleado pasa por una serie de etapas desde el día en que solicita un trabajo hasta el día en que se va. Este viaje puede resumirse en cinco etapas:

Etapa #1: Reclutamiento

La primera etapa incluye todos los pasos que conducen a la contratación del empleado que incluye consideraciones como: cuánto tiempo lleva contratar, cuánto cuesta contratar, cuál es la tasa de aceptación de la oferta y la calidad de la contratación. 

Etapa #2: Incorporación / Onboarding

La etapa de incorporación incluye todas esas actividades en las que el empleado se pone al día para aprender y estar al día en su nuevo trabajo. La mayoría de los nuevos empleados necesitan este tiempo para ponerse al día y ser productivos en su trabajo y cuando este proceso de de incorporación se gestiona eficazmente, genera un entusiasmo inicial y crea una conexión más significativa y a largo plazo con la empresa. 

Etapa #3: Desarrollo

A medida que el empleado se desarrolla dentro de su función, es necesario cuantificar su productividad, su capacidad para trabajar en equipo y sus aspiraciones de ascenso. En la etapa de desarrollo es necesario ofrecerles la oportunidad de ampliar sus conjuntos de habilidades, un diferenciador cada vez más importante para muchos empleados que buscan tener una "carrera de cartera" que consta de muchas experiencias diferentes.

Etapa # 4: Retención

En esta etapa los empleados ahora están completamente integrados en la organización. Entonces, el desafío es mantenerlos funcionando, desarrollándose y contribuyendo al éxito de la empresa. Además, para asegurarse de que estén inspirados y conectados con la visión central de la empresa es importante utilizar herramientas para retener el talento como: 

Etapa # 5: Salida del empleado

Un empleado puede abandonar la empresa por muchas razones: jubilación, cambio de trabajo o un cambio de vida.  Cada empleado dejará tu empresa en algún momento, y descubrir por qué es una oportunidad para mejorar y desarrollar la experiencia del empleado para los empleados actuales y futuros. 

Aquellos que se van pueden ser más sinceros acerca de por qué lo hacen, ya que pueden sentir que no tienen nada que perder si son brutalmente honestos y por esta razón es que esta etapa es una de las más importantes.

¿Cómo puedes aplicar el Employee Journey Map en tu empresa?

De acuerdo con Gallup, el 70% de los estadounidenses no se sienten comprometidos con su trabajo, situación que se repite en la mayoría de las empresas en todo el mundo. ¿Pero cómo se puede cambiar esta situación?

Una de las respuestas pueden ser los Employee Journey Maps, o mapas del empleado, una técnica que surge a partir del Customer Journey Map, una herramienta de Design Thinking que consiste en elaborar una descripción detallada acerca de las fases de compra del consumidor para conocer la experiencia del cliente. 

A continuación, te enseñamos cómo comenzar a crea el Employee Journey Map de tus  empleados:

• Segmenta a tus empleados

Es recomendable que los empleados sean segmentado de acuerdo a su rol, en lugar de datos demográficos como la edad y el género. Es probable que, por ejemplo, un ingeniero no tenga la misma experiencia que  alguien del equipo de marketing o servicio al cliente. 

• Establece el viaje para cada colaborador

Ahora que conoces en qué grupo o segmento se encuentra cada trabajador es momento de comenzar a trazar las interacciones que cada uno tiene con la organización desde su primer contacto hasta que finalmente marchan. 

Necesitas traer un equipo multifuncional para que participe en esto, ya que es probable que diferentes equipos y departamentos tengan diferentes interacciones en el camino. 

• Mapear los comentarios y las perspectivas al recorrido del empleado

Para comprender verdaderamente el impacto de cada interacción en la experiencia de los empleados, debes poder asignar los comentarios a cada etapa del ciclo de vida. Por lo tanto, para cada persona, asegúrate de que exista un mecanismo de retroalimentación adjunto a cada etapa del viaje que los encuentre donde se encuentren y les brinde la oportunidad de dar retroalimentación en el momento.

• Medir las diferentes etapas del recorrido del empleado

Para vincular los conocimientos a lo largo del viaje (reclutamiento, capacitación o incorporación), debes asegurarte de que todos los involucrados estén de acuerdo en un enfoque coherente para la medición, ya sea utilizando una métrica simple como el NPS con preguntas de seguimiento de texto abierto o un conjunto de escala Likert de 5 puntos.

La clave es apoyarte en un conjunto de métricas centrales que sean consistentes en muchas de sus medidas. Las encuestas de salida y de incorporación aún pueden tener preguntas personalizadas únicas para esos procesos, pero tener un conjunto consistente de elementos en cada medición le permite observar las conexiones para ver cómo la experiencia en un punto de contacto impacta en el otro.

• Utiliza la automatización para gestionar los comentarios a gran escala

Asegúrate de integrar tu programa de experiencia de empleado con tu software de evaluación de desempeño y configurar activadores para enviar automáticamente una solicitud de comentarios cuando un empleado alcance un determinado hito, como por ejemplo, un curso de capacitación, un ascenso o cualquier otro momento importante en el viaje del empleado.

• Aplicar encuestas de compromiso

Enfocarse en el ciclo de vida del empleado no significa renunciar por completo a la encuesta de compromiso. De hecho, esta encuesta podría convertirse en la piedra angular para tener una visión más profunda del estado y experiencia de cada empleado y saber si las iniciativas desarrolladas están impactando de manera positiva o negativamente.

¿Preparado para mejorar la experiencia de tu gente con la ayuda del Employee Journey Map?

El software sistema de evaluación de desempeño de SAP® SuccessFactors cuenta con la plataforma necesaria para automatizar el viaje del empleado e impulsar a tu fuerza de trabajo y a los resultados comerciales de tu empresa al mismo tiempo que se responden a los desafíos de talento de hoy día.

Con este sistema de evaluación de desempeño , tu fuerza laboral podrá tener la oportunidad de desarrollarse en un ambiente culturalmente diverso, móvil y capaz de satisfacer sus necesidades, proveerle capacitación, desarrollo e incentivos.

SAP® SuccessFactors es el software de evaluación de desempeño más completo e ideal para que tu empresa pueda crecer y desarrollarse de la mano de sus colaboradores. Únete a las miles empresas que han logrado administrar y controlar efectivamente todas las transacciones del departamento de recursos humanos con ayuda de esta tecnología

Oscar Pérez | Director General PeopleNext |  SuccessFactors México   .

Topics: experiencia del empleado , SAP SuccessFactors , Sistema de Evaluación de Desempeño

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• 13 nov 2023
• 9 Min. de lectura

¿Qué es el employee journey map y cómo crearlo?

En la actualidad las empresas tienen a su disposición una cantidad tan diversa de herramientas para gestionar talento, que puede ser difícil identificar cuáles son las imprescindibles. Hoy venimos a darte certezas: el employee journey map  es una de ellas. 

Pero ¿qué es el employee journey map?  ¿Por qué es un recurso tan relevante en la gestión de personas? ¿Cuáles son los pasos que debes dar para crear uno en tu compañía? Descubre las respuestas a estas preguntas a continuación. 

¿Qué es el employee journey map?

Employee journey map en español  significa mapa de viaje del empleado , también conocido como mapa del recorrido del empleado. Como su nombre indica, este se refiere al camino del colaborador dentro de tu organización , desde el primer punto de contacto, cuando envía su postulación a una vacante, hasta que se va de la empresa.

Si bien el recorrido sucede de todas maneras, mapearlo, es decir, crear una hoja de ruta clara para esa trayectoria y hacer una gestión activa de la misma, es lo que entendemos por employee journey map. 

De manera que el mapa del viaje del empleado es una herramienta muy utilizada en el área de Recursos Humanos para detectar, medir y darle seguimiento a los “momentos importantes” para cada colaborador  en todas las etapas de su trayectoria dentro de la compañía.

El objetivo del employee journey map es determinar las áreas de mejora y oportunidades para crear valor en la experiencia del talento , promover así su retención y reforzar el engagement laboral , con todos los beneficios que esto conlleva.

Pasar del customer journey map al employee journey map

Se dice comúnmente que las personas son el epicentro de todos los objetivos de las empresas. Pero ¿de qué personas se trata? Podríamos decir que de sus clientes externos e internos. Esto es: compradores y colaboradores.

Poner a las personas en el centro entonces es diseñar estrategias enfocadas en las experiencias de clientes y empleados . 

En este sentido, desde hace tiempo en las empresas se implementa una herramienta llamada customer journey map . Básicamente, se trata del recorrido o viaje de los consumidores de una marca.

Este mapa es una herramienta que permite analizar el ciclo de compra de los clientes y las etapas que atraviesan hasta que se concreta la venta. El objetivo es conocer cómo se siente el comprador y cuáles son sus inquietudes, necesidades y expectativas en cada momento dentro de su relación con la empresa.

Pero a medida que las organizaciones tomaron conciencia del valor que pueden generar sus empleados y el impacto que estos tienen en el éxito del negocio, se comenzó a adoptar el mismo método de mapear experiencias, pero enfocado en los colaboradores . Así nació el concepto de employee journey map.

El espíritu de esta idea puede resumirse en la famosa frase del especialista en liderazgo Stephen R. Covey: “Trata siempre a tus empleados exactamente como quieres que traten a tus mejores clientes” . 

Beneficios del employee journey map 

Entonces, está claro que gestionar de manera eficiente el employee journey  genera beneficios, tanto para las empresas, como para los empleados. 

Se trata de un ganar-ganar en el que se puede optimizar la experiencia individual de cada colaborador, al tiempo que la compañía obtiene mejores resultados de parte de su equipo. Pero, en concreto, ¿cuáles son los beneficios del employee journey map?

Reduce la incertidumbre

Como te explicamos en el artículo sobre employee experience  este puede ser un concepto abstracto, ya que se trata del conjunto de percepciones que los colaboradores tienen sobre sus vivencias en el trabajo. Lo que se da a partir de todas las interacciones que mantienen con la empresa mientras dure el vínculo laboral .

Entender de qué manera experimentan los trabajadores su labor y su relación con la compañía cuando eso varía en cada uno de ellos puede ser todo un desafío. El mapa de viaje de los empleados ayuda a tener más precisiones sobre este punto.

Con esta herramienta puedes conocer los puntos débiles en la experiencia de tus colaboradores, las áreas, dinámicas, tareas o situaciones que causan estrés y confusión en tu equipo y, con base en esta información, hacer los cambios y mejoras oportunas. 

Con lo cual, el employee journey map te brinda precisiones que reducen la incertidumbre al momento de gestionar la experiencia del personal . 

Ayuda a detectar problemas y oportunidades

El hecho de que el employee journey mapping  brinde datos certeros sobre el recorrido de cada colaborador, sus desafíos, debilidades y aciertos, ayuda también a detectar problemas y oportunidades. 

Esto ocurre porque una vez que el viaje del empleado está claro y se establece con precisión en un mapa, es más fácil identificar todos los momentos que importan y diferenciar en ellos lo que funciona y lo que no . 

Reduce el estrés laboral 

Uno de los datos recientes más alarmantes en Latinoamérica son las cifras del estrés laboral . Argentina es campeón regional, ya que encabeza la lista con un 94% del talento del país que padece este síndrome, según la encuesta Burnout 2023  de la consultora Bumeran . 

Mientras que en Chile, un 91% de trabajadores también viven estresados por causas laborales, en Panamá un 83%, en Ecuador un 79% y en Perú un 78% de la fuerza laboral padece esta misma situación. 

De manera que implementar herramientas que ayuden a reducir el estrés laboral es siempre una buena decisión. En el caso concreto del employee journey map, al facilitar una mejor experiencia general para el talento, ayuda a promover:

Entornos laborales más colaborativos.

Mejores relaciones interpersonales en el equipo.

Más claridad sobre los alcances de cada rol.

Menor incertidumbre para los nuevos colaboradores. 

Mayor equilibrio de la carga laboral. 

Refuerza el engagement 

Con un mapa del recorrido de empleados puedes entender mejor la trayectoria de cada uno de ellos en tu compañía. Esta claridad te permite corregir todas las fallas en su experiencia y  planificar con mayor precisión iniciativas que fortalezcan  su motivación y compromiso . 

Ten en cuenta que el employee journey map te ayuda a conocer cuáles son los momentos que importan en la experiencia de tus empleados y puedes aprovechar esto para realizar actividades que marquen la diferencia en esas instancias.  

¿Cómo crear el mapa del viaje del empleado? 5 pasos esenciales

Más adelante veremos las etapas del employee journey, pero antes de eso, debemos definir cómo crear el mapa del viaje del empleado . Podríamos resumirlo en 5 pasos esenciales:

1- Segmentar a tu equipo 

En principio, hay que comenzar por identificar qué segmentos de empleados tienes en tu empresa . Esto implica conocer a tu equipo y sus características únicas.

Para ello tienes que construir un “Employee Persona” , esto es la división de tu equipo basada en perfiles. Una representación de un grupo de empleados que comparten rasgos, comportamientos y experiencias similares . 

Debes ir más allá de los datos demográficos, como la edad o el género, para enfocarte en otras características como sus tareas, responsabilidades e incluso jerarquías. 

Esto te ayuda a trazar recorridos más orientados a lo que puede resonar mejor con cada colaborador . Ya que sería imposible crear un mapa único para cada empleado. 

2- Establecer el “viaje” de cada persona

Ahora que has definido tus segmentos de empleados es momento de comenzar a mapear las interacciones que tienen con la empresa desde su primer contacto . Es decir, a partir de la fase de atracción y reclutamiento hasta que dejan la compañía.

3- Buscar feedback

Este es un paso esencial para comprender el impacto de cada interacción en la experiencia de tus colaboradores. Se trata de buscar feedback y asignar esa retroalimentación a cada etapa del viaje del empleado . 

Por lo tanto, debes asegurarte de contar con un mecanismo para recopilar esos comentarios de tu personal en cada etapa del recorrido en la que se encuentren . 

¡pzz! → Esto lo facilitamos desde Lara AI , brindando la posibilidad de obtener feedback proactivo de tus colaboradores en cada fase de su viaje y les brinda la oportunidad a ellos de dar retroalimentación en el momento y de ser escuchados.

Esto es mucho más útil que esperar de 6 a 12 meses a tus encuestas de clima para preguntarles qué tal ha sido su experiencia. Es una forma de  conseguir un intercambio más honesto y útil con tu talento, mientras su experiencia en la empresa aún está fresca en su mente .

4- Aprende de los comentarios

Por supuesto que hay que trabajar activamente sobre el feedback de tu equipo. Esto quiere decir que es necesario procesar toda esa información que te brindan para poder entender los problemas y oportunidades que existen en cada etapa del employee journey.

Algo esencial para poder tomar decisiones acordes a lo que el viaje de cada empleado necesita. 

5- Medir y mejorar de manera continua

Un mapa del recorrido del empleado no es algo estático que se hace de una vez y queda así para siempre. Este debe ir adaptándose en función de los comentarios de tus colaboradores y los resultados que arrojan los indicadores que vas midiendo.  Piensalo entonces como un proceso de mejora continua. 

¿Cuáles son las etapas del employee journey?

Si hablamos de mapeo de experiencias, hablamos entonces de un recorrido con etapas bien definidas. Aunque esto dependerá de distintas variables y cada empresa puede diseñar recorridos con más  o menos fases, lo cierto es que se suelen reconocer  5 etapas en el employee journey .

1- Atracción y reclutamiento 

Este es el primer contacto que el talento tiene con la empresa. Sucede durante el proceso de atracción, reclutamiento y selección.

Por ello, esta etapa incluye todos los pasos que conducen a la contratación de un nuevo colaborador . Algunas preguntas a responder en cuenta en esta fase pueden ser:

¿Las ofertas de trabajo de la compañía fueron lo suficientemente atractivas y claras como para captar la atención y recibir solicitudes de los mejores candidatos? 

¿El proceso es práctico y sencillo para los candidatos?

¿La entrevista brindó la información necesaria a los mejores candidatos para que consideren aceptar la oferta de trabajo?

2- Onboarding 

Hay quienes dicen que el onboarding  es la clave del employee journey map. Esto ocurre porque los primeros días y semanas de un colaborador en la empresa pueden ser decisivos para determinar el éxito o el fracaso de su incorporación y crecimiento en la compañía, a mediano y largo plazo.

Así, la etapa del onboarding es clave para fortalecer el entusiasmo con el que un nuevo empleado se suma a la empresa . El objetivo aquí es lograr que el talento compruebe que tomó la mejor decisión al incorporarse al equipo. 

3- Desarrollo 

En líneas generales, a un colaborador le toma entre 3 y 6 meses adaptarse casi por completo a la organización. Tras ese período, se puede considerar que está inserto en la cultura de la empresa , entiende cómo funciona todo dentro de la compañía y está dispuesto a seguir aprendiendo.

Por eso, esta es la etapa del desarrollo, un momento perfecto para emprender iniciativas que promuevan su engagement. La capacitación es una de las principales, ya que esto facilita que los empleados puedan aumentar sus conocimientos y adquirir nuevas habilidades. 

También se pueden favorecer nuevas tareas y responsabilidades que le aporten más experiencia, diversifiquen su rol y lo mantengan motivado  gracias a los nuevos desafíos. 

4- Crecimiento 

El crecimiento en el viaje del empleado se percibe casi siempre como una forma de recompensa o reconocimiento  por el buen rendimiento. Es una manera de apreciar la contribución que ciertos colaboradores hacen a la empresa. 

Tener en cuenta el ascenso y promoción en el recorrido del empleado es fundamental para diseñar una trayectoria con un rumbo claro para el talento. Esto generalmente implica contemplar que en su viaje el colaborador pueda pasar a una posición y rango diferente . Lo que puede representar: 

Nuevo rol en el trabajo. 

Responsabilidades superiores.

Aumento de salario y beneficios asociados. 

Mayor poder de decisión.  

Funciones de liderazgo. 

Finalmente, debemos hablar de la salida del empleado, algo que también debe estar mapeado. La idea de que un colaborador inicie hoy en tu empresa y se quede en ella por los siguientes 20 o 30 años es prácticamente una leyenda antigua. Forma parte de otra era en el mundo del trabajo.

De acuerdo con una encuesta realizada por IAE Business School en 2022, para un 53% de jóvenes profesionales el tiempo máximo que se puede permanecer en una compañía es 10 años . Un 28% considera que de 3 a 5 años y un 25% entre 5 y 10 años.

Pero esto varía en relación a la industria de la que se trate, el tipo de actividad laboral y otras variables específicas de cada empleo. Por lo tanto, es fundamental diseñar la salida de tus colaboradores en función de las características particulares de tu empresa y del tipo de trabajo que realizan. 

Claro que a esta última fase se puede llegar desde cualquiera de las anteriores. El proceso no siempre es lineal. Por ejemplo, pueden darse casos donde un empleado pase de la etapa de onboarding a la salida directamente o del desarrollo a la baja en la empresa.

De ahí la importancia de hacer encuestas de salida para tener métricas de análisis de abandono precisas y poder atender entre otras cosas:

En qué fase se produce. 

Cuáles son los principales motivos.

Cuánto tiempo pasó el colaborador en la empresa.

Hacer este seguimiento es clave para tener mayor claridad al momento de diseñar el employee journey map y entender qué puntos de contacto o momentos importantes se pueden mejorar para reducir la rotación laboral . 

Transforma el viaje de tus empleados con Lara AI

En todo el proceso de creación y ajustes del employee journey map  necesitas contar con las herramientas indicadas. Lara AI te permite gestionar los comentarios de tus colaboradores a escala, obtener la información que necesitas y ahorrar tiempo.

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Employee Journey Map: ¿cómo hacerlo y para qué?

• julio 30, 2021

El Employee Journey Map es una de las mejores herramientas de recursos humanos y retención del talento que tenemos en la actualidad. Su implementación el a empresa permite mejorar la satisfacción del empleado y tener una visión más objetiva de lo que está sucediendo.

Dentro de la gestión del talento, el mapa de experiencia de empleado permite tener una visión global de los RRHH de la compañía. Podremos saber cuál es el recorrido de un trabajador, cuáles son sus puntos de contacto, sus fortalezas y sus puntos de fricción.

Se trata de una técnica que traslada el ejemplo de customer journey de la experiencia de cliente a la gestión del talento . Así, se piensa en el empleado como si fuera un cliente al que hay que satisfacer, pero del que también se espera el cumplimiento de unos objetivos determinados de antemano.

Estamos, por tanto, ante un camino que tiene en cuenta dos objetivos no necesariamente contrapuestos: los de la empresa y los del trabajador. El objetivo del employee journey map es que estos caminos sean los más similares posibles la mayor parte del tiempo.

Uniendo los objetivos de unos y otros se puede conseguir un mayor éxito y el desarrollo de una carrera profesional que responda tanto a las necesidades de la organización como a los deseos del profesional, evitando que se sienta estancado y desmotivado.

¿Qué es el Employee Journey Map?

El Employee Journey Map también se denomina mapa de talento , mapa de experiencia de empleado o mapa de empleado . Cualquiera de estos cuatro términos hace referencia al mismo producto.

Podemos definir el Employee Journey Map como una herramienta que analiza el recorrido de un empleado por la empresa, tanto en el pasado como en el presente y sus perspectivas de futuro y perspectivas de crecimiento.

El mapa de talento tiene en cuenta tanto las softs skills como las hard skills o conocimientos técnicos. Igualmente, toma nota de qué habilidades interesan más al empleado y en qué le gustaría formarse de cara a futuras oportunidades laborales.

Para que lo entendamos, las softs skills son habilidades completamente transversales como puede ser, por ejemplo, la capacidad de liderazgo o el don de gentes . Las hard skills tienen que ver con conocimientos técnicos como conocer un lenguaje de programación como JAVA, saber utilizar uno de los tipos de CRM o, hablando de este tema, saber cómo crear un Employee Journey Map.

Cada puesto de trabajo requiere tanto habilidades blandas como duras, por lo que hay que buscar perfiles que se adapten a ello.

Por ejemplo, si necesitamos a una persona que lidere un equipo en un proceso de digitalización de empresas , deberá tener tanto capacidad de liderazgo como conocimientos técnicos sobre el trabajo a realizar. Si falla en cualquiera de los dos campos, es probable que el proyecto termine en fracaso.

Con el mapa de talento las personas dejan de ser solo capital humano para pasar a ser considerados personas complejas con multitud de variables que hay que tener en cuenta en su desempeño.

Al final, se acerca la perspectiva del trabajador al funcionamiento organizacional y se eliminan posibles fricciones que puedan ir surgiendo.

¿Cómo hacer un Employee Journey Map?

Para hacer un employee journey map hay que tener en cuenta cuatro aspectos fundamentales. Tres de ellos permiten descubrir la situación de la compañía y sus necesidades mientras que el último aspecto incluye todas las medidas de mejora de la situación.

El primero de ellos es hacer un análisis de las necesidades de la compañía. Es decir, qué tipos de perfiles se requieren para cubrir las necesidades productivas de la empresa . Este análisis no solo tiene que ser a nivel actual, sino que también es importante añadir previsiones para el futuro.

Por otra parte, hay que hacer lo mismo pero con los empleados. Analizar quienes están, qué necesidades tienen y qué aportan a la empresa.

Una vez realizados los dos procesos, hay que combinar ambos. Es decir, ver qué perfiles responden a las necesidades de la compañía . Es importante que se siga una perspectiva doble, es decir no pensar solo en lo que necesita la empresa sino también en lo que hará que el empleado esté satisfecho.

Por último, hay que aplicar todo lo aprendido en el plan de desarrollo del capital humano. En este plan se desarrolla todas las acciones que se van a realizar para cubrir las necesidades con el personal, ya sea por medio de formaciones, nuevas contrataciones etc, así como las iniciativas para lograr una mayor satisfacción en el puesto de trabajo.

Vamos a desarrollar, punto por punto, estas cuatro patas del employee journey map .

Análisis de las necesidades de la compañía

El primer aspecto es la base de todo el trabajo del mapa de empleado . Cualquier empresa debe tener definida y delimitada sus necesidades de personal. Especialmente importante es cuando nos encontramos en procesos de cambio, para lo que el liderazgo transformacional se vuelve una obligación.

No solo hay que definir los puestos de trabajo requeridos sino también las habilidades necesarias. De hecho, tras acabar el mapa de empleado no es raro terminar creando perfiles híbridos que mezclen habilidades de lo que en teoría podrían ser distintos puestos.

También se puede dar el caso contrario. Que se termine optando por puestos más especializados y con menos funciones, siempre manteniendo el equilibrio de puestos totales requeridos.

Por ejemplo, si había cuatro personas encargadas de dos funciones similares, también se pueden encargar dos personas de cada una de las funciones. Al final se trata de equilibrar siempre teniendo en cuenta que es lo que requiere la compañía para funcionar de forma óptima.

Situación actual del personal

Aquí entra también la evaluación del desempeño , pero va mucho más allá. Ya sabemos qué necesita la empresa, pero, ¿de qué recursos disponemos?

La situación actual del personal es fundamental para crear un employee journey map que sea completo. Aquí hay que introducir tanto los puestos y habilidades que tienen los empleados como incorporar otro factor.

Este factor extra son las intenciones o deseos del personal . Si queremos retener el talento es importante que el personal esté satisfecho. Así que saber en qué lugares de la empresa se verían, será importante a la hora de saber si podemos cubrir necesidades con personal disponible.

También ayudará a mejorar la motivación laboral . Y a entender que beneficios para empleados puede ayudar a mejorarlos, ya que muchas veces estos no son económicos y, sin embargo, pueden mejorar muchísimo la productividad porque los empleados más felices son mucho más productivos.

Relación entre necesidades y personal disponible

Una vez que tenemos clara las necesidades de la empresa y las del personal, simplemente hay que cuadrar los datos. Este aspecto es muy sencillo en la teoría, pero puede ser realmente complicado en la práctica.

Generalmente encontraremos carencias por ambos lados, que debemos apuntar para los posteriores planes de desarrollo. Si nos preocupa la gestión de equipos es también el momento de intentar paliar diferentes problemas que puedan existir, en muchas ocasiones relacionadas con las soft skills.

Crear equipos que trabajen bien en conjunto es tan importante como las habilidades duras. Igualmente, en un momento en el que la gig economy trae trabajo descentralizado, hay que comprobar las habilidades relacionadas con el trabajo en remoto .

Aun en el caso de que el trabajo sea 100% presencial, en plena Cuarta Revolución Industrial es habitual trabajar con equipos deslocalizados, ya sea como clientes o proveedores, que pueden encontrarse en cualquier rincón del mundo.

Planes de desarrollo de capital humano

Por último, llega el momento de aplicar planes de desarrollo de capital humano en el que crear una situación más favorable a nuestro personal que sea, a la vez, beneficiosa para la compañía.

Hay que pensar a corto, medio y largo plazo, ofreciendo suficientes incentivos para que merezca la pena trabajar en la empresa.

Estos planes de desarrollo, además, son parte de nuestro employer branding . Es decir, de la propuesta de valor que ofrecemos en el mercado de talento .

Cuando los empleados sienten que pueden tener un recorrido y un crecimiento en la empresa, su rendimiento es mucho mejor. No solo tendremos menor tasa de rotación , sino que a la vez seremos una empresa mucho más atractiva para atraer el talento.

Estos planes de desarrollo deben ser personalizados y adaptados a cada persona. Hay que enseñar que un empleado no es un número. Es una persona con intereses, deseos y expectativas y, a su vez, es una pieza crucial en la compañía.

Ventajas de los mapas de experiencia de empleado

Entre las ventajas de los mapas de empleado hay que señalar que permiten un mayor conocimiento de la situación de los recursos humanos de la empresa . En muchas ocasiones se piensa que todo va bien y no son conscientes de dónde están los problemas.

Con el mapa de talento sabrás qué talento tienes y que recursos puedes usar de ellos en tus proyectos.

Por otra parte, también permite reducir la tasa de rotación de empleados . Esto supone también una mejora del employer branding , lo que mejorará la tasa de atracción de talento .

Igualmente, mejora la adaptabilidad de la empresa ante situaciones inesperadas. Gracias a los mapas de empleado podrá saber qué habilidades tienen sus trabajadores y cómo surfear dificultades con nuevas habilidades que no habían puesto en práctica.

También permite adaptar mejor los planes de formación a los gustos de los empleados sin perder de vista la situación de la empresa.

En definitiva, logra que la gestión de recursos humanos de una organización sea más rentable y todo el mundo trabaje más a gusto.

Si tienes un reto de gestión del talento , podemos ayudarte con nuestros consultores independientes . Te damos varias opciones para que encuentres la fórmula que más se adapte a ti y a tu presupuesto.

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Employee Journey: qué es y cómo crearlo en 5 pasos

por Equipo de redacción de INTERIM GROUP | 5 Dic, 2022 | Gestión del talento

El Employee Journey es una herramienta para analizar la experiencia de los empleados en nuestra organización.

Es muy útil para mapear esa experiencia , conocer cuáles son sus etapas clave y descubrir cómo nuestra empresa da respuesta a cada una de ellas.

En el contexto actual es más importante que nunca utilizar este tipo de mapas para saber qué es lo que buscan nuestros empleados, qué es lo que les motiva a ser más productivos y a dar lo mejor de sí mismos en la organización.

También, para conocer los puntos de mejora de nuestra empresa en cada una de las etapas del Employee Journey y así asegurar esa mejora de la eficacia y el compromiso de nuestros equipos.

En este artículo explicamos qué es el Employee Journey , por qué es importante para tu empresa y, por supuesto, cómo crearlo en 5 sencillos pasos . ¡No te lo pierdas!

Índice: Employee Journey: qué es y cómo crearlo en 5 pasos

¿qué es el employee journey , ¿cuáles son las etapas del employee journey , ¿qué ventajas tiene el employee journey para tu empresa, ¿cómo crear un employee journey map.

El Employee Journey es un sinónimo de Employee Lifecycle o de “viaje del empleado”. Se trata de todo el tiempo que un empleado pasa con la empresa, desde que la conoce hasta que le contratan y finalmente, se desvincula de ella.

Aunque el Employee Journey es una experiencia continua , esto es, una vivencia que es diferente para cada empleado y en cada organización, este tiene momentos clave concretos.

Esos momentos clave se caracterizan porque quedan en la memoria del empleado y marcan un hito en su relación con la empresa y en su desarrollo profesional.

Además, las sensaciones que cada empleado percibe durante esos momentos clave influyen en su percepción global del trabajo , de la organización y de sus compañeros.

Según Gallup : “Estos sentimientos [los percibidos durante su experiencia de empleado] afectan directamente al compromiso, la retención, la productividad y el desarrollo [del empleado en la empresa]”.

Para conocer el Employee Journey en nuestra empresa podemos utilizar el Employee Journey Map , un esquema del recorrido del empleado a modo de línea de tiempo que nos ayuda a visualizar y entender mejor esos momentos destacados.

Se pueden encontrar entre 5 y 8 fases del Employee Journey , según la fuente a la que consultemos.

Pero no te preocupes, el recorrido del empleado en cada organización es diferente . Analiza las fuentes y escoge el número de fases que se adapte mejor a tu empresa.

Las etapas clave del Employee Journey son:

• Atraer : reclutar talento top.
• Contratar : selecciona a las personas que destacan.
• Acoger : integrar a las personas desde el inicio.
• Construir : desarrollar fortalezas y propósito.
• Producir : cumplir objetivos y maximizar el rol asignado.
• Desarrollar : crecimiento profesional y reconocimiento.
• Salir : dejar la organización de la manera más constructiva posible.

Una vez mapeado y analizado el Employee Journey podemos pasar a la mejora de la experiencia del empleado en cada uno de los momentos clave. Pues, según Gallup:

“Una buena experiencia del empleado atrae talento gracias a una fuerte marca empleadora, consigue una alta productividad a través de una relación significativa entre equipos y sus líderes y crea valiosos embajadores de la marca incluso mucho después de que ellos hayan dejado tu organización”.

Básicamente, en el contexto altamente competitivo por el talento en el que se mueven las empresas hoy en día, el Employee journey es la manera de analizar y mejorar la experiencia del empleado.

Y, con ello, seremos capaces de aumentar el compromiso y la productividad de nuestros equipos de manera efectiva.

¿Quieres ayudar a tus empleados a aumentar el compromiso y la productividad? Descarga nuestra guia gratuita sobre gestión del talento .

Crear un employee journey map no es sencillo, pero te ayudará a mejorar la experiencia de los empleados en tu proyecto y, por tanto, a mejorar su compromiso y su productividad.

Para crear un employee journey map que realmente refleje tu organización debes seguir los siguientes 5 pasos con detalle:

1. Ten claro tu propósito como marca y tu cultura como empresa

Debes ser coherente con tu propósito y tu cultura en todas las etapas del Employee Journey . Solo así construirás una experiencia que inspire honestidad y compromiso.

Por ejemplo, si uno de los valores de tu compañía es contar con un producto excelente, introduce ese valor ya desde el proceso de selección .

Teniendo en cuenta eso, inclúyelo en tus ofertas de trabajo, haz preguntas sobre el tema en tus entrevistas por competencias , añade objetivos que vayan en la línea de mejorar esa excelencia durante el onboarding de todos los empleados (teniendo en cuenta su función en la empresa) .

Todos los empleados deben ser conscientes de tus valores y misión. Solo así podrán desarrollar un sentimiento de pertenencia con tu empresa y con sus compañeros.

2. Ponte en el lugar de tus empleados

Es imprescindible que analices qué tipo de personas trabajan en tu empresa y cuáles son sus necesidades en cada etapa de su ciclo de vida. Solo así podrás ofrecerles eso que necesitan para ser productivos y eficaces en sus tareas.

Puedes sentarte con tus líderes de equipo y elaborar “ Employee personas ” o “Perfiles de Empleado” que te ayuden a desglosar las necesidades de cada tipo de empleado.

Por ejemplo, puede que te des cuenta que la mayoría de tus empleados son ingenieros, personas altamente cualificadas, que valoran por encima de todo seguir desarrollando su carrera . Sus estándares son muy altos y en cada etapa de su ciclo de vida necesitan sentir que tienen retos y aprendizaje por delante.

Analizando esta información puede que te des cuenta de que en cada etapa del ciclo de vida debes añadir formación específica y nuevos retos con los que mantener motivados a este tipo de empleados.

3. Define las etapas del ciclo de vida del empleado y sus tiempos.

Como hemos comentado anteriormente, lo más habitual es que el employee journey tenga 7 etapas. Sin embargo, es también muy habitual trabajar únicamente con 5 o 6 etapas. Lo importante es que analices cada posibilidad y escojas la que mejor se adecue a tu empresa y a las necesidades de tus empleados.

Por ejemplo, puede que tu empresa se pueda permitir un onboarding de 2 meses, donde cada empleado va aprendiendo poco a poco su rol y va adquiriendo responsabilidades. O puede que, en cambio, necesites un onboarding más corto que impulse la productividad muy rápido y donde aportes reconocimiento ya desde el principio.

4. Define los KPIs que determinan una buena experiencia en cada etapa.

En cada etapa del employee journey hay unos indicadores que nos dicen si estamos haciendo un buen trabajo desde el departamento de RRHH . Elige los que más se adecuen a tu empresa y a tu plan estratégico de RRHH .

Por ejemplo, para la etapa de onboarding puedes incluir el ratio de nuevas contrataciones que llegan a sus objetivos al finalizar la acogida . Cuanto más alto este ratio, mayor efectividad estarás teniendo en la etapa del onboarding .

Aconsejamos incluir KPIs que tengan que ver también con la satisfacción del empleado en esa fase. Si únicamente utilizamos el ratio nuevas contrataciones que consiguen sus objetivos al finalizar la acogida estaremos perdiendo información.

Deberemos también incluir, por ejemplo, ratio de nuevas contrataciones que consiguen sus objetivos y están satisfechas con sus logros y con su acogida .

Solo así tendremos los datos adecuados para mejorar la experiencia del empleado y conseguir equipos fidelizados, satisfechos y productivos.

5. Optimiza el employee journey

Evalúa la evolución de esos KPIs en el tiempo, obtén datos que te ayuden a mejorar cada una de las etapas del employee journey y conseguirás mejorar todos tus indicadores estratégicos de RRHH.

Incluye sesiones de feedback y encuestas que te permitan recabar esos datos y propón acciones de mejora dentro de las posibilidades de tu organización.

El employee journey es una herramienta poderosa para fidelizar a nuestros empleados, mejorar el compromiso de nuestros equipos y asegurar el valor de nuestra marca como un buen lugar para trabajar.

El employee journey map es una representación visual y analítica de las etapas más importantes del ciclo de vida del empleado y será un gran apoyo a la hora de crear, analizar y mejorar esa experiencia.

Finalmente, si crees que tu departamento de RRHH necesita ayuda para la implementación de esta metodología de mejora del compromiso y la productividad, puede contar con una consultora de RRHH como INTERIM GROUP para ayudarte en cada uno de los pasos necesarios que te llevarán a destacar tu marca sobre tu competencia por el talento.

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Desde los servicios de Consultoría de RRHH   y Formación de INTERIM GROUP podemos ayudarte a llevar a tus equipos al siguiente nivel. Pide una cita con nosotros, estaremos encantados de atenderte:

El equipo de redacción de INTERIM GROUP está formado por miembros de los departamentos de marketing, selección, operaciones y ventas que se unen para redactar juntos los contenidos especializados de este Blog.

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• Trabajo Temporal

¿Qué es el employee journey y cómo implementarlo?

El employee journey , que puede traducirse como el camino del empleado o el viaje del empleado, hace referencia al tiempo que éste pasa en la empresa, desde que entra en ella hasta que la abandona. Abarca el tiempo que transcurre entre estos dos momentos y las experiencias que vive en el camino.

Los profesionales de Recursos Humanos y las empresas prestan cada vez más atención al employee journey, dado que se trata de una herramienta muy importante para mejorar la experiencia de los equipos de trabajo y, con ello, la retención de talento .

Tener en cuenta el employee journey es muy importante porque, en función de la etapa del camino en la que se encuentren los equipos de trabajo, pueden mostrar diferentes capacidades y necesidades. 

En otras palabras, el employee journey es una especie de “hoja de ruta” que muestra el recorrido profesional de cada empleado , muy similar al customer journey, que es el camino que siguen los clientes en sus relaciones con las empresas. De este modo, detrás del employee journey está la filosofía de tratar a los empleados como clientes e incluso como promotores o embajadores de marca.

¿De qué se compone el employee journey?

El employee journey se compone de todos los acontecimientos, hitos y puntos de contacto (touchpoints) importantes en la trayectoria profesional de los equipos de trabajo en la organización. 

Algunos de los más relevantes pueden ser: la entrevista, el proceso de onboarding , las sucesivas reuniones de feedback, ascensos o cambios de puestos, sesiones de formación, desafíos, retos o logros que se han encontrado por el camino, etc.

Todos estos puntos se representan en un employee journey map , una representación gráfica que permite entender de un vistazo el viaje del empleado y, por tanto, comprender sus necesidades y sus emociones en los diferentes momentos.

¿Cómo crear un employee journey map?

El employee journey o viaje del empleado se puede dividir en diferentes fases, que habitualmente son: reclutamiento, onboarding, desarrollo, retención y offboarding . En todas estas fases, conviene anotar cuáles son los puntos de contacto o touchpoints, cómo ha sido el proceso, los sentimientos que ha experimentado el empleado (positivos, negativos o neutros) y por qué han surgido. Si es necesario, también se pueden apuntar las resoluciones que se han tomado para evitar que las emociones negativas se repitan.

Aunque el employee journey map puede adoptar la forma de un camino, lo más útil puede ser representarlo en forma de tabla, ya que permite reflejar más información.

Las fases del employee journey

• Fase de reclutamiento : Algunos de los puntos de contacto más importantes en esta fase son el seguimiento de la oferta, la entrevista o las comunicaciones del reclutador. Es esencial anotar los sentimientos (positivos, negativos o neutros) que se han experimentado durante esta etapa y qué los ha desencadenado. Por ejemplo, un punto de fricción frecuente es la frustración por un proceso selectivo demasiado largo u opaco.
• Fase de onboarding: Algunos de los puntos de contacto de esta fase pueden ser la orientación del equipo, la reunión inicial con Recursos Humanos (presentación de beneficios, establecimiento de objetivos…) o la familiarización con el rol. Es fundamental recoger las sensaciones durante esta etapa, tanto si el empleado se ha sentido acogido y ha recibido la información precisa, como si se ha sentido abandonado en el proceso.
• Desarrollo . En esta fase se producen gran parte de los puntos de contacto, ya que suele ser más duradera. Aquí se incluyen los procesos de formación, feedback, cumplimiento de objetivos, facilidades de flexibilidad, gestión de las horas extra, etc.
• Retención . Aquí se incluyen todas las acciones destinadas a retener al empleado, como los contactos con Recursos Humanos, las promociones internas, los cambios de equipo, etc.
• Offboarding .  La última etapa del employee journey map se da cuando el empleado decide irse de la empresa. Incluso en esta fase de desvinculación es imprescindible anotar cómo se ha sentido el empleado durante procesos como la reunión de salida con Recursos Humanos, las reuniones finales con el equipo y la gestión de la nómina final e importes pendientes. 

En definitiva, trazar el employee journey consiste en establecer una medida de escucha activa que permita conocer los sentimientos, opiniones y sensaciones sobre la empresa en cada una de las etapas. Con esta herramienta, se puede conocer mejor al empleado , al mismo tiempo que mejorar algunos procesos que pueden estar mermando la retención del talento. Y tú, ¿ya tienes en cuenta el employee journey en tu empresa?

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Employee Experience

6 steps to mapping the employee journey at your organization

Close employee experience gaps by mapping your people’s journey with your organization.

In order to master employee experience, you must listen to your people at each stage of their journey with your organization. To do so you first need to map that journey, an easy and impactful exercise that reveals opportunities for improvement and optimization. Here’s how to do it.

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What is the employee journey?

From the moment someone looks at your careers page to the moment they leave your organization, everything an employee learns, does, sees, and feels is part of the employee journey. The employee journey is a framework used to understand the sum of all the employee's experiences during their time with an organization and it's used by HR to understand and enhance the employee experience.

These moments and milestones (big and small) contribute to their employee experience – and present opportunities to tune in to your employees’ needs, to be more equitable and inclusive , and to close the gaps that exist for employees.

If you want to improve employee experience you need to map the journey your employees go through while they’re employed by your organization.

What is employee journey mapping?

An employee journey map is a visual representation of each stage of an employee's time within an organization from recruitment, through onboarding, right up until the time they leave.

Employee journey mapping enables organizations to prioritize resources and funding, clarify roles, and identify critical moments that matter by visually mapping the various steps and emotional states which employees experience while interacting with the company.

Employee journey mapping allows you to:

• Align the organization on a common view of the actual employee experience.
• Focus the EX program on moments that matter most.
• Facilitate employee-centric thinking and actions.
• Prioritize resources and funding.
• Clarify critical roles within the organization and moments that matter most.

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What are the benefits of employee journey mapping?

More and more organizations are looking to capture feedback and insights at every stage of the employee journey. Doing so allows you to understand the moments that matter most, how those moments impact employee experience, and what to do at each stage to have a positive impact on metrics like engagement , attrition , and productivity.

A key benefit of employee journey mapping is to use the insights from the mapping process to design and execute better experiences throughout. You do this by:

• Revealing and optimizing unseen experiences . Journey mapping helps you think about the more hidden aspects of the employee journey.
• Finding out where the employee journey runs smoothly and leveraging what’s working well in other moments of the journey so as to meet employees’ needs at various moments in time.
• Fixing bad experiences more effectively . Journey mapping helps reveal why you haven’t met employee expectations and what you need to do to make amends.
• Identifying opportunities to foster equity and inclusion . There is rarely a single critical point in the employee journey that creates inequity. It’s often the cumulative impact of bias and systemic inequity over many moments that create significant gaps in experience.

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What are the stages of the employee journey?

Every employee goes through a series of stages from the day they apply for a job right through to the day they leave. This journey can be summarized into five stages:

Stage #1: Recruitment . This includes all the steps that lead to hiring a new employee. Considerations are: how long it takes to hire, how much it costs to hire, the rate of offer acceptance, and the hire’s quality. Were your job postings attractive and clear enough to catch the attention and applications of the best candidates? Did your interview process engage and reassure great candidates so they quickly accepted your job offer?

Stage #2: Onboarding . Where a new hire gets up to speed with the systems, tools, and processes, as well as the role’s expectations. Most new employees need ‘ramp time’ to get up to speed and become productive in their job. An effective onboarding process translates someone’s initial enthusiasm for their new job into a more meaningful, long-term connection to the organization and a commitment to doing great things while they’re there.

Stage #3: Development . This is the ongoing stage in the employee journey, with individuals developing at different rates and across a variety of skills. As the employee develops within his or her role, you need to quantify their productivity, ability to be a team player, and promotion aspirations. You also want to offer them the chance to expand their skill sets, an increasingly important differentiator for many employees looking to have a ‘portfolio career’ consisting of many different experiences.

This stage often includes incremental steps or annual events, like:

• Role changes
• Performance evaluations (e.g., career conversations, training and development)

Stage #4: Retention . Employees are now fully ramped and integrated into the organization. Your challenge then is to keep them performing, developing, and contributing to the company’s success. Plus, to ensure they’re inspired by and connected to the company’s core vision.

While there are countless strategies organizations use to retain talent , programs that support EX can often look like:

• Inclusive parental leave
• Extended leave or sabbaticals
• Celebrating anniversaries and birthdays (or other personal milestones)

Stage #5: Exit . Employees can leave for a whole host of reasons: they may retire, move to another employer, or make a life change. Every employee will leave your company at some stage, and finding out why is an opportunity to improve and develop the employee experience for current and future employees. Those who leave may be more candid about why they’re going as they may feel they have nothing to lose by being brutally honest.

How to design an employee journey map

An employee journey map allows you to plot out every moment that matters and understand what you can do to improve the experience. Here’s how to start building your employee journey map.

Step #1: Segment your employees.

Start by identifying your employee segments, also known as employee personas . Ideally, segments should be based on role, not on demographics like age or gender – you can use the latter to parse out the data later. An engineer, for example, is likely to have a very different experience from someone in your marketing team. Segment employees in this way, rather than demographics like age and gender

Step #2: Establish the journey for each persona.

Now that you know your personas, you can start to map out the interactions they have with the organization from their first contact (usually before they’re hired) all the way through to them eventually leaving. You’ll need to bring in a cross-functional team for input on this, as different teams and departments will likely have different interactions along the way. You may even want to consider looking at the interactions post-exit as in some cases retirees or past employees may come back or have an interaction with the organization later on or act as advocates for the organization.

Step #3: Map feedback and insights to the employee journey.

To truly understand the impact of each interaction on the employee experience, you need to be able to map feedback to each stage in the lifecycle. So for each persona, make sure there is a feedback mechanism attached to each stage in the journey that meets them where they are and provides them with the opportunity to give feedback in the moment – this is much more useful than waiting up to 12 months to ask them about it, as you’ll get the most honest and useful feedback while the experience is still fresh in their mind.

Step #4: Align your measurements at different stages in the employee journey.

It’s likely that different stages in the journey will be managed by different teams, e.g. your recruiting, training, or onboarding teams. In order to link insights across the journey, you need to make sure that everyone agrees on a consistent approach to measurement, whether that’s using a simple metric like eNPS with open-text follow-up questions or a set of core 5-point Likert scale items (e.g., Engagement) that are consistent across each measurement. The key is to have a set of core metrics that are consistent across many of your measurements. Exit and onboarding surveys may still have custom questions unique to those processes, but having a consistent set of items in each measurement allows you to look at connections to see how the experience at one touchpoint impacts the other.

Step #5: Use automation to manage feedback at scale.

Manually sending out a survey every time someone takes a training course, goes for promotion, or interacts with any of the other moments that matter along the journey is a drain on resources. Instead, make sure you integrate your employee experience program with your HRIS and set up triggers to automatically send a request for feedback when an employee hits a certain milestone.

Step #6: Combine the employee journey with your engagement survey.

A lifecycle approach to employee experience doesn’t mean giving up on your employee engagement survey altogether. In fact, the engagement survey should be your cornerstone – but more in-depth view of the state of employee experience and the key drivers that are impacting it either positively or negatively. Many organizations choose to do shorter, more frequent surveys like bi-annual engagement surveys or monthly employee pulse surveys as an alternative to the annual survey. However you run it, it’s essential you connect it to your feedback mechanisms across the lifecycle.

As an example, employee onboarding feedback, on its own, will likely show you how your onboarding process is perceived and what can be improved, but it won’t necessarily show the impact on engagement, productivity, or attrition. When you combine it with your engagement survey (which does measure these things) you can then start to see connections – how did that improvement to onboarding affect engagement for employees in their first year? Did it reduce attrition? Did it promote cross-functional collaboration? Do those employees who went through the new program understand better how their work contributes to the organization’s success?

It’s only by connecting all these different feedback mechanisms that you’ll know the answer.

Learn how to create actionable insights with employee journey analytics

The dos and don'ts of employee journey mapping

Do: look at each phase from multiple angles.

Each stage in the employee journey is different, so it’s important to look at each individually while considering multiple components of the stage. For example, if you just look at a stage from the vantage point of an employee, you may miss important considerations related to current business challenges. In that example, you may have employee feedback on your onboarding process that tells you employees do not feel supported, but that insight becomes much more tangible when you pair that with the knowledge that the onboarding team is currently very short staffed.

Do: Know your end game

An effective employee journey mapping process should always start with clearly defined outcomes. Without them, it’s impossible to know when the journey if complete or how you’ll use it to drive improvements. Here are a few questions to ask yourself up front:

• What does a best-case output of the journey mapping work look like?
• What will this work inform?
• How will it influence people, processes, and tools?
• How will you measure its success?
• What problem are you trying to solve?
• How are you aligning this process and conversation to the metrics that matter and the current business problems in the organization?

Do: Be intentional about who you involve

This can be a tricky balancing act. It’s important to avoid “decision by committee” by involving too many people in your journey mapping session, however it’s essential to ensure those familiar with various steps in the journey are involved as they’ll have the best knowledge of all the components you need to take into account.

Here are a few roles to consider including on your journey mapping exercise:

• Cross-functional HR
• Learning and development representative
• Cross-representation of key employee groups
• Corporate and internal communications
• Business leaders and frontline managers

Do: Focus on key groups within the organization

Within any organization there will be multiple employee journeys — after all one person’s pathway through the organization is likely to be very different from the next person’s. But here is where it’s important to keep the end-game in mind - don’t get lost in small differences, otherwise you risk overcomplicating the process with too many journeys with very minor differences between them.

Think about distinct and significant groups, such as remote versus corporate office workers, where clear differences in experience exist or are already apparent. Take a retail company for example, the experience of your frontline employees in your stores is likely to be very different from that of your marketing team in your corporate office. In contrast it’s unlikely there will be significant differences between different store departments, say menswear and children’s clothing.

Don't: Take a ‘one size fits all’ approach

Don’t feel like you have to use a specific template or format to create your journey map. What is most important is the framework behind what you create – from there, organizations often use whiteboards or large sticky paper to brainstorm their journey maps.

Don't: Allow your journey map to stagnate

As the organization changes — say for example a reorganization occurs or a new succession planning process is put in place — you’ll want to revisit and update your employee journey maps to reflect any significant changes.

Journey maps are a supporting tool for the organization, the frequency with which you update them should be based on how you are utilizing them internally and the extent to which the organization and the roles within it have changed.

Remember - it’s a tool, not a solution

Most importantly, remember that journey maps are just a starting point to help your organization identify the next steps necessary to improving your overall employee experience. Journey maps should be a part of forming a broader employee experience strategy, - the real value and impact will come from the actions the organization takes whether that’s gathering additional feedback or giving people in the organization the tools they need to make improvements at each moment that matters.

Break down silos by combining your listening programs with employee journey analytics

Amanda Wowk

Amanda Wowk is a freelance writer, founder of Amanda Wowk Creative—a content writing services company—and contributor to the Qualtrics blog. She creates content for clients in a variety of industries, including travel, tech startup, healthcare, and consumer products. Prior to freelancing, she spent 9+ years in human resources and HR communications.

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Employee journey mapping: everything you need to know

The experience that your employees have in your organization has a direct impact on your business. The better the experience that you offer at each touchpoint in the employee journey, the more likely they are to become happy, engaged and productive members of your team. And given the recent shift in employee expectations and the increasing demand for improved working environments, the employee experience has never been so important. In fact, according to a 2021 report by Isolved, 92% of HR leaders said that employee experience is now a top priority for them .

The first step in improving your employee experience is understanding the entire employee lifecycle. And this is where employee journey mapping becomes a vital resource to have in your HR toolbelt. An employee journey map can help you better understand the experience your workforce has at each stage of their time at your company. That way, you can identify what you need to improve in order to offer the best possible experience. This, in turn, will help you attract and retain loyal, engaged and productive talent in your business.

Table of Contents

What is the employee journey?  

The employee journey, also known as the employee lifecycle , covers every touchpoint that an employee has with your company . The journey begins when a candidate applies for a position with your company and ends when an employee leaves their job. The primary stages of the journey relate to attraction, recruitment, onboarding, retention, development and separation.  

Notable experiences within the earlier stages of the employee journey include an employee’s first job interview, their first day at work, and their first performance review. When an employee has a good experience at each of these initial touchpoints, it sets them up to have a positive overall experience at your company. And this is the first step in making a good impression so that a new employee is motivated to become an engaged and productive member of your workforce. 

What is employee journey mapping?  

Employee journey mapping is the process of creating a defined timeline that covers each stage of the employee lifecycle. The aim is to identify the ‘ moments that matter ’ for employees so that you can improve each touchpoint and offer the best possible employee experience. That way, you can build an engaged, loyal and productive workforce.

The most important aspect to consider when you map your employee journey is the perspectives of employees at each stage of their lifecycle. 

How many applicants accept your invites to interviews? What percentage of candidates accept your job offers? How do new employees feel about your onboarding processes? Do employees feel they are being offered enough training and development opportunities? Do they get valuable feedback from their performance reviews? What are your retention levels like?

In terms of separation, at which stage of the employee journey do leavers tend to become disengaged? Why do employees leave your company? What would they improve about your employee experience? Are they happy with your organization’s management style?

You can find answers to these questions by collecting feedback at each touchpoint of the journey . For example, during onboarding and performance reviews, by sharing employee satisfaction and engagement surveys, and by conducting exit interviews. You can also find valuable feedback from sites like Glassdoor where ex-employees are more likely to be honest about their experience with you and what they would change.

What are the benefits of employee journey mapping? 

There are a number of reasons why it’s important to map the employee journey:

• The biggest benefit is that it provides you with a visual representation of the employee lifecycle that helps you understand how your staff experience every interaction they have with your organization. This provides you with the insights you need in order to improve each touchpoint in your model so that you can offer the best possible experience to employees. And this is vital because the better the experience that employees have with you, the more likely they are to remain at your company and become productive and engaged members of staff .
• By gathering the right employee feedback at every stage of their lifecycle you can identify at which points employees feel engaged and disengaged . In other words, you can determine what you’re doing well, and what you need to improve in terms of your internal processes. You can also collect valuable information to help you define the experience that you can offer, helping you create job descriptions that give candidates a clear understanding of what their role involves . 
• The feedback you collect from employee satisfaction surveys and performance reviews can help you design learning and development strategies that encourage your employees to build on their skills and realize their full potential.
• Above all, by implementing measures to improve your overall experience, you can improve your reputation as an employer and attract the talent you need to build a loyal and driven workforce . 

What steps are included in the employee journey?

There are numerous stages in the employee journey. Generally speaking, though, they can be broken down into 6 specific phases. These are attraction, recruitment, onboarding, retention, development, and separation.

It’s important to understand what employees expect at each of these stages. That way, you can balance their expectations with those of your organization.

We are now going to look at each of these 6 phases. For each stage of the journey, think about the experience that your employees have, what they might be feeling, and whether there are any potential barriers that you need to address. 

This is the first stage of your employee journey, and it is where potential applicants are first exposed to your employer brand . This is a vital stage because if a candidate’s first impression of your organization is negative then they are unlikely to accept a job offer from you.

Think about the following:

Where do you advertise your job openings? How can candidates apply for positions? Do you communicate directly with all applicants? Do you promote the value you have to offer as an employer?

Overall, though, the best way to improve this initial stage of the employee journey is to focus on building your brand and reputation. Think about what you have to offer potential applicants and whether your EVP is strong enough to attract candidates with a genuine interest in working at your company.

Recruitment

The next stage of the employee journey is recruitment. This is when an employee passes from applicant to employee, and the experience they have at this stage has a big impact on the opinion they form of you as an employer .

The best way to improve this touchpoint is to use the right tools to streamline your recruitment processes so that you can focus more on building positive experiences. It’s also important to create clear and informative job descriptions so that applicants understand their roles and your expectations. 

Here are a few tips to consider:

• Be specific about the skills and abilities you are looking for so that nobody wastes their time.
• Involve your existing employees. Encourage them to refer potential candidates and to share opinions on the skills new team members should possess. Ask managers to sit in on interviews.
• Offer attractive benefits and compensation to keep you competitive as an employer and help you attract top talent.  

Once you have hired a new employee, the next stage in their employee journey is onboarding and orientation. This is where you give employees more information about their roles and responsibilities. This is also where you share all the tools and resources they will need to perform their duties. Plus, you should be giving new hires the opportunity to ask important questions at this stage. All this will help employees understand how to blend into your company culture.

During this stage, make sure you share enough information so that new hires understand your goals, attitudes, and values as a company . You want them to understand the role they will play in helping to build your organization. Check out this onboarding checklist for more information about this stage of the employee lifecycle.

Here are some tips to help you make this stage a positive experience:

• Make employees feel welcome and provide them with as much information as possible.
• Be as clear as possible about your expectations .
• Provide as much training as possible.
• Conduct regular check-ins  to see how new employees are settling in and if they are integrating well with the team.

Once you’ve got your new hires settled in and ramped up, you need to make sure they are happy enough to stay at your organization. This is a vital stage of the employee journey because if your employees are not satisfied and decide to leave, then the time and money you invested in sourcing, hiring and onboarding them will be wasted.

Essentially, this is all about doing what you can to provide a working environment where your employees are happy and motivated.

There are a few strategies you should implement to improve your chances of nurturing happy employees:

• Focus on building relationships with your employees.
• Foster a culture of respect and transparency .
• Promote open lines of communication amongst all team members. 
• Seek out employee feedback and measure team morale frequently.
• Understand what motivates each of your employees.
• Implement a rewards and recognition program to keep your employees motivated.
• Build a nurturing and supportive culture that promotes employee satisfaction and engagement.

Development

Another vital touchpoint in the employee journey that will help you retain employees is offering opportunities for them to develop their skills . It’s important to make your employees feel valued and challenged and that they have a clear career path in your organization. That way, they won’t be tempted to seek opportunities for professional development elsewhere.

Here are a few tips to help you improve this stage of the journey:

• Meet with employees regularly to discuss their goals .
• Regularly assess the knowledge and skills of all your employees.
• Provide regular training opportunities .
• Encourage external learning and reward employees who learn in their own time.
• Get your managers to work with employees directly to help them prioritize the areas that require further development. 
• Encourage your team members to be responsible for their own development .

The final stage of the employee life cycle is separation, also known as offboarding. This is what happens when an employee leaves your company. This might be due to retirement, new employment, or personal reasons. It also includes employees who you lay off . 

Whatever the reason for leaving, it’s important to provide a positive experience at this final stage. Aside from anything else, when a team member leaves, it has an effect on your other employees. And this can impact your overall employee journey.

• If an employee resigns, conduct an exit interview with them so that you can understand why they are leaving. Ask for open and honest feedback . Is there anything that you could have done to improve their experience with working with you?  
• If you fire an employee, make sure you do it the right way . This includes following an established dismissal process, giving enough notice, and providing them with a clear and concise termination letter .

Best practices for creating an employee journey map

Now that we’ve discussed the various stages of the employee lifecycle, let’s finish by taking a look at a few best practices for creating an effective employee journey map. 

Above all, though, the best way to improve your employee journey is to engage with your employees at every touchpoint of their time with you so that you can better understand their needs and provide them with the best possible experience.

Segment your employees and create employee personas

Most companies will have a variety of different employee personas . These will depend on roles, departments, and level of seniority, among other factors. It’s important to keep this in mind when you begin the process of employee journey mapping, as the experience an executive has at your company is likely to be very different to the experience of an intern, for example. To the same effect, a finance administrator is likely to have a very different experience than an external sales rep. Make sure you take into account each and every individual experience at your company. 

Start by identifying your employee segments . Once you’ve done that, create a typical employee persona for each segment. Make sure you consider all the interactions each persona has with your organization. Are there any processes that might frustrate them currently? Are there any barriers preventing them from having a positive journey in your company? In terms of employee feedback, are there any specific departments where employees consistently report a lack of engagement or satisfaction?

Identify touchpoints that matter in the employee journey

When you create your map, make sure you identify all the moments that matter . In other words, the touchpoints that employees are most likely to remember when they leave your company. These usually include a candidate’s first interview with you, a new employee’s first day, and their onboarding experience. Memorable experiences also include performance reviews and any support they get for their professional development.

Did onboarding go smoothly? Did they receive regular communication from you? Are you providing enough information for employees to blend seamlessly into their new roles? 

The more memorable touchpoints you include in your map, and the more you focus on the employee experience at these touchpoints, the more complete your visual representation of their journey will be.

Create metrics for tracking your employee journey

Once you have created your employee journey map, you need to implement a strategy for measuring and monitoring each stage of the journey .

Make sure you define clear KPIs and objectives for each stage of your employee journey.  Obvious indicators include retention and turnover, but you should try to include goals that specifically target the employee experience. For example, you could set goals for improving your onboarding process, the channels you use for collecting employee feedback, or the training initiatives you offer employees. You could also implement regular pulse surveys to understand the experience your employees have at each stage of their journey. Any metrics related to onboarding, wellness and engagement are essential for understanding the employee experience.

Use the right tools to manage and collect employee feedback

The best way to ensure you offer the best employee experience is to use the right tools and software. The software you use should support you at each stage of the employee life cycle . Firstly, you need effective recruitment and onboarding software and an integrated employee portal. Secondly, you need tools to help you keep track of employee performance and support your L&D programs. Thirdly, you need tools for employee recognition, as this has a huge impact on building a positive, nurturing culture. Finally, you also need a platform to conduct employee surveys and appraisals so that you have access to honest and transparent feedback at each stage of the employee life cycle.

Factorial’s all-in-one solution supports you at each stage of the employee life cycle, including attracting, recruiting, engaging, retaining, and developing employees. Streamlining and automating all your HR processes with Factorial has a huge impact on improving the employee journey.

Focus on continuous improvement

Your employee journey map should be an ongoing process . That means you need to monitor your employee experience regularly and update your map periodically. Send out regular employee surveys to keep your finger on the pulse of how your employees feel. When you identify problem areas, implement measures to improve them. 

Most importantly, make sure you are as objective as possible when you create your map. Don’t design the journey you want employees to have – create the journey they actually have. This means listening to what your employees have to say by collecting feedback at each stage of the employee lifecycle. After all, the best people to describe your employee journey are your employees themselves. They are your most important asset when it comes to designing a journey map that improves your employee experience.

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A Guide to Employee Journey Mapping

• 08 Dec 2022

A business is only as strong as its employees—a sentiment that’s top of mind for human resources professionals and people managers amid mass resignations.

As the so-called “Great Resignation” has employees leaving jobs at chart-topping rates , you not only need to retain existing employees but compete with other organizations for top talent.

One way to proactively identify areas for improvement and create value for existing and prospective staff members is through employee journey mapping. Here’s a primer on what it is and how to leverage it to create value.

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What Is Employee Journey Mapping?

Employee journey mapping is the process of visualizing the employee experience from hire to exit. Its goal is to determine areas for improvement and opportunities for value creation so you can retain and attract stellar employees and motivate them to do their best work.

Benefits of the employee journey mapping process include:

• Visualizing each employee’s experience at your company
• Illuminating holes or areas for improvement in your current employee experience
• Enabling more accurate job descriptions
• Informing budget allocation for initiatives that boost retention and engagement

Each of these helps increase employee satisfaction—thus increasing their motivation and quality of work —and your company’s competitive edge in the talent search.

To understand how to use the employee journey map to create value for employees, first explore the basics of value creation.

The Basics of Value Creation

In the online course Business Strategy , Harvard Business School Professor Felix Oberholzer-Gee explains how to create value using a tool called the value stick.

The value stick has four components:

• Willingness to pay (WTP) : The maximum amount a customer is willing to pay for a company's goods or services
• Price : The actual price of the goods or services
• Cost : The cost of the raw materials required to produce the goods or services, or employee compensation
• Willingness to sell (WTS) : The lowest amount suppliers are willing to receive for raw materials, or the minimum employees are willing to earn for their work

There are two ways to gain a competitive edge and attract the best talent: Offer higher compensation (raise the employee’s cost) or make the job more attractive (lower the employee’s WTS).

Lowering an employee’s WTS means they’re willing to accept less compensation. To do this, you need to make the job more attractive and create value.

Value creation not only pays off in terms of employee retention; it can impact the customer experience, too.

“In many services businesses, there’s a strong link between WTS and WTP,” Oberholzer-Gee says in Business Strategy . “By lowering WTS—by making work more attractive—we increase employee engagement, and this then leads to better customer experiences.”

Here are five steps to leverage employee journey mapping to create value.

Related: A Beginner’s Guide to Value-Based Strategy

How to Leverage Employee Journey Mapping to Create Value: 5 Steps

1. define and select employee type.

The first step in the employee journey mapping process is defining employee types, or personas, and selecting which to map first.

If your organization has many roles, you should map a journey for each persona; for example, an “entry-level data analyst” or a “new-hire mid-level marketing manager.”

Some parts of the process will be the same for all employees; others will vary based on job function and level.

2. Map the Employee Journey

The next task is documenting the selected persona’s journey throughout their time at your organization. This can be done in a list format or by drawing a timeline and mapping the journey visually.

This step requires thorough brainstorming to account for as many aspects of the persona’s experience as possible.

It can be helpful to think of the persona’s experience in stages. Use the following example, and tweak it to fit your organization:

• Hiring stage: From job posting to signed offer letter
• Onboarding stage: From day one to ramped up and fully acclimated
• Development stage: Developing skills while performing daily responsibilities
• Progression stage: Opportunities to advance their career within the company
• Offboarding stage: From resignation letter to exit interview

Some organizations operate on a strict schedule for role progression. If this applies to yours, use time as map markers instead of process stages. For instance:

• Before the first day
• One year in
• Two years in
• Eventual offboarding

After defining map markers, list each persona’s planned experience for each stage. This may seem daunting, given the number of factors that influence the employee experience. To make it easier, start by listing processes already in place.

For instance, under the “onboarding stage,” you could list:

• Receive a laptop and a company ID card
• Gain access to email, the project management system, and necessary accounts
• Go on an office tour
• Attend mandatory training

Next, list any added social or culture-building aspects of the experience, such as:

• Receive a company-branded T-shirt and a water bottle on the first day
• Get treated to lunch by the manager and team during the first week
• Attend meet-and-greets with senior leadership and members of each team

More in-depth journey maps include a list of resources needed to make each line item possible—for instance, the platform to conduct onboarding training or a budget for lunches with new hires.

While not every interaction can be documented, each step of the employee journey is important to their overall experience at your company and, ultimately, whether you retain them.

During this process, you may realize there are holes in the journey maps for some roles; for instance, if you don’t currently have practices in place for the development or progression stages. Note these so you can use them in step four when identifying value-creation opportunities.

3. Factor in Employee Feedback

Gathering employee feedback is a general best practice, but it can also play a useful role in assessing current employee journey maps.

There are many options for gathering feedback, including anonymous surveys, private interviews, and physical or virtual suggestion boxes. Other valuable sources of insight include exit interviews with people who leave your company and online reviews from current or former employees on sites like Indeed and Glassdoor .

Map employee feedback to the specific stage or time frame it applies to and notice patterns that emerge. Which stages have the most positive or negative feedback? Are there any general sentiments that could be addressed in a specific stage?

For example, perhaps you observe that employees commonly note in their exit interviews that their job description didn’t match up with their day-to-day tasks. In such cases, you can map that feedback to the hiring stage and use it to create job listings that more accurately reflect roles’ responsibilities.

4. Identify Value Creation Opportunities

Once you’ve mapped the persona’s journey and tracked feedback to each stage, identify areas for value creation. Remember that the two ways to create value for employees are increasing compensation (raising their cost) or making the job more attractive (decreasing their WTS).

Opportunities for value creation can include:

• Holes in the employee journey: Are you providing enough support during the onboarding process? Are professional development opportunities available? Is there a pathway for career advancement within your company for each role?
• Feedback about specific benefits: Benefits can include typical perks (such as vacation time and wellness budgets) or intangibles (like an increased sense of control or flexibility of work location or schedule).

5. Revise the Journey Map

Once you’ve identified opportunities to create value, prioritize and apply them. This can be a long process requiring budget allocation and organization-wide shifts.

Once changes have been implemented, revise the journey maps to include new elements. After you’ve gone through the process once, you can periodically reassess and update the journey maps to adapt to employees’ changing needs and values.

Creating Value for Employees

Creating a competitive employee experience is vital to any business strategy . Without strong, satisfied employees, no organization can reach its goals.

Armed with knowledge of the value stick and the employee journey mapping framework, you can create meaningful value for your employees and attract new ones.

If you’re interested in diving deeper into value creation, consider taking Oberholzer-Gee’s course, Business Strategy . It’ll equip you with a broader picture of how to factor the employee experience into your overall business strategy to create value for your customers, firm, employees, and suppliers to achieve success.

Want to learn more about how to create value for employees? Explore Business Strategy , one of our online strategy courses , to gain the skills to create organizational value. Not sure which course is the right fit? Download our free flowchart .

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What is an Employee Journey Map?

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Currently, the Employee Journey Map is one of the most widely used methods by the human resources area and helps with talent retention. Its implementation in the company can increase employee satisfaction and provide a more objective view of what is happening.

Under talent management, employee journey maps provide a global view of a company’s human resources. We can know and identify in detail the path of the employees, what their points of contact are, what their benefits, strengths, weaknesses, and weaknesses are that we must manage.

This method or technique takes as a reference the customer journey, which focuses on the customer experience and translates it into the human talent experience. Thus, the employee is treated as if he were a customer who needs to be satisfied, but who is also expected to achieve certain predetermined goals.

Therefore, we are faced with a path that takes into account two objectives that do not always have to be isolated: the objectives of the company and the objectives of the worker. The objective of an employee journey map is to make these paths as similar as possible most of the time.

To learn about employee experience, you must listen to employees at every stage of their professional journey. To do this, you must first plan this journey, a simple, useful, and effective exercise that can reveal improvement and optimization opportunities.

Below, we present in more detail what the Employee Journey Map is and some recommendations for applying this strategy within your company.

What is the Employee Journey Map?

We can define an employee journey map as a tool to analyze the past and current journeys of employees within the company, as well as their future and growth opportunities. The professional path of a company is a framework to understand the sum of all the experiences that an employee has gained during their time in a company, and human resources use it to understand and improve the employee experience.

This “map” allows companies, and particularly human resources managers, to prioritize resources, clarify roles, and identify critical moments of truth, obtaining a clear understanding of the individual steps and emotional states of each employee in the organization.

In a complete employee file, you should find the following elements that take into account the experience of your employees:

• Worker objectives
• Professional development expectations
• Willingness to move forward
• Salary priorities
• Relationships with other colleagues
• Relationships with the supervisor
• Is there any conflict?
• Disposition to propose new ideas or projects

In addition, the Employee Journey Map must consider how these aspects will positively and negatively affect the behavior of your employees and their satisfaction.

What are the stages of the Employee Journey Map?

The stages that an employee goes through are summarized in the following:

Recruitment.

This stage includes all the paths and steps prior to the hiring of an employee and includes considerations such as hiring time, monetary value, quality in the hiring process, among others.

At  Evalart , we have different tests used to improve recruitment processes, present in the  test catalog .

Onboarding.

The onboarding phase includes all activities designed to keep employees up to date with their training and updated in their new job. New hires need this time to be productive, and when the onboarding process is effectively managed, it generates initial enthusiasm and creates a more meaningful and lasting connection with the company.

Development.

As an employee progresses in their position, it is important to quantify their productivity, teamwork, and willingness to move forward. During the development phase, it is necessary to provide opportunities to expand their skills, an increasingly important distinction for many employees who want to build a “portfolio career” consisting of many different experiences.

At this stage, the employee is fully integrated into the organization. Therefore, the challenge is to ensure that they operate, grow, and contribute to the success of the company. To ensure that they are inspired and connected to the central vision of the company, it is also important to use talent retention tools.

Employee exit.

Employees can leave a company for various reasons: retirement, job change, or life change. All employees leave their company at some point, and knowing why is an opportunity to improve and develop the experience of current and future employees. Those who leave can be more honest about why they are leaving, as they may feel they have nothing to lose by being honest. Therefore, this stage is one of the most important to obtain accurate feedback in the company and improve important aspects for employees.

Why do I need an Employee Journey Map?

By implementing such employee analysis strategies in a company, the goal is to increase their job satisfaction, which can translate into increased productivity.

According to data, happy employees are up to 40% more productive and 80% more creative and innovative. That is why creating a good employee journey map will allow you to understand your employees in detail, understand all the stages they go through in the company and the work environment, and thus be able to identify opportunities to improve their experience in the organization. Some of the benefits of implementing employee cards in your company include:

• Employees feel heard.
• Greater participation.
• Increased productivity.
• Improved work environment.
• Allows for adjustments.
• Improves cooperation culture.
• Reduction in turnover.
• Development of brand ambassadors.

Finally, it is important to remember that an employee journey map is a practical tool that can be used by HR to understand and improve the experience of team members. It is always relevant to keep in mind that a comfortable and happy job is a better result for both the individual and the company.

• Virtual Experiences
• In-Person Experiences
• Hybrid Experiences
• Social Calendar [New]
• Experience FAQ
• Features & Benefits
• How Pricing Works
• Client Testimonials
• Happiness Guarantee
• Blog Articles
• Video Library
• View 48 Experiences

Employee Journey Mapping: Ultimate Guide

You found our ultimate guide to employee journey mapping .

Employee journey mapping refers to the process of charting an employee’s tenure with a company, beginning from when the individual applies for the job and concluding when the employee leaves the organization. Examples of milestones include onboarding, feedback, and training. The employee journey encompasses the experiences between the beginning and the end of an employee’s tenure. Employee journey mapping allows you to provide the groundwork for a satisfying work experience for your staff.

These ideas are related to  employee engagement best practices , employee satisfaction , professional development best practices , and worker retention tips .

This article includes:

• definition of employee journey mapping
• employee journey mapping stages
• employee journey map examples
• employee journey touchpoints

Here we go!

Definition of employee journey mapping

Employee journey mapping is a strategic process companies use to understand, analyze, and optimize the entire lifecycle of an employee. This process involves creating a visual representation of the employee’s experience, from the initial contact during recruitment to their exit or retirement. This map highlights key touchpoints, interactions, and emotions experienced by employees at each stage of their journey.

The primary goal of employee journey mapping is to identify pain points and areas for improvement in the employee experience. By visualizing this journey, organizations can gain valuable insights into how to improve employee engagement, satisfaction, and retention. This process also helps align HR with organizational goals, ensuring the employee experience supports the company’s mission.

To create an employee journey map, firms collect data through surveys, interviews, and feedback from employees at various stages of their employment. This data is then used to create a detailed and actionable roadmap for improving the overall employee experience. Employee journey mapping is an ongoing process, helping organizations adapt to changing employee needs. In addition, this process lets firms regularly refine their strategies to create a more positive and fulfilling work environment.

Employee’s journey mapping stages

he employee journey map helps companies better appraise the value of an employee’s work and the time spent at an organization. The following are the stages of an employee journey map.

1. Recruiting and Sourcing

When an applicant applies for a position, it is the first time they interact with the organization. Therefore, this stage is one of the most critical steps that demand proper planning and recording. An employer should try to provide the best image to potential candidates and create a more favorable environment for new hires to begin their careers.

The company writes up a thorough job description, including any prerequisite skills or experience, and applicants who follow the proper channels know precisely where they are at any time throughout the hiring process. Since this point of contact may mark the final stop on the trip maps for many workers, the touchpoint must be engaging. Such workers may keep an eye out for opportunities in the future and reapply if they are a good fit.

2. Onboarding

As a result of the efforts put into the onboarding process, employees have a better experience throughout their journey with the company and are more productive. Employees’ first few months on the job are crucial to their overall experience. The mapping helps ensure that employees fit right into the organization’s culture, get all the tech and accessories they need for work, and be able to ask questions when confused. Companies can improve the employee onboarding process to improve their interaction with new staff members.

​Here is a list of  onboarding best practices .

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3. Employee Development, Education, and Training

The practice of investing in employee training and development is ongoing. However, employees may express dissatisfaction due to a lack of opportunities to improve in their careers and learn new skills. Although the firm may try to provide a pleasant working environment for its employees, if it fails to provide adequate training and orientation, those workers may seek better opportunities elsewhere.

Many businesses have coordinated strategies for the first 30 to 90 days of a new hire, but such firms still have much to offer over time. The most successful businesses provide employees with a clear path to promotion and growth at every stage of their employment.

​Read about the  importance of professional development .

4. Career Progression

Career progression refers to employees advancing and growing within an organization. Members will likely move from one role or position to another, typically with increased responsibilities, authority, and compensation. This process is an important piece of employee development and retention, as it provides a clear career path. Career progression involves various elements, including promotions, lateral moves, skill development, and mentorship. Organizations that effectively support and facilitate career progression retain top talent and create a motivated and engaged workforce.

5. Engagement and Communication

A business should ensure employee journey touchpoints maximize productivity, encourage consistency, and keep workers engaged. The organization should establish a reliable communication method that allows employees to voice their opinions and concerns. Employees need a safe space to discuss topics that affect their output, such as feelings of isolation and despair, workplace politics, and personal matters.

​Examples of these channels include:

• ​one-on-one meetings
• ​performance reviews
• ​employee surveys
• ​peer-to-peer reviews
• ​water cooler chats

In addition, it helps when management devises tactics to motivate employees and maintain a personal and physical connection to the business.

6. Rewards and Recognition

Most employees like appreciation. Employee recognition is an integral part of the employee journey to maintain a loyal and productive workforce. Recognitions often include personal milestones like anniversaries, birthdays, or any professional success. The acknowledgments motivate employees to demonstrate good conduct, consequently helping to strengthen the overall work culture.

Workers also like recognition for a job well done. Rewarding workers with a meal out, bonus, cake, basket, or gift card can be useful when plotting out an employee’s journey within the company.

​Check out this  list of employee recognition program ideas .

7. Performance Evaluation and Feedback

Regular employee performance evaluation and feedback are essential in any business. An employee’s performance evaluation should highlight both strengths and areas for development. Unfortunately, many companies are behind the times when it comes to their feedback culture. Some firms conduct performance reviews merely as a necessity or fail to be thorough with the process.

Multiple studies show that workers look forward to receiving positive feedback from their bosses. With this information, employees may evaluate the quality of their output. The who, what, when, where, how, and why of an employee’s performance should also be at the center of a feedback form.

​This phase of the journey map should answer questions like:

• Who is offering feedback?
• Where will employees get the review and feedback?
• What is the effect of the feedback on employee output?
• What is the nature of the feedback?
• How often is the performance evaluation?
• Why the feedback?

When mapping the employee journey, it is vital to include specifics about how and when employees will get feedback on their performance.

​Here is a  list of tips for giving employee feedback .

8. Offboarding

The time eventually comes for every worker to leave every organization through termination, retirement, or resignation. By managing this transition properly, companies can ensure their former employees return to work for the company or promote it to their contacts. For example, if an employee had a good offboarding experience, they are three times more likely to promote the company to others than if they had a neutral or bad one, as reported by Gallup .

Many departing workers often desire to get acknowledgment from their employer and to discuss their experiences there openly. This information can help you develop a plan for improving the experience of the replacement employee. For instance, if the worker’s hopes for the position differed from the job’s realities, this information can help you create a more detailed job description.

Various employees will reach different destinations at the end of the road. For example, a worker who has spent decades with the same company may be thinking about retiring. A departure might also be in search of a new position. At this point, you should consider how the worker’s departure affects the workforce. This aspect of the employee journey mapping ensures that the departing worker’s knowledge gets passed to other staff members. You will also think of ways to share the news with other workers.

9. Alumni Engagement

Alumni engagement involves maintaining relationships with former employees or “alumni” of an organization. These individuals may have left the company for various reasons, such as retirement, pursuing other opportunities, or life changes. Despite leaving the firm, these former workers can still play a valuable role in the organization’s network. Alumni engagement programs aim to keep these individuals connected to the company’s community and brand. This step can include activities like alumni newsletters, events, networking opportunities, or even rehiring initiatives. Engaging with alumni fosters a sense of belonging and goodwill well beyond employment. This process can also lead to potential rehires, referrals, or even business partnerships in the future, making it a strategic element of talent management.

The importance of employee journey mapping

For big firms, an employee’s story may go through the cracks easily since supervisors and team leaders are either too busy or uninformed of the possible difficulties that might arise at crucial points in the employee’s career. For instance, a direct supervisor may not know that one of their new hires needs additional help as they begin their career path. The following are some of the importance of employee journey mapping.

1. Better Knowledge of Pain Points

Identifying pain points means finding the parts of an employee’s journey where they face problems or feel unhappy. These problems can workers them frustrated or dissatisfied. When organizations find these pain points, they can figure out what is wrong and work toward improvements. This process helps employees have a smoother and happier experience overall. Organizations need to gather information and feedback to discover these issues and fix them. This way, employees will be more satisfied and want to stay in their roles or come back.

2. Increased Employee Satisfaction

One of the most critical factors in creating a successful business is making sure your employees are happy. Having employees that treat their jobs as a calling is a sure sign that you are on the right track. If workers believe their bosses care deeply about them, they are more likely to find satisfaction in their work. Showing your employees that you appreciate them by mapping their journeys and enhancing their experience at work is a way to earn their loyalty and devotion.

​Here are  job satisfaction statistics .

3. More Positive Work Culture

Running a business is not about the individuals but the teams. If any of its workers start thinking about improving themselves alone, this might signal a red flag. The success of every business depends on the quality of the relationships between its management and its employees. The employee journey mapping keeps your employees tight-knit and helps create a positive work culture.

​Read this guide on creating a  positive working culture .

4. Lower Employee Turnover

When workers are happy in their jobs, they do not consider looking elsewhere. Studies show that turnover is lower in companies that invest in their employee’s professional development and look out for their staff. Employee journey mapping might assist a company in deciding when and what training its staff needs. Management might use maps to plot out training programs for employees.

​Learn about the  reasons for employee turnover .

How to create employee journey maps

When looking for employee journey map examples, it is important to understand the steps that go into this process. The following are the stages of developing an employee journey map.

1. Determine the Map Type

Due to your pivotal position in ensuring a positive employee experience, you should also oversee the mapping process. You should first decide what type of map you want to make. It is necessary to determine your motivations for using employee mapping. You can get managers’ input to create a comprehensive strategy.

An excellent way to start is to draw a rough outline and then consider how you may proceed with the actual mapping. The map can be flexible enough to make changes as you go along. For example, you can ensure the map includes all the key places employees interact with the company. After deciding on the touchpoints you want to include, you can return and make the necessary adjustments to the template.

2. Develop the Persona

To begin creating the employee journey map, you must first divide your workforce into subsets. The experiences of workers in different departments, in particular, will vary greatly. You can find out what works and then make a template for it. For instance, the journey of a sales team will vary greatly from that of the IT department. Further, a new hire will have a distinct set of experiences than a long-tenured worker. Thus, it is crucial to make subsets before developing templates. It is not necessary to create a unique map for each worker. However, you can sort employees by personas to make the process easy.

3. Determine the Measurement Metrics

Part of the employee journey map is settling on a set of measures to evaluate the collected qualitative and quantitative information. Due to the large number of teams involved, individual workers will get feedback from different groups. Team roles may include recruitment, orientation, or training. Accordingly, there has to be a standard unit of performance metrics. The feedback method may be either numerical or free-form, requiring workers to answer questions.

4. Gather Data

Gathering data is the crucial first step in creating an employee journey map. The process involves collecting information from a variety of sources. This data helps companies gain insights into the experiences, perceptions, and needs of employees throughout their tenure in the organization. Firms can collect this information through employee surveys, interviews, focus groups, HR records, performance evaluations, and feedback mechanisms. By collecting and analyzing this data, organizations can uncover patterns, pain points, and opportunities for improvement. This information helps organizations make informed decisions and design effective solutions that improve the overall employee experience.

5. Design Solutions

Designing solutions is the phase where organizations develop strategies, interventions, and initiatives to improve employee experiences. These strategies aim to address the pain points and challenges identified in the employee journey. Finding solutions involves brainstorming creative and practical approachesto enhance the employee experience. These solutions may include improvements in HR policies, training programs, communication channels, work processes, and employee benefits. Effective solution design requires collaboration among various departments and stakeholders. This communication ensures the proposed changes align with organizational goals and are feasible to implement. The goal is to create tangible and actionable plans that will improve employee satisfaction, engagement, and retention.

6. Keep the Map Updated

The employee journey map is a continuous process. Many changes will occur over time, and your map should reflect them. For instance, if there is a major disruption across an organization’s primary touchpoints, then it is important to monitor developments and include any necessary adjustments into the map.

An organization may handle in-process adjustments, infrastructure development, improved communication, and policy modifications with employee data. Employers may better understand their employees’ needs and develop strategies to meet them by mapping out the whole employee experience. The purpose of creating an employee journey map is to document the worker’s experience as they go through their employment.

Open conversations about workers’ experiences and pain points are a great way to lay a strong groundwork for the future. You can use the employee’s persona to map the employee’s path within the business. Establishing the organization’s core values is the first step in developing a comprehensive picture. Next, you can find out what resources are available to workers and use that information to inform your mapping process.

Next, check out these lists of  employee engagement statistics  and books on the employee experience .

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FAQ: Employee journey mapping

Here are frequently asked questions about employee journey mapping.

What is employee journey mapping?

Employee journey mapping is a visual depiction of the events that occur during an employee’s time working for a company. The map shows the complete scope of your employees’ interactions with your business.

How do you map the employee journey?

You can map an employee journey by establishing the objectives of the process and creating an outline. The process includes developing personas, discovering critical touchpoints, and getting employee feedback. Then, you can use the information obtained to update the map continuously.

Why is employee journey mapping important?

Employee journey mapping helps to improve employee experience, boost satisfaction in the workplace, and build a positive work culture. The map also increases retention rates and lowers employee turnover.

Author: Grace He

People & Culture Director at teambuilding.com. Grace is the Director of People & Culture at TeamBuilding. She studied Industrial and Labor Relations at Cornell University, Information Science at East China Normal University and earned an MBA at Washington State University.

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